超實用的協同辦公軟體選型攻略
很多企業都想用協同辦公軟體提升工作效率,但面對這個早就殺成紅海的市場卻無從下手,這種情況在中小微企業身上尤其明顯。選一套合適的協同系統就這麼難嗎? 對於沒有經驗的使用者來說的確很難,而且風險還很大。因為小白使用者根本不知道這成百上千款產品到底都是什麼“出身”,也不清楚各家宣傳吹噓的內容有幾句是實話,更不明白他們所謂的“高效便捷”到底對自己公司的生產經營有多大用處。 想弄明白上述內容的“虛實”,就需要有一套驗證方法,在有章可循的情況下,就可以做到心中有數,方法步驟如下:
一、理清企業協同辦公需求
不同公司對於協同辦公需求不同,有些公司專案做得多,可能對於專案管理要求就高一些;有些公司更重視人事管理,就會對考勤、審批、假勤等情有獨鍾;還有些公司分部較多,經常需要召開視訊會議,顯然就需要擅長這方面的產品……或者這些功能都需要,那可能就需要功能較為全面的協同辦公產品;當然也可以不同產品混搭使用,但缺點是資料互通比較困難。 簡單說,自己企業需要針對目前在運營中發現的問題,來確定協同辦公產品需要起到的作用,從而確定要用到哪方面功能更多一些,就要在這方面擅長的產品中選擇最適合自己的那一款。而不是人云亦云盲目選擇所謂高人氣的“爆款”。
二、確定選型範圍
這同樣是一項需要分步進行的工作。因為只有先在海量的產品中對其進行層層篩選,才能最終確定最符合公司需要的那幾款產品,做最後的挑選。根據之前需求情況,負責選型的人員應該把功能上符合自己需求的產品粗略整理出來,再按照以下條件進行篩選: 1、看同行選擇 這只是一種參考,如果不知道該如何確定選型產品範圍,這一步很重要。如果自己的公司不是新興行業(就是很難找到對標企業那種),可以打聽一下同行大多數都用什麼產品,或者同規模的佼佼者用哪些產品比較多。經過這種對比和參考之後,自己公司選擇產品的名單就可以建立,或者在已有名單中可以篩選掉一部分相關性差的產品。如果自己的企業的確比較特立獨行,產品篩選可直接略過這一步。 2、確定產品價位
三、試用被選產品
這是最後也是最關鍵的一步。經過上述篩選,留下的產品應該就不多了,能留下兩三款應該是最好的,因為這樣一來測試工作不算很繁重。對於測試方案,最好先設定統一的測試場景條件,讓被選產品分別去執行,綜合效果最好的應該就是最終要選擇的產品。 有條件的話,測試應該分不同的階段: ① 先進行兩三個人的初步測試,經過對比後如果有嚴重問題就可以直接把該產品pass掉; ② 沒有大問題的產品可以再逐步推廣到五至十個人的技術團隊進行團體性試用,這一步應該基本上就能確定最後的產品了; ③ 最後可以讓非技術團隊對最終選擇進行確認性試用。在這過程中,如果有突出問題,都要聯絡客服解決,以便全員推廣時能夠順利上手。 結語 挑選合適的協同辦公軟體,和挑選其他產品一樣,都需要先做好功課,再著手實施。而且功課做得越紮實,你的選擇就越符合公司需求。但如果你仍然覺得按照上述方法步驟執行起來有困難,可能就需要另請高明來為你指點迷津,或者關注本賬號的更新內容,今後會有適合各個行業的協同辦公產品選型分析奉獻給大家,讓你不再苦於霧裡看花。