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一個資深HR的忠告:用郵箱發簡歷的注意事項

近兩個月來,由於工作關係,前前後後應該閱讀了1千多份(都是通過電子郵箱接收的)求職簡歷了吧。在這些簡歷中,有我非常喜歡的,也有我一眼看上就想刪除的。下面,我就先總結一下這批簡歷中存在的一些問題,然後再提出我自己的一些意見。


存在的問題:
1、郵箱命名不妥。如:有簡歷將自己的郵箱名叫做“差不多”、“無所謂”等。
2、郵件標題不當。如:郵件的標題為“求職”、“應聘”、“應聘簡歷”、“XX大學XX個人簡歷”、“XX專業XXX”等等。
3、郵件正文未換行。如:一句很長很長的話,要拖動半天,才可以看完,然後再拖回來看下一段的開頭。
4、郵件正文沒有新意,只是使用一個統一的模板,通過複製、粘帖的方法,直接copy到郵件正文。甚至連一些詞都不改,如本來求職的單位是高校,而寫成了“尊敬的公司領導”、“貴公司”等。
5、附件命名不夠好。如:許多簡歷的命名是“個人簡歷”、“求職簡歷”、“個人簡介”、“新建Microsoft Word”、“簡歷2008”、“完美版”、“最新版”、“我的簡歷”、“求職簡歷_88”、“2007.11.15”、“正式簡歷”等等。
6、將簡歷封面、簡歷證書等內容,作為幾個附件、或者一個壓縮包傳送。


也許就有人會問:“應該如何去避免這些問題呢?”下面,我就自己工作中所得到的一些心得,與大家一起分享一下,希望能夠對大家起到參考作用。




我們來問答幾個問題吧:
一、“當你開啟自己郵箱查收信件的時候,你最先關注的問題是什麼?”
是不是最先關注的是,這封郵件是誰傳送給你的、它的主題是什麼?若是,那麼一個陌生人的命名為“差不多”或者“無所謂”,你會如何去想呢?當看到標題為“求職”或“應聘”,你又作何感想呢?試想,幾個崗位,收到幾百封簡歷,如果你是考官,你會知道它要投那個崗位,要應聘哪個部門嗎?答案是明確的。
這時,你如何判斷這個郵件呢?對方的郵件在你這裡的第一印象是不是就被破壞了呢?在現實生活中,我們會強調人與人交往的第一印象,每個找工作的人,花大成本購買套裝、製作精美的簡歷,目的也就是為了給考官留下良好的第一印象,因為所有人都有一個公認的道理“第一印象有時會決定一個人對另外一個人的判斷”。至此,我想我就不用再強調網投中給人留下第一印象的是什麼了。
建議:
1、修改將郵箱的中文名。儘量避免出現前面類似的詞字。當然,最好還是將郵箱命名為“自己的姓名”,如“李世民”、“曾國藩”等。
2、清晰地註明求職崗位,並適當地新增一下重要資訊。何為重要資訊呢?一般來說,重要的資訊,就是符合對方招聘要求的資訊,如:對方要求的專業是物流,那“物流”字眼就是重要資訊了;如果你所在的學校的專業與它要求的專業對口,而此專業你校的全國排名又比較前,或者在某地區範圍內非常出名,那“高校的名字”就是重要資訊了;對方要求的是馬上就可以上崗的歷屆或者應屆畢業生,那“可隨時到崗”字樣就是重要資訊了;其他依此類推。故而,一個較好的標題應該是“XX大學XX專業應聘XX崗位”、 “應聘XX崗位——XX大學XX專業”、“隨時可到崗的XX專業XXX——應聘XX崗位”等等。


