在談到這個話題的時候，很多人會疑惑：我需要【日程管理】嗎？【日程管理】跟【任務管理】有什麼區別？

其實不管是【任務管理】，還是【日程管理】，兩者都是為了最大效率利用我們的有效時間，而兩者的區別是在於是否有確認的時間：

1、凡是約會、會議、參加活動等具有時間、地點/人物的事情，可以統統算作【日程管理】

2、具體到某一任務，執行行為，需要去完成和行動的事情，可以統統算作【任務管理】

當任務管理有明確需要完成的時間階段或者週期，就可以算作是一種需要管理的日程

所以，回想一下我們在什麼情況下需要做【日程管理】？是隻有成功人士才需要日程管理，還是職場打工人或學生也同樣需要呢？

作為一名高管甚至創始人，時間大多都不能自由控制，而90%以上的時間可能都會被組織、團隊佔有，所以將行程按邏輯、重要級別來安排是非常有挑戰的事情，這也是為什麼總裁助理會成為大多公司培養的總裁接班人，因為有能力將繁瑣事情安排好是非常有難度的。

作為普通人，雖然不需要將一天二十四小時緊鑼密鼓的安排上，但是做好日程管理，既能夠讓我們在工作中高效的完成任務，和同事們友好協作；又能夠安排時間做自我學習提升，不斷增加競爭力；還能夠騰出時間跟朋友、家人聯絡感情。

這裡引入兩個理論：柳比歇夫時間記錄法和GTD

1、柳比歇夫時間記錄法：柳比歇夫工作法的核心，就是記錄工作時間和分析時間，記錄不是目的，記錄只是為了分析提供資料支援；

2、GTD：這個相信很多關注時間管理的朋友們都耳熟能詳了，是一種被很多人驗證、被很多產品列為終極定義的方法，包含收集、釐清、組織、回顧、執行 5 個環節。

這兩個方法都有各自的優缺點，如果照搬執行可能很難堅持或浪費時間，所以今天我們不強調這兩個方法具體怎麼做，而是

1、當不清楚自己的時間都花去哪兒了，究竟是因為不專注、順序安排不合理、單一事項浪費時間，或是別的原因造成，我們就很難進行對症下藥；

2、而將一個事情價值最大化的做法是從計劃、分解、執行、總結整體閉環，讓你不偏離目標、不偏離時間、還能覆盤總結經驗。

混跡職場9年，對於如何做好日程管理有3點經驗分享，建議搭配飛項協作工具使用，相信可以循序漸進的達到較好的效果。

1）作為職場新人，除固定工作內容以外，會有較多被安排事項，所以這個時候的日程管理不能一下子做的太遠，可以以當天為單位，向後滾動，每日更新，持續下去。如果有能力，也是可以把更往前的事情全部羅列出來。

2）每天早上8:30，根據飛項推送的當日日報做早會溝通，再根據領導的安排調增事項。

3）如果有新增可以直接建立事情，標記時間；建立後APP-push和微信都會通知（ps：微信要關注飛項公眾號）

建立過程參考如上，如果這個階段你不想用軟體管理，也可以用比較原始的方式記錄，比如筆記本、表格、電腦自帶日曆等。

以上事情重複進行1-3個月，每天覆盤檢視自己的時間浪費在哪些地方，再進行對症下藥。

1）月度盤點看團隊習慣，有些團隊習慣用PPT、有的習慣用表格，還有的習慣用思維導圖，根據管理範疇和板塊內容做細緻的模組拆解，在具體到目標和執行行動。

2）思考好要什麼以後，就著手開始搬運工作，需要注意的是，不是全部複製，而是有挑選的進行：

A 具體執行+協作類

B 具體執行+明確時間

C 行為方向/研究類

如上，如果是事項相對較為複雜，可以利用飛項，將其拆分成不同的步驟/子行動。

建立任務時，可以判斷是否有明確時間，如果有可以直接填上，如果沒有也可以後續增加，所有有時間的事情會進入到時間階段的日程，並且可通過微信公眾號、簡訊、APP-push等方式收到新訊息的通知。

每一個主行動和子行動可以分配給不同的協作人進行，分派後可以通過微信/簡訊等方式通知對方，對方接受後，即可共享這個行程。

飛項中，每個日程/事項協作都有獨立IM，團隊成員可以在這裡溝通所負責事項的進展，無需再單獨拉個微信群，省事又方便。

溝通過程中，需要團隊成員重點留意的資訊，可以對其進行[劃重點]，而後會自動歸類到項的[重點]一欄，就算是後續加入的成員也能秒懂本次協作的重點，迅速融入專案中。

飛項除了有事項協作和日程管理外，還支援在對應的事項中發起會議預約、時間徵集、待辦建立和釋出公告等促進協作行為的小工具。

使用飛項管理日程，確實幫助了我更加高效地規劃和記錄工作、生活。

相信經過不斷的訓練【日程管理】，我們都能夠從小白，逐漸蛻變成職場精英。