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如何把項目計劃書變得甘特圖?

通過 系統設計 流程圖審批 設計 力量 必須 先後 人員 不同

為什麽制訂了項目計劃書,還要制作甘特圖?甘特圖簡潔直觀,一目了然。用甘特圖展示項目計劃,有利於跟蹤進度、掌控全局。同時,甘特圖還可以檢驗項目計劃在時間上安排是否可行、在人員安排上是否合理、在先後順序上是否符合邏輯。甘特圖與項目計劃書互相印證、互為補充。
把項目計劃書轉換成項目甘特圖的方法與註意事項如下:
一、確定甘特圖名稱
把“項目計劃書”替換成“項目實施控制甘特圖”即可。如“中南公司企業規範化管理整體導入項目計劃書”替換成“中南公司企業規範化管理整體導入項目實施控制甘特圖”,就是甘特圖名稱。有人把“計劃書”三字替換成“計劃進度表”也是正確的。甘特圖就是紀念管理學家甘特圖先生發明計劃進度表而命名的。但是如果寫成“計劃進度甘特圖”就重復了。
二、擬訂簽署格式
簽署格式很簡單,就是“擬訂: 審核: 審批: 年月日”。
不論是項目專家擬訂,還是項目專家助理擬訂,都需要企業負責人確認才能正式發布執行。如果項目專家親自擬訂,則可以省略“審核”項,審批無疑是企業負責人。
三、確定項目任務名稱
項目任務名稱按照項目計劃書中的大項任務依次填寫即可。項目任務項既不能過於瑣碎,也不能過於簡單。比如說企業規範化管理體系建設項目中的任務項,就不能只寫“流程優化”,但也不能把項目分得過細,如四級流程圖設計、四級流程圖修改、四級流程圖審核、四級流程圖審批、四級流程圖培訓等,就太細了,可概括為“四級流程圖設計優化”與“三級流程圖設計優化”並列即可。
四、確定各項目任務完成起止時間
訂任何計劃都必須堅持“計劃到天、責任到人”的原則。制作甘特圖的主要目的就是計劃進度可控,因此,每項任務的起止時間必須具體清楚,不能模糊不清。甘特圖軟件自動去掉了周六周日,讓我們制訂計劃留有余地。起止時間一旦確定,甘特圖後面的時間軸就會自動顯示時間跨度或長度,便於管理者掌控進度。
五、確定各項目任務責任人
能否做到“計劃到天,責任到人”是檢驗甘特圖是否合格的主要指標。沒有專人負責的計劃往往會流於形式。誰都負責就意味著誰都不負責。制作甘特圖“責任人”必不可少。
六、確定各項目任務配合人
不同階段不同任務,雖然負責人可能是一個人(也可能是一類人),但配合人就不一定都是同樣的人員了,在計劃中能夠寫具體姓名的就不寫崗位,除非配合人是一類人員,才寫崗位,如全體系統設計師或全體中層管理人員。總之,配合人表述不能出現歧義。
七、確定各項目任務達成目標或完成方式
達成目標一定要讓人一看就清楚明白,如設計三級流程圖50個或以上、設計四級流程圖500個或以上,或者這樣表達:流程運行管理制度審批通過、績效管理制度審批通過等,即讓企業員工要麽看得見,要麽數得出。
八、以任務項為核心檢視其先後安排是否符合邏輯
填寫以上內容,項目實施控制甘特圖草案就完成了,項目專家在提交企業負責人之前,一定要進行一番自我檢查,觀看甘特圖任務安排是否符合邏輯,比如說,沒有進行組織架構調整,就不可能進行崗位設置;沒有組織架構和崗位設置圖,就無法梳理三、四級流程圖目錄。項目計劃只有按照管理邏輯或工作先後來安排,才方便項目銜接、方便項目順利進行。
九、以責任人為核心檢視其工作量大小是否合理
企業規範化管理體系建設是一項綜合性管理工程,牽涉面大、涉及人員廣,不是少數幾個人能夠完成的,必須充分調動全員力量,即使是單項任務,也要盡可能安排不同人員擔任。假如一個人擔任項目任務太多,特別是需要同一時間完成的任務,就會讓個別人疲於奔命,輕則影響項目進度,重則影響項目設計質量。項目要有進度但絕不能出現趕進度情形,趕進度一定會損害項目質量。通過檢查,發現同一人負責的事項都集中在同一時間,就必須調整責任人,如果找不到合適的責任人,就要調整時間安排,避免一個人同一時間負責兩項任務。
十、以任務為核心檢視其時間安排是否可行
最後從任務本身檢查,如果同一時間要進行兩個或兩個以上的項目,這在多數情況下是不可行的。再如果配合人是同一類人員,就更加不可行,必須進行人員或時間的調整,以確保計劃進度的可行性。
項目專家認為安排合理、時間可行,就提交企業負責人簽批或組織討論後簽批了。

如何把項目計劃書變得甘特圖?