二、如果前面的兩點,都沒有什麼問題,而你也開啟郵件了。這時,跳入你眼球的是什麼呢?是不是郵件的正文部分呢?那麼:如果正文是空白的,你會怎樣想呢?如果不是空白,而裡面只是幾個大大的“簡歷在附件,請查收”,你又作何感想呢?
這裡面的理由,我就不做闡述了,直接進入建議吧。
建議:
1、擡頭寫上招聘資訊中的人(記住,領導一般是不會直接收簡歷的!收簡歷的,往往是工作人員,所以如果按照招聘資訊的聯絡人填寫擡頭,那是最好不過的方法了)。如果招聘資訊中,沒有寫任何人,那麼就可以用“尊敬的女士/先生”這樣的詞句來代替。
2、對公司、高校的稱呼不要錯。如果你覺得“每投一個簡歷就得改一次稱呼,比較麻煩”,或者怕有些時候會忘記修改,那我就建議你不要用“貴公司”、“貴校”、“貴院”這樣的詞,可以用一箇中性的“貴單位”。
3、正文內容一定要寫,而且要有針對性的寫。怎樣才叫有針對性呢?那麼,我就得問你“對方釋出的招聘資訊中,他的要求是什麼呢?”是不是招聘資訊中都會有“XX相關專業的應屆畢業生”、“學生幹部優先”、“有較好的團隊合作精神”等等呢?那麼,這就非常簡單了,你的正文就可以把這些應聘要求作為問題,而用1、2、3的方式在郵件正文中進行作答(不做例舉,請自行作答)。當然,寫這些內容的前面還是有些非常重要的資訊的,那些客套話,還是不要少的,比如說“您好!通過XX渠道獲得貴校正招聘XX人員……特來應聘,主要理由如下:”。
4、控制正文的字數。一般來說,挑選簡歷者在郵件正文中停留的時間不會太長,所以郵件正文也不宜過長,也不宜過短,因為看完郵件正文,挑選簡歷者帶著怎樣的心情去開啟你的簡歷,這是非常重要的。個人認為,用最簡潔的方式把該表達的表達清楚是一個標準。當然,在求職者角度來說,覺得自己所有的東西都是要向考官表達的,所以有很多很多要表達。其實不然。就象第3點所說的那樣,有針對的回答一些重點問題,告知一些重要資訊,如自己的姓名,高校名稱、所學專業、所獲得或即將獲得的學位學歷、畢業時間(畢業時間不要光寫年份,最好具體到月,如08年6月)等等。建議正文部分,字數以“在正常郵件介面的閱讀情況下,不拖動滾條就可以看完這個正文”為參考。
5、加上一些祝福的話。一句祝福的話,也許不會影響別人對你的判斷。但如果你加上了,那樣的正文才叫完美(呵呵,不好意思啊,本人是個完美主義者)。
6、記得落款。具體理由就不闡述了:)


三、看完正文,是不是該到郵件的附件呢?當別人發一個附件給你,你是不是會關注這個附件的名稱是什麼呢?是不是一樣就可以看出它有幾個附件呢?如果你要儲存這些附件,是一個附件容易還是兩個附件容易呢?如果你想直接開啟,是壓縮包形式容易開啟,還是直接附件容易開啟呢?這些問題的答案都是非常顯然的,我就不做解說了。
建議:
1、更好地命名附件。什麼樣的附件命名,對於不同的人,也許有不同的答案。但本人認為,附件採用一些規範的命名方式,可能會比較恰當,如“xxx”、“xx大學——xxx”、“xx專業——xxx”、“應聘xxx崗位——xxx”等等。這樣是為了更好地方便考官將你的簡歷存入他們的資料夾,而不需要重新命名。也許有人會說“你自己是挑選簡歷的人,你當然會這樣說啦,因為這樣一來,你的工作量不就減輕啦?我才沒有那個必要呢!”是的,我是挑選簡歷的人,我也的確這樣想,那麼其他挑選簡歷的人呢?他們會怎樣想?正所謂“細節決定成敗”,一些細節沒有做好,也許別人不會否定你,但你是否知道考官在乎的是那個細節呢?
2、將所有的材料,形成一個word文件。在閱讀簡歷中,有些求職者分別將封面、求職信、個人簡歷、證書作為附件傳送(在我閱讀的簡歷中,有個別郵件多達十幾個附件),當我看到這些的時候,我會想“這個求職者的OFFICE軟體是不是很一般呢?要不然,為什麼不把這些本應該屬於一個文件的內容,分成幾個文件來儲存呢?”,或者“這個人管理能力可能不是很強,要不然怎麼一個簡單的求職簡歷都無法做好呢?”。所以,建議大家還是將封面、求職信、個人簡歷、證書等內容合併成一個文件,如果不會的,就請教旁邊OFFICE較好的同學:
3、儘量不要用壓縮包的形式傳送簡歷。我們簡單計算一下,附件是壓縮包,開啟你簡歷的程式是:將壓縮包儲存——最小化視窗到儲存檔案的資料夾——解壓縮包將檔案另存為——開啟壓縮包這個資料夾——看到你的簡歷封面、求職信、個人簡歷、照片、證書等標題——選擇其中一個開啟閱讀(當然,最快的方式是:直接雙擊壓縮包並選擇開啟——彈出一個解壓縮包的對話方塊——選擇想要閱讀的檔案雙擊開啟)。而如果簡歷直接作為附件傳送,開啟的程式是什麼呢?“雙擊開啟”即可。通過這一比較,我想大家就有非常清楚的答案了。


四、可能有人會問,“我的做法都不是象你上面說的那樣,而是將我的個人簡歷直接粘帖在郵件正文中”是的,在我閱讀簡歷中,的確遇到不少直接將個人簡歷粘帖在郵件正文的情況,而且這些郵件的附件存在兩種情況,即個人簡歷還是作為附件傳送和無任何附件。
對此,我的態度是:
不提倡,也不鼓勵採用這種方法,但如果你喜歡採用,那就建議同時將簡歷作為附件傳送。


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