SAP-MM-PA精解分析系列之基本介紹（01）-採購基本流程
MM基本知識（01）-採購基本流程
業務舉例：
物料在企業中的採購管理，涉及多種渠道和方式，一般來說，企業的採購一部分來自於外部供應商，一部分來自於自己公司下的其他分支部門。在這些採購過程中，涉及到的部門功能有采購、倉庫管理、發票校驗。
以下列舉常見的採購流程
一、常規外部業務採購流程：
外部物料採購基本基於以下的迴圈流程：
需求決定→貨源確定→供應商選擇→採購訂單處理→採購訂單監控→收貨→發票校驗→付款。
需求確定：企業下各部門相關負責人，可以在系統中，使用採購申請，為採購部門手動建立物料需求。如果系統中設定了MRP採購，那麼，SAP系統也可以自動產生採購申請。
貨源確定：作為一個採購員，你會掌握一些貨源確定的資訊。你可以用這些貨源資訊去建立一些詢價單（RFQs），然後輸入詢價後的報價資訊。除此之外，你可以參考在系統中已經存在的採購訂單、合同和條件。
供應商選擇：SAP系統簡化了供應商選擇這一功能，只是用市場價格比較作為選擇的標準。針對沒有選中的供應商，系統可以自動傳送拒絕信。
採購訂單處理：類似採購申請，你可以手動建立採購訂單，也可以讓系統自動生成採購訂單。當你建立採購訂單時，為了減少輸入操作，你可以通過其他憑證複製，比如：採購申請、報價單。你也可以選擇框架協議的方式做採購。
採購訂單監控：
收貨：當送貨到達時，你可以參考採購訂單進行收貨。你可以檢查到貨與你的採購訂單上的數量、物料等是否一致。當你收貨時，系統可以給採購訂單，更新採購訂單歷史。
發票校驗：當輸入發票時，你可以參考之前的採購訂單或者交貨單進行發票金額等的計算。採購訂單和收貨資料的可用量，可用於參考做發票的數量及價格差異。
付款流程：付款流程主要涉及財務執行的部分。
注意1：除了常規採購業務流程以外，採購業務一般還涉及以下幾種特殊採購流程：參考庫存轉儲單的庫存轉儲業務；分包業務；供應商寄售業務。
二、參考庫存轉儲單的庫存轉儲：
這種採購業務種類，貨物被採購和運輸，都是在一個公司下發生。物料的需求工廠將向可以供應物料的工廠，建立一個內部採購訂單。因此，這種業務不只是庫存管理層面的轉儲，也包括接受工廠的採購。如下圖：
這個流程，首先，由物料的接收工廠建立一個採購轉儲訂單。然後，發貨工廠參考這個採購轉儲訂單進行發貨。發貨的這些數量先被記為一種特殊庫存：接收工廠的在途庫存。當接收工廠參考採購轉儲訂單進行收貨後，該流程被視為結束，此時，在途庫存的數量將被轉成接收工廠的庫存地庫存量。
注意2：工廠間的庫存轉儲，也可以不做採購轉儲訂單，可以通過庫存管理的功能實現庫存轉儲的業務。
三、分包業務：
在這類業務中，你們公司向外部供應商做物料採購。不像常規外部採購流程，你們公司會給供應商提供的一部分或者全部的元件，用於生產你們所需要的採購的物料。也就是分包商的概念。如下圖：
這類業務流程有以下幾個特點：
- 你通過分包訂單去訂購一個產品。這個訂單不僅包含你需要的產品物料資訊，也包含了你需要提供給分包商的物料元件資訊。
- 這些物料元件必須給分包商提供。在系統中通過轉移過賬的形式，實現這些物料的提供。雖然這些物料在物理位置上，不在你們公司的倉庫，但是依舊屬於你們公司，這個資訊將在一種特殊庫存中顯示：供應商庫存。
- 當供應商完成了他的服務，他將交貨產品物料。當參考分包訂單收貨時，這不僅意味著，你們公司收到了最終產品物料，也意味著提供給供應商的哪些物料元件消耗的正式發生。最終，供應商將提供一張關於他們服務的發票。
四、供應商寄存：
這種寄存業務是指：供應商給你提供一些物料，你可以直接儲存在你們自己的倉庫，但不用付出任何費用。也就是說，這些物料的所有權仍屬於供應商。一旦當你公司使用這些物料，把這些物料從寄存狀態轉移出來後，這些物料就算你公司向供應商購買的物料。一般企業都會根據物料的消耗情況，定期做一次結算，比如一月一次。
當你公司需要向供應商針對某一個物料做寄存業務時，你公司需要和供應商為這個物料定義一個價格。這個價格資訊將會在SAP系統中，被儲存在寄存資訊記錄中。
你可以使用寄存採購訂單用於向供應商採購結存業務。如果這類物料被送達，需要在系統中，參考寄存採購訂單做收貨。但當付款是，只需要針對你消耗的物料部分進行付款，而不需要針對收貨的數量進行付款。
在SAP系統中有一個特殊功能用於寄存庫存消耗的負債結算。作為此類採購流程的結果，一個貸方憑證會被建立，同時，一個為供應商的資訊將會產生。
注意3：你在系統中將以採購訂單行專案作為最小維度，用“專案類別”這個標識，去控制你的採購型別。也就是說並不是一個採購訂單，一種採購型別。而是一個採購訂單行專案，一種採購型別。
注意4：你可以為一個物料，設定所有特殊採購業務型別，以此，方便用於在使用MRP時，系統自動生成需要的採購申請。