工作流基本概念: 什麼是工作流？

工作流：兩個或兩個以上的人，為了共同的目標，連續的以序列或並行的方式去完成某一業務。

業務：工作流所指業務涵蓋了與經營相關的活動。

　　序列或並行：業務中的步驟也許以一步接著一步的方式進行，我們稱之為序列；或者由不同的人或組合根據不同的情況處理，我們稱之為並行。

　　兩個或兩個以上的人：如工作流的名稱所表達的含義，一個人處理的業務不稱其為工作流，只有任務從一個人"流"向另一個人的時候，才有工作流。

　　共同的目標：個體參與工作流必須是為了同一個工作目標。如果個體處於兩個相互獨立的專案之中，不會產生工作流。

　　由於上述定義也許包含了物質生產和產品，所以我們以"業務工作流"來強調所討論的不僅僅是製造業，而是業務的自動化。

將工作程序結構化，建立工作流過程如下：

　　定義一個工作團隊需要同時受業務規則控制的活動或任務。

　　將該任務細分為"子任務"，又稱"步驟"。每一步驟代表一個人或邏輯上不可或卻的事項。 一個任務可以多種不同方式進行細分。如何將業務細分為最合理的步驟需要良好的業務判斷能力。

　　考慮每個步驟的工作分配。即該步驟所定義的功能及所需的技能與參與該步驟的人是否匹配。

　　考慮所有被用來完成任務的外部應用程式，是否有能被自動化的手工步驟，從而成為工作流的一部分。

　　注意步驟之間的先後次序。

　　如部分步驟是基於條件的，那就需要根據條件的不同區分不同的步驟。

　　畫出流程圖，定義各個步驟的職能和參與者。

　　建立完成子任務的各個步驟的表格、檔案和詳細指示。

　　如你所見，工作流包括序列化的步驟和程序。任務按實現規定的規則和條件從一個步驟"流"向另一個步驟。

工作流的問題

　　在工作流自動化出現以前， 所有的工作流都是通過手工實現的。 較典型的是某項任務中的步驟要求參與者批閱文件或表格組成的檔案。完成批閱及填寫完表格中的相關內容後，檔案被人工地傳到下一步的執行者。需要對程序的參與者進行關於程序路由的培訓，否則檔案就會留在資料夾裡得不到處理。對任務執行情況的監控必須四處打聽究竟完成到了哪一步。沒有簡單的方法去了解任務是否拖延或檔案是否丟失，也無法瞭解這種流程的成本到底是多少。手工工作流的處理方法存在如下的問題：

　　高度依賴紙張

　　勞動強度大

　　流程不嚴密，任務執行不易貫徹

　　無法對流程的過程進行監控

　　無法度量程序時間和統計程序的成本

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 工作流基本概念: 工作流的圖形化

工作流產品提供一種圖形化的方法來描述和實現工作流程序。程序的每個步驟以一個圖形化的圖示來表示。通過對這些圖示的連線，設計者就能夠描述步驟之間的關係及路由。對每個步驟而言，設計者能夠指定該步驟使用者參與程序的介面和所需完成的任務所需的電子表格。

　　接下來我們以月度業務報告的自動化程序為例。報告由一個包括累計實現利潤, 利潤預期, 以及新訂單登記的計劃修改，稅前利潤等要素構成的表格以及一個將這些要素與年度計劃對比的圖表組成，程序必須遵照如下規則：

　　報告是月度更新的；

　　當前訂單由訂單登入管理員負責填寫；

　　下月度訂單由產品經理負責在產品A和B各自的國內銷售狀況的基礎上進行預測, 由出口銷售經理預　　測所有產品國際市場的銷售；

　　利潤預測由生產經理在當前在程生產和預計訂單的基礎上完成；

　　當期稅前收益和稅前收益預測由控制者根據當期收益及收益預測填寫；

　　當期收益及收益預測儲存在一份Excel的擴充套件表格中，該表格也用於生成表格式的報告及圖表。

該程序包括瞭如下步驟：

步驟1：週期性初始化。該步驟在每月第一天自動啟動程序。

步驟2：讀取上一個週期的資料。該步驟其實是一個被"訓練"用於讀取上週期實際收益和預期收益的Flobot（工作流機器人）。

步驟3： 當前記錄。在本步驟內訂單登入管理員將當月訂單情況填寫完整。

步驟4,5,6：訂單預測。 這三步--產品經理對A，B產品的國內銷售量預測及出口銷售經理對海外市場的預測平行執行。

步驟7：收入預測。 本步驟只有在4,5,6三步完成後方可執行。在本步驟內生產經理在當前在程生產和預計訂單的基礎上對當年剩餘每個月度的利潤作出預計。

步驟8：稅前收益預測。Controller 將作出基於前面步驟得到的收益結果計算得到的剩下每個月的稅前收益預測。

步驟9：資料更新和報告。在這一步驟中Flobot重新得到應用，被"訓練"用於將程序中採集來的資料更新擴充套件表格。除了更新資料，還能執行Excel巨集，用於列印供散發的圖表等資料。

