小結風險規避緩解轉移的方法
來自《識別和管理專案風險》一書的小結:
1 風險規避:
建議的規避範圍風險的策略包括:
· 確認最低限度的可接受的交付件;避免過度設計(“鍍金”)。
· 協商並清楚記錄其他專案所期望的介面交付件。
· 在實踐過程中避免使用未經檢驗、不熟悉或“過於前沿”的技術。
· 計劃使用標準化、模組化或已充分了解的方法進行設計;通過使用已有的經過檢驗並且可靠的技術以找到實現專案規範的方法。
· 購買而不是製造。
· 避免“非我發明綜合徵”的思維模式,願意利用別人已經完成的工作成果。
大多數專案進度風險來自專案規劃。你應當使用第4章提供的方法,去除專案進度風險源:
· 減少關鍵路徑的數量。
· 對專案工作實施修訂,減少活動的依賴性。
· 儘早安排不確定性最高的活動。
· 避免由相同的員工實施兩項連續性活動或同時實施關鍵(或近似關鍵)活動。
· 進一步分解冗長的活動。
· 重新制定工作進度,以提供更大的靈活性。
資源風險來自你制訂的資源計劃中的選擇。你應當使用第5章的概念,探索可避免此類風險的機會:
· 獲得所有需要的專案角色的人員名單。
· 獲得所有專案人員(及其經理)明確的可用性承諾。
· 限制專案人員參與其他專案、維護及支援性工作,以及其他具有時間衝突的工作。明確記錄當前仍存在且與上述狀況相關的事項。
· 修改工作計劃,減少過度勞累員工的工作量。
· 為最關鍵的專案活動分配最適合的員工。
· 培訓團隊成員使用更有效且更快速的方法,並在專案早期實施此類培訓。
· 利用導師指導建立團隊合作,並建立關鍵技術的冗餘。
· 在專案開始階段,更新或替換老舊裝置,使專案工作更具效率。
· 在可能的條件下,將手工工作自動化。
· 尋找並尋訪專家,以覆蓋所有的專案團隊未掌握的技能領域。
· 儘量降低專案工作對單一員工或其他資源的依賴性。
在需要利用外部服務時,使用過去曾成功提供服務的服務供應商(或你信任的服務供應商)。
· 建立與專案目標一致的所有供應商合同條款。
風險緩解
鑑於風險規避策略不能處理每個重大專案風險,因此對於風險管理來說,風險緩解策略同樣至關重要。風險緩解策略旨在降低潛在問題的發生概率及/或影響。有關風險緩解的通用方法包括:
· 保持良好溝通和風險的可見性。
· 利用專家和通才。
· 強有力的支援。
· 持續的使用者參與。
· 清楚的決策優先順序。
範圍風險的緩解策略。緩解範圍及技術風險包括方法的變化及專案目標的潛在變更。緩解範圍風險的方法包括:
· 按照可測量且明確的方式,明確指定專案範圍及所有中間交付件;那些不在交付件中的,要儘早排除——將此類需求明確為範圍的組成部分或放棄此類需求。
· 獲得對使用一套清楚的和一致的規範變更控制流程的認可。
· 基於使用者反饋及當前的優先順序,採用迭代型或敏捷型方法管理專案範圍。
· 構建模型、原型及模擬,並獲得使用者和干係人反饋。
· 儘早及經常與使用者一起實施測試。
· 儘早安排實施風險易發及複雜的工作。
· 為專案所需的外部服務獲得資金。
· 完整地將所有專案文件翻譯為相關語言。
· 最小化外部依賴性風險。
· 考慮外部問題和環境問題的影響。
· 妥善保留所有計劃並記錄當前狀態。
進度風險的緩解策略。在制訂專案實施計劃及調整專案實施的程序中,做一些額外的投入來最小化進度風險。可以考慮的一些想法包括:
· 當最壞情況很嚴重時,利用預期估演算法。
· 儘早安排最高優先順序的工作。
· 主動管理外部依賴性。
· 在採用新技術之前,先探索使用原有技術的可能性。
· 利用平行且備用的開發方式。
· 儘早完成貨物運輸,不要依賴“最後一秒剛好趕上”。
· 瞭解海關要求,並利用富有經驗的國際運輸服務供應商。
· 在估算培訓及新硬體方面,採用保守方法。
· 將專案分解為由大量員工平行實施的工作。
將長期專案分解為較短專案序列。
· 安排專案審查。
· 重新安排時間,實現與已知假期及其他時間衝突的吻合。
· 按照嚴格及嚴謹的方式追蹤進度,並經常報告進度狀況。
資源風險的緩解策略。緩解資源風險的方法包括:
· 避免做計劃時就排入加班。
· 建立團隊合作並信任專案團隊。
· 當存在最壞狀況的活動的成本很高時,使用預期成本估演算法。
· 為資金及人員獲得堅定的承諾。
· 使客戶持續參與。
· 預測人員缺口。
· 儘量減少安全和健康問題。
· 鼓勵團隊成員為其自身風險制訂計劃。
· 為成功的問題解決者委派帶有風險的工作。
· 嚴格管理專案外包。
· 及時檢測並解決專案目標缺陷。
· 嚴格追蹤專案資源的利用狀況。
風險轉移
除風險規避和風險緩解之外,風險轉移可被視為風險預防的第三種方案。特別在風險影響主要為財務影響時,風險轉移策略極為有效。眾所周知的風險轉移形式為購買保險。通過支付保險費,其他相關方可以承擔風險造成的財務影響。風險轉移可使雙方受益。保險購買者可通過支付小額(相比較而言)保險費,避免遭受潛在的大額資金損失。對於期望僅承擔穩定且預期的平均風險,且索賠人數所佔百分比極低的保險購買者,保險銷售商可通過積累保險購買者繳納的保險費及管理大量保險購買者風險獲益。對於專案來說,儘管該型別的風險轉移並非非常普遍,但是在被使用。與風險緩解的策略不同,風險轉移實際上並未降低任何風險發生概率或風險的非財務性影響。隨著轉移,無論實際風險是否發生,此類風險都將被接受。在專案外部出現限制專案資源的任何預算影響狀況時,保險理賠資金將有助於你恢復工作。
範圍和技術風險的轉移通常是外包的理由,並且在某些狀況下,外包可能會對專案有益。如果專案團隊缺乏需要的技能,通過聘用專家或顧問可將相應的工作轉給更適合這個位置的人。但遺憾的是,實際上你並未將風險轉移給第三方。專案仍是你的專案,因此任何專案無效的風險最終仍需由你自身承擔。如果事情未能向好的方向發展,則無須支付服務費用對專案的風險緩解的意義不大;甚至最終採取法律訴訟措施,仍不太可能對專案起到幫助作用。使用外包作為風險轉移策略僅是我們的主觀認知。在部分狀況下,無論你如何慎重編制外包合同,外包產生的風險嚴重度都可能嚴重超過風險管理界限。