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如何提升工作效率?

要想提升效率,我覺得首先得解決以下四個問題,那就是「溝通、持續學習、情緒管理、學會拒絕」。

1.溝通

我們先來看看溝通的定義:溝通是不同的行為主體,通過各種載體實現資訊的雙向流動,形成行為主體的感知,以達到特定目標行為過程

這個看起來有點複雜,我認為溝通的本質——就是為了達到某一個目標而資訊互通(避免資訊不對等)的過程。

在職場上要做好溝通,可以從以下兩方面入手:

1、有效溝通:我認為有效溝通需要掌握以下五條,第一、學會表達,用金字塔思維,核心要素是結論先行,結構化表達,按總分總或者第一第二第三順序描述,講邏輯有條理;第二、學會傾聽;第三、剋制隨意溝通;第四、學會提出好問題;第五、學會如何高效的回答問題直擊本質。

例如,關於第二點學會傾聽,這裡關鍵點是換位思考和同理心,有了這兩工具,你知道對方的訴求和目的,那麼你再溝通和處理問題就遊刃有餘了。

關於第三,我們要拒絕隨意溝通,畢竟大家的的時間都很寶貴,我們定期或者週期性溝通,這樣效率更加高效,關於第四和第五,限於篇幅,今天先不聊了,我覺得要寫一篇文章才可以說的清楚。

2、向上溝通:向上溝通就是怎麼管理好自己的領導,我認為核心有三點,第一、風險管理和預期管理;第二、有問題及時反饋尋求幫助;第三、不斷地搞定事情建立和領導的信任關係。

提升工作效率溝通重要性不言而喻,但是還不夠,請繼續看下文......


2.持續學習

說句實話,學習是反人性的。

什麼意思呢?

人天性就是不愛學習的,如果你能持續學習,你一定可以超越身邊大多數人了。

作為IT從業者,新知識的更新和迭代更是飛快,我認為這裡有兩個前置條件,他們分別是篩選和聚焦,然後才是持續學習或者說終身學習。

就我的思考,我認為學習可以有三大類:

1、在實踐中學習、磨練、覆盤和反思總結。

2、專業書籍或知識付費課程學習,我最近總結出一個經驗就是把一個知識相關書籍都買來,然後突擊學習,這樣學習的速度和效率才足夠快。

3、一個新詞叫聯機學習,怎麼講?就是我們就一個主題或者知識點先自己研究一番,然後找比我們高一個層次的人交換意見,然後再把知識總結再找高一個層次交換意見,運用知識槓桿,這樣學習的效率將大大提高。

然而,不管是哪種學習方式,我們必須把所學知識進行分類提煉,形成自己的知識結構,最好方式就是輸出,只有這樣知識在我們腦子才足夠深刻,用的時候才不會覺得書到用時方恨少。

3.情緒管理

我們再聊聊情緒管理,再聊這之前,我們先看正面和反面情緒,比如正面情緒有積極、樂觀、自信,激情等等,負面情緒典型的有消極、焦慮、憤怒、恐懼等等。

從心理學的角度上來說,正面的情緒讓我們做事積極,與人為善,可以更好的開展工作,而負面的情緒則大多數時候不戰而敗。

但是話又說回來了,只要是人就有情緒(包括正面和負面)。

那在日常的工作中,我們又如何管理好我們的情緒,提升工作效率呢?

我的兩點思考與你分享:

1、學會轉移和宣洩:如果在生活上或者工作中遇到不開心的事,要麼請假休息一下,要麼暫時停止和同事交流溝通,去辦公樓外面走走,換換心情再繼續戰之。

2、職業化:最大限度把工作和生活分開,以職業化的操守去工作,成熟一點,畢竟工作就得像個工作的樣子,職業一點。

最後說個題外話,人為什麼會生病?有一個很大的原因是各種負面的情緒長期積累,所以為了有一個好身體還請開心一點、樂觀一點,只要有好的心態,就一定可以克服工作上的難題,請記住一定可以!


4.學會拒絕

有多位朋友和我反饋,平時有些工作不知道如何拒絕,做了很多吃力不討好的事,關於這個問題,我剛入職場時也頻頻就範。

那具體該怎麼做呢?

我認為核心有如下兩點:

1、認清自己的職責:我認為核心要訣是搞清自己的職責,幹自己職責內的事,如果有餘力再幹邊界的事,對於他人職責的事請委婉拒絕之。

舉個例子:我一個阿里的朋友和麵試他的一位P8成了好朋友,然後在工作時他答應和那位P8做一個新的技術研究,他甚至還諮詢自己的老闆,老闆的態度很佛系,最後他礙於面子就接了那活,但是那個新技術研究最終沒有落地,自己的本職工作也因此沒做太好,領導給了他一個3.25(C),這在我認為就是傻,是自己搞不清自己的職責所在。

2、不做老好人:做事一定要有自己的底線和原則。舉個例子:業務方想加急提一個需求,並且這個需求還需要好幾個工作日,按流程應該讓他讓找產品經理,然後根據產品經理的決策再判斷做還是不做,而不是一股腦子就幫忙做了,這屬於不按流程辦事,沒有原則。

再比如稍微大點公司都有專業的 DBA,如果開發人員不提工單,隨意提交SQL 讓 DBA 修改資料庫,DBA看起來幹了好事,事實上違背了做事的原則,沒出事還好,出了事 DBA 也難辭其咎。

關於學會拒絕,各位讀者朋友們,你有什麼其他思考,歡迎評論區留言哈。

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