工作流是一個很早就出現的概念，發展到今天，其成熟度已經非常高了。

       很多傳統的中小企業如今可能還處於人管人的模式，但是隨著市場競爭的不斷加劇，高效率的企業執行方式，必然會給這些企業帶來衝擊，如何從人管人的狀態逐步過渡到制度管人的狀態，是一個企業能夠進一步發展的關鍵，而制度管人所依靠的基石便是相關的管理系統。

      隨著企業業務的增長，管理業務流程可能變成一件非常棘手的問題。你可能無法確信你是需要更好的CRM，還是需要更好的ERP，亦或是需要更出眾的協同軟體，但是如果你發現你的企業出現以下幾個問題，那麼引進一套BPM便是需要考慮的事情了。

1.相同資料多系統輸入

        某家公司剛起步的時候投資於AS400核心系統，隨著公司業務實力的提升，收購了另一家以SAP作為ERP系統的企業，又過了幾年，新的銷售副總裁將300名銷售和服務人員帶入一個CRM系統，並承諾可以極大的提高工作效率。這些公司資訊化的變遷聽起來是不是正契合你現在企業所面臨的狀況呢？

       在最早，這些系統的協作是靠業務人員輸入資料的，然後轉至業務的的另一部分執行報告，以便跨越第三個系統去更新或執行某段資訊。在一定的時期內，這可能對企業起到了作用，但是現在卻為企業帶來了巨大的拖累，資料的累積和資訊孤島的問題，耗費了企業大量的時間和資源。當每個部門使用不同的系統進行資料輸入時，他們很有可能在同時錄入相同的資料，因為一個員工很難到訪每一個系統，察覺出這些資料有重複。

        工作流系統可以做到的是將人和資料整合到一個系統中，使用者可以在不同的系統中分享同一資料來源，並根據許可權隨時取用。

2.大量Excel通過電子郵件審批

        Excel電子表單自誕生以來一直作為提高生產力的手段之一，其強大的圖表生成功能可以幫助企業準確地識別當前的資訊和趨勢。有不少企業喜歡使用Excel表格來完成籤批的工作，讓它們在一個郵箱到另一個郵箱中流轉。

        其實大量的電子表格會把企業每個人的郵箱搞得亂糟糟。如果要在電子表格裡簽字，那麼不期而遇的改動甚至可能時常發生。一來，你得到的版本可能是經歷了其他人所做的更改版本。二來，要想每個版本都交付到列表中審批的每一個人，那麼審批的時間可能還會大大拉長，影響效率。

        Excel雖然已經是陳舊的商業檔案模式，但它依然盛行在商業市場中，在當今的業務流程自動化的世界裡，它們已經準確的找到了相匹配的位置。流動的、可訪問的資料在BPM中執行，意味著每個人都能實時檢視最新版本，而且不會造成電子郵件的積壓。另外，資料在一個整合系統中，所以沒有過多的訪問介面，就不會肆意被修改，審批只會在自動化工作流系統上，並且有跡可循。

3.企業依然大量使用紙、Word或PDF表單

        隨著現代化商業的發展，紙會逐漸在今天的商業過程中會消亡。依靠紙張形式進行資訊處理的手段會浪費寶貴的時間甄選紙張，也會增加手工操作的風險。同時紙質資訊缺少責任的歸屬和資料所有權，也佔用了企業許多儲存空間和管理風險。

       然後，當你已經嘗試避免紙質進入數字時代，你思考的下一步可能是Word和PDF表單。就像Excel電子表格一樣，Word和PDF表單也曾經在商業空間中佔有一席之地。但是Word和PDF資料共享的方式和Excel的形式一樣繁瑣。有時PDF檔案甚至會讓你覺得比管理紙質文件更痛苦。因為，你永遠不知道你或者你的合作商是否可以直接編輯它們。我們時常會遇到這種尷尬情景，如果沒有可以編輯PDF檔案的工具，我們寧可讓合作商把它打印出來，我們填滿它，再交寄給它們。

        BPM自動化流程系統減少了公司的檔案和文書工作。所有的表格都在一個非常便捷的地方被建立、完成和儲存，節省了時間、金錢和資源。你也不再需要移動檔案櫃或下載特殊軟體，你、員工和業務上相關的合作商，每天都可以訪問表單，也不會擔心它被篡改所帶來的風險。

4.有無法適應或更新的遺留系統

       在許多遺留系統中有很多核心資料。假如它難以更新，企業是很難用高額的費用維持它或轉用別的系統的。因為一旦失敗，可能給企業帶來的是致命的打擊。

        另一個問題是企業遺留的系統過於僵化，無法適應新的商業機會。但更新新的系統又會給企業帶來渠道上、銷售上的損失。當企業看到這種遺留系統會拖垮企業進入新市場的機遇，又因為升級而造成大量的損失時，往往舉棋不定，不知道應該如何應對。那麼，或許就應該考慮用BPM系統來解決遺留系統中核心資料的問題。但這樣的BPM最好要具備：透明性、支援流線型通訊、擁有績效管理和系統整合，涵蓋大資料趨勢識別和可擴充套件的介面，對於新市場來說，甚至包括移動介面和其他API。

5.企業有很多解決方案，卻難以維護和修改

        如果你的企業針對會計、人力資源、庫存控制都有獨立的自主開發軟體或軟體解決方案。那麼，你企業的IT部門一定資源充沛。但隨著企業人才的流動，你會忽然意識到，在某個程式設計師離職時，你可能無法找到合適的人對系統進行任何更改或維護了。

        BPM整合的特性比許多小的定製系統更有效地實現共享資料的目標。通用的流程協作大大降低了與關鍵開發人員流失所帶來的風險。共享資料創 建了人人都可以訪問的流程管理工具，並避免由單點解決方案引起的瓶頸問題。

結語

       堅持舊的工作傳統和習慣是大多數員工的意願，但企業的成功必須朝前邁進。BPM是讓企業更專注於成功的工具，瞭解、使用BPM是成熟商業體向成功邁進的一個標誌。它會給企業帶去陣痛，但同時也會給你的企業帶去自動化業務的長久便利。Learun高整合化敏捷開發框架，可自主定義BPM、OA、ERP、CRM移動app、電商系統後臺等，企業可根據自身情況靈活開發，自主接入，全原始碼授權，無後顧之憂。