步驟10：結束。用於表示程式終止的必要環節。

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 工作流基本概念: 工作流解決方案與傳統管理軟體的關係

傳統的管理軟體注重解決企業應用層現存的問題（例如提高企業的資源配置率或提高單一員工的生產效率）。例如：EXCEL可以提高員工畫表格的效率、財務軟體可以規範財務人員的工作並提高帳目查詢的效率、CRM可以規範客戶管理從而使客戶資源掌握在公司手中而不是被一部分業務人員把持並提高客戶響應時間、ERP解決的是如何配置企業資源：使企業的人力資源、財力資源和物資資源能夠根據業務的需求實現最大化配置。

workflow關注的是如何縮短流程閒置時間，從而提高企業的業務處理能力並使企業能夠關注於真正對企業有意義的增值業務上。從建立企業神經系統的角度也許更能理解兩者的區別。

傳統軟體不能解決工作流的問題，例如ERP關注的是企業的資源配置，但不可能解決資源傳輸過程中的損耗和降低傳輸（流程）的成本；同樣workflow也不能完全解決傳統管理軟體所能解決的問題，例如對生產管理的MRP系統所能解決的生產過程控制通過workflow很難實現。

但一個好的傳統軟體如果希望能自動化地在整個企業中應用起來，必須有一個強大的邏輯層，用以解決資訊傳遞的邏輯判斷和自動流轉，這個時候就需要workflow的平臺。

所以說：

1。workflow和傳統管理軟體不是同一種軟體，不具可比性；

2。workflow對於已經有傳統管理軟體的企業的作用非常明顯，可以籍此平臺整合企業的各種應用系統，使之成為一個完整的企業級應用，也就是通常所說的EAI。

3。具備workflow功能的管理軟體（workflow與傳統管理軟體的結合）對於傳統管理軟體有絕對的優勢；

4。workflow可以根據企業的需要開發解決資訊傳遞問題的流程以及幫助企業開發與現有應用系統的介面

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 工作流基本概念: 工作流的自動化

個人電腦的普及，網路和電子郵件的廣泛應用使工作流的自動化成為可能。電腦軟體提供了智慧電子表格替代紙張表格的有效方法；資料庫為大量過去儲存在檔案櫃裡的資料提供了儲存空間；網路促生了電子郵件，提供了快速高效傳遞資訊的方法；計算機與生俱來的計算能力提供了事實上無窮無盡的控制、管理和測度工作流程序。

工作流自動化的意義

減少滯後時間

　　很多業務程序遵循90/10規則：典型的業務程序有90%的時間是"滯後"的。時間都被消耗在了任務的閒置、排隊等待、傳送過程及狀況追蹤上了。這些時間都被白白浪費掉了，對業務而言是無價值的。只有10%左右的時間被用於"程序處理"。生產力控制軟體有助於降低程序處理的時間。然而，即使程序處理時間降低了50%， 對整個程序時間的影響也只有5%。工作流自動化瞄準的是滯後時間。如果滯後時間減少50%，整個程序時間就能減少45%。 這就是工作流自動化為什麼是網際網路絡時代提高企業工作效率的關鍵。

提高生產率——可通過下述方式提高生產率

　　通過集中處理任務（客戶端）減少任務時間；

　　減少紙張工作和紙張的傳遞；

　　加速資訊流並通過連線資料庫電子表單的方式減少出錯；

　　根據業務邏輯關係自動計算和傳遞資料給需要資料的人；

　　追蹤並組織所有的任務及所有參與工作流程序的個體，如任務處理延遲，則會自動發出提醒；

　　報告和文件自動更新；

　　減少對文書人員的依賴並最大限度地釋放現有資源；

　　重點處理增值業務--增值業務是現代組織的心臟。所有企業應當重點處理的是那些和企業方向相關的業務，以及如何優化這些流程使之具備競爭優勢。

追蹤業務程序

　　通過工作流自動化的軟體，可以實現以圖形化的方式對業務程序追蹤，而不再需要通過電話、貼標籤或其它的手工方式來確定例如採購訂單、索引需求等等流程到底進行到了哪一步。

監測效率

　　如果無法對重要的工作流程進行監測，就無從談及控制和提升。有些工作流自動化系統提供每一個流程的統計資訊，包括了每一個步驟的時間和成本。通過這一功能，就有可能非常方便地實現流程的最優效果。

