一家公司的專業度、規範性體現在方方面面，尤其是外來客戶來訪時，規範接待客戶、嘉賓的流程、展現公司的企業文化，能夠給客戶留下好印象，提升公司的美譽度。

很多公司為了保障安全，有著嚴格的門禁管理制度，要求所有來訪人員都要進行登記。

傳統方式下，有人員來訪時，門衛首先進行電話確認，確認後登記身份證件併發放臨時工牌後方可放行准入。甚至有時會要求接待負責人現場到門衛處迎接來訪者，程式繁瑣，造成了大量的時間浪費。

泛微通過資訊化OA系統平臺，幫助企業快速處理來訪和接待事宜，確保客戶來訪接待工作有計劃、規範化、效率高。

客戶來訪應用場景亮點

1、來訪資訊登記

接待負責人員與來訪者進行確認，充分了解來訪者資訊，並在OA系統中新建來訪者資訊及來訪事項安排申請：

1）來訪者資訊：需準確瞭解來訪者姓名、職務、聯絡電話等資訊，並錄入系統；

2）事由及安排：清晰記錄來訪目的、時間、需配合的人員及要求等；

3）需準備資源：需確認接待所需資源，包括會議室、會議裝置、車輛安排等及所需時間要求；

4）稽核與確認：針對重要、重大來訪接待，通過發起流程讓公司級領導審批。

（客戶來訪接待申請單）

接待標準：

將接待分為參觀、用餐、用酒、住宿、交通等型別，每個參觀型別都有對應的標準，來訪申請通過之後自動生成接待清單。在完成接待申請之後，自動觸發流程，將接待申請裡面的資訊自動彙總到接待清單裡，保證接待費用透明化、清晰化。

2、來訪智慧提醒

在OA系統中將來訪接待資訊錄入後，自動提醒與本次接待有關的人員，相關人員根據流程內容可快速進行來訪準備。

同時來訪者也能收到系統自動傳送的邀請簡訊：“尊敬的貴賓您好，歡迎來到XX，您的預約號是***”。在進入公司時向門衛出示預約號即可。

3、來訪身份驗證

為了防止無關人員混入公司，門衛大多會問“請問您找誰？”、“請打個電話確認一下”、“請電話讓對方來接”等問題，但造成了流程的繁瑣和工作效率的低下。

OA系統通過身份驗證等功能解決門崗准入放行所帶來的工作效率問題。

1）身份驗證：當來訪者到達公司時只需出示簡訊通知，門衛工作人員通過系統，根據簡訊通知中的預約號，可直接查詢到來訪者相關資訊，不需要打電話，即可確認來訪者的資訊。

2）登記准入：門崗直接通過系統列印《客戶來訪指南》，並交給來訪者，《客戶來訪指南》包括：來訪事由、時間、所去部門、接待人、辦公地點（或辦公室）等資訊，還包括了進入公司需遵循的有關規定。

3）離司確認：來訪者辦理完成相關事項後，可將《客戶來訪指南》交由接待負責人簽字確認後，最終交給門衛，門衛可通過終端裝置掃描《客戶來訪指南》上的二維碼並確認，即可完成來訪者的離司。

4、來訪記錄檔案

由於客戶來訪通過流程進行驅動，待流程審批完成之後自動形成客戶來訪檔案庫。後續若是有問題可以及時追蹤，並且統計客戶來訪次數和頻率等資料。

客戶來訪應用場景價值

OA系統客戶來訪應用，改變了原先紙質審批、人工詢問的繁瑣流程，以線上流程審批、線下掃描接待預約碼，實現了客戶來訪的智慧化、規範化，助力公司上下辦公資訊化。

同時，泛微OA系統能夠對客戶接待標準進行全程透明化的把控，避免出現鋪張浪費、甚至中飽私囊等行為，有利於落實公司制度，保證公司資產安全。