作為中小型企業的管理者，你肯定一直在尋找各種簡化組織管理的方法，例如優化企業管理流程，考慮工作流程管理軟體以及許多其他可幫助企業實現更快發展的計劃。

什麼是工作流程管理自動化

工作流程管理自動化，指使用定義的工作流程來自動執行常見業務流程中的各項任務。自動化工作流程可消除手動錯誤，並提高效率和生產力。

實現工作流程管理自動化，無論是對降低成本還是更快地滿足客戶需求，以及其他任何能夠帶來改變的事情，都是一件好事。而且你知道，它將給你的企業以及團隊成員工作帶來巨大的效益。

什麼時候需要工作流程管理自動化

工作流程管理自動化的時機合適，是你整個公司成功執行工作流程管理自動化的關鍵。

如果選擇早了，工作流程管理自動化完全是沒有必要的，你會白白浪費時間和精力；如果選擇晚了，就不能及時讓你的公司享受工作流程管理自動化帶來的福利了。

以下4個現象就表明你必須使用工作流程管理自動化軟體了！

1、已經建立標準化工作流程

流程自動化面臨的最大挑戰之一是缺乏標準化。當你的企業已經有了相對穩定的工作流程規則，並且沒有太多的例外需要處理的時候，你可以考慮使用工作流程管理自動化軟體了。因為軟體可以幫助你更好的執行標準化的工作流程，而無需你實時人工把控。

2、紙質檔案太多

為請假審批或者報銷審批等流程提供紙質表格實際上是一個很好的訊號，它表明有人已經清楚地考慮到了完成請求需要包含的所有資料，流程可以實現自動化了。

現在，大多數線上表單製作軟體都包含各種欄位型別，使你可以建立比現有紙質表單更好的線上表單，而且幫你節約紙張，減少辦公費用的投入。

3、資訊經常傳達錯誤

資訊傳達錯誤是所有工作的主要危害，因為它破壞了整個工作的流程。

例如，在你的市場費用審批流程中，市場部會將預算計劃附加到電子郵件中並將其傳送給財務負責人，但是財務負責人的電子郵件收件箱已經超過負載，而且他從未看過電子郵件。那麼，在以後的會議中，對於費用投入的情況就會存在很多的誤解，甚至造成同事間的矛盾。

4、找不到問題責任人

問責制是提高團隊管理和流程效率的關鍵因素。當手動處理工作流程時，由於不能保證資訊的有效傳達，所以很多人就會鑽工作流程的空子，一旦有問題出現，就會推卸責任、尋找替罪羊。

這是另一個表明你需要工作流程管理自動化軟體的重要提示，工作流程管理自動化軟體能清楚地記錄下每個請求，保證資訊進行有效的傳達，從而可以高效而正確地找到問題責任人。

如果你在平常的管理中發現有存在上面的四個現象，那麼就表明你需要有一個可以自動化的工作流程管理系統了！從輕流開始，看看為你的企業帶來工作流程管理自動化是多麼容易！