減少紙張消耗

　　很多公司每年花費在列印報表和影印上的辦公紙張消耗費用動則數萬元。而通過工作流自動化的改造能向"無紙辦公"時代邁出堅實的一大步。而使原有表單的電子化，企業又可以節約很大一部分列印和儲存的費用。北美的Winbond Electronics Corporation通過應用工作流自動化平臺，短短四個月減少了70%的紙張消耗，大大節約了開銷。

工作流自動化的主要成分

　　工作流自動化如今成了管理的一句時髦話。市面上也有很多號稱能啟用工作流的自動化產品。只要他們的應用程式支援基本的E-mail功能，賣主就會隨意地把"啟用工作流"作為標籤貼在產品上。然而，這類產品和真正工作流自動化軟體之間的差別就如同寫字版和Word之間的差別。我們相信，應用程式只有具備了下列主要特徵，才能稱其為工作流自動化解決方案：

　　能夠畫出工作流程圖，當然以圖形化介面設計的為佳；

　　能為每個步驟設計電子表格；

　　能將外部應用程式結合為工作流自動化的一部分；

　　能與電子表格及企業資料庫相連線；

　　能設計基於複雜業務規則的條件型路由的工作流程圖，最好無須程式設計；

　　能根據功能、使用者名稱稱或上下級關係按規則傳遞資訊；

　　能夠監控工作流執行狀況；

　　能夠對工作流進行調節；

　　能夠模擬並測試工作流的行為；

　　工作流的應用必須支援多使用者並具高度可靠性；

　　工作流的應用必須支援內部網或英特網及跨多種平臺。

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工作流基本概念: 工作流自動化並不複雜

因為下述幾個原因，工作流自動化業界有"適合處理複雜業務流程"的名聲。

1．常規工作流自動化軟體包及其部署相當昂貴。通常，伴隨產品的是長時期的諮詢關係。所以為了非常簡單的業務流程購買和部署軟體是被不被採納的。這些軟體通常只被用於複雜、關鍵和控制成本相對較高而工作流自動化帶來的效益明顯的量產型工作流應用。因此經銷商和使用者都會不自覺地關注於將複雜的業務問題自動化。

2．處於類似原因，工作流研究人士首先會關注解決了哪些複雜的業務流程問題。而對於大多數案例而言，為解決簡單工作流程問題部署自動化軟體的成本顯然是不經濟的。這裡遵循一條簡單的道理：走之前必須先會爬，跑之前必須先會走。

3．最後一條原因，也是"IT業的尷尬"。總經理對IT部門經理工作衡量的標準就是：能夠解決複雜問題的能力。自然，IT經理就會不遺餘力地解決那些複雜的問題，他們的方案通常也就複雜而且昂貴。

　　所有這些目前都在改變。針對桌面電腦的應用方案快速發展以及工作流解決方案的發展使解決日常工作流程問題成為可能。費用不再昂貴，部署更為簡便。事實上，企業越來越意識到工作流的重要性，同時在部署複雜關鍵的流程自動化之前，願意從一些簡單的流程入手積累經驗。

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工作流基本概念: 工作流自動化和企業流程再造的區別

幾乎所有關於工作流自動化的出版專著，釋出會和研討會都會提及企業流程再造，人們對於這兩者的認同也是趨於一致。分析人士也喜歡用企業流程再造來描述工作流自動化，因為前者比簡單的解決方案有更多的發揮空間。媒體在關於工作流自動化的新聞報道上喜歡用企業流程再造這個字眼，因為銷售商更願意表達他們的產品是如何改變客戶的工作方式的。除此之外，關於企業流程再造的書籍和論文也比工作流自動化的多得多。

　　對於使用者而言，必須瞭解這兩者之間是有差異的，並不是同一個事物。

　　工作流自動化純粹是軟體業提供將工作流程自動化解決方案的範疇。

企業流程再造是分析企業的業務流程，併為了某些方面提高的目標對流程進行修改的行為。是科學、藝術、老練的技術和敏銳的業務能力的組合。

　　任何組織都可以無須進行企業流程再造而通過工作流自動化軟體將業務流程自動化。同樣，他們也無須通過工作流自動化而進行企業流程再造。當然，企業也可以進行流程再造並匯入工作流自動化軟體，以使流程再造的效果更為明顯。但沒有理由認為兩者必須相輔相成或是同一個東西。

　　這一錯誤認識是由於工作流自動化的概念接受度較慢引起的。工作流自動化是提升企業生產力的解決方案（工具）。而企業流程再造的概念是改變企業現有工作方式，而改變往往包含了恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒。當工作流自動化被或明確或暗示地等同於企業流程再造的時候，這些恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒阻礙了概念的傳播。

　　有趣的是，當在企業中成功地示範了工作流自動化的好處後，再進行企業流程再造將會簡單地多。

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