一、 OA概念

1、OA基本概念

　　OA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的 範疇，如文書處理、檔案謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫存管理，生產計劃，器材需求，技術管理，質量管理，成本、財務計算、勞資、人事管理……等等，那麼這些都是日常辦公工作的處理範圍。

大連泛東軟體-助推企業精細化管理之路

但是我們發現OA承載過多， 那到底辦公自動化應該包含那些內容： 　　廣義講，對於提高我們日常工作效率的軟硬體系統，包括印表機、影印機以及辦公軟體都是可以成為OA系統。 　　狹義上講，OA系統是處理公司內部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。

2、協同OA定義

　　協同辦公(OA)軟體就是採用Internet/Intranet技術，以“工作流”為引擎、以“知識文件”為容器、以“資訊門戶 ”為視窗，使企事業單位內部人員方便快捷地共享資訊，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的資訊採集、資訊處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。 　　在基礎OA的應用上，可供企事業機構自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構、資訊門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。

3、協同管理定義

　　在協同OA的應用基礎之上，以增強型的工作流為引擎、融合知識管理套件、並加入更廣泛的日常業務工作管理包括客戶資源的管理等，最主要的三個方面就是要實現資訊的協同、業務的協同和資源的協同，企業的各種資源，包括人、財、物、資訊和流程組成了企業運作的基本要素，協同管理將這些資源整合在統一的平臺上。 　　總結而言，協同管理的本質就是打破資源(人、財、物、資訊、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。

編輯本段二、 OA由來和發展歷程

　　基本界定OA系統以後，我們再回顧一下OA系統在我國的發展脈絡。（下文如果非特指，辦公自動化即指狹義的OA系統）。 　　1、中國的OA系統起源於政府的公文和檔案管理。由於計劃經濟體制的影響，政府對企業的管理除了依靠法律、法規之外，還有大量的行政指令和指示。企業在進行許多決策的時候，也經常需要向主管的政府部門請示彙報。另外，當時的政府官員和企業領導經常是你來我往難以分辨，並且存在著比較嚴格的對應關係，即企業領導和政府官員行政級別掛鉤，因此在企業應用紅標頭檔案就比較自然。此時的OA系統的特點：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統，其實辦公其實就是辦文。 　　2、隨著企業的介入，

OA軟體也有一定的發展，加入了很多企業的特性，例如，OA現在強調的知識管理，強調了業務流程的整合，但是，效果並不是很理想。主要功能的收發文、檔案管理、物品管理、文件管理、車輛管理、後勤管理、簡單的人事管理等。儘管解決了企業中存在的層級結構，傳統的辦文程式，從檔案起草、審閱、會籤、簽發、下發到歸檔、借閱等各個環節，存在流程複雜，流轉時間長，導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由於在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是採用先進的計算機和網路技術，不僅將辦文內容電子化，而且實現整個辦文過程電子化，從根本上改變了傳統的工作模式。 　　在此種情況下，OA作的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網路上，並利用了計算機技術的一些先進特點，卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的資訊範圍實在過於有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細觀察市面上的OA產品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統所處的基本現實和困境。這也是我們的客戶對OA不滿意的焦點所在。 　　辦公自動化的發展經歷了五個階段：從PC機加上個人辦公軟體實現的文書處理是第一個階段，這個階段大概在20世紀80年代到90年代初，大家主要是實現文書處理，就是單機的辦公自動化；第二個階段是區域網的出現，區域網和關係資料庫實現了檔案共享、資訊共享，這個應該在90年代；第三個階段，即在21世紀初期，這個階段的特點是以群件技術為基礎、以協同工作和知識管理為目標的辦公自動化。第四個階段，即協同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統作為整個組織內部資訊化的入口，相對於外部門戶（網際網路網站），與組織內各個業務系統進行整合，資料集中展現。弟五個階段，也就是移動化階段。隨著3G行動網路的發展，OA進入了移動化階段。移動OA使得辦公人員可以在任何時間任何地方使用OA，同時也引入了基於GPS的考勤、現場資訊採集、移動審批等等移動功能，把OA應用推向了新的額高度。

1、第一代OA

　　以email、個人office辦公軟體處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內缺乏很好的溝通渠道。

2、第二代OA

　　主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立，這樣的功能也可以用內部網站的形式實現。這些功能對於企業沒有實際的大的幫助。 　　而開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格比較低，尤其是這類產品開發成本比較低，對軟體公司的要求也不高。但是這類對企業沒有起到實際的使用價值。

3、第三代OA

　　第二代的OA產品在功能上加強了，加入了很多功能。例如加入了文件管理、人事的管理、資產的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。他的功能還是相對對立，尤其是與企業的業務還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什麼問題？企業用了辦公自動化到底解決了什麼問題。 　　實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統之間的關係。同時我們也不能忽略技術的影響。因此我們需要第三代的OA系統。

4、第四代OA

　　當我們的目光移開辦公自動化系統，我們就會發現，在企業除了辦公自動化系統之外，還有財務、庫存、生產、銷售、人力等管理系統。由於大量的資訊孤島式的建設，他們之間很少能夠緊密協調起來。就前端來說，我們經常需要進行退出一個系統然後再進入另一個系統，並且發現數據常常不一致，我可以比較肯定地說，目前中國具有資訊系統的企業絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個供應商提供的多個系統，但很少整合。也有少數企業採用ERP套件，集成了其中的一部分，全部整合的企業鳳毛麟角，也可能正在產生之中。

5、第五代OA

　　隨著3G行動網路的部署，辦公已經進入了移動時代。手機辦公或者叫移動辦公，是利用無線網路實現辦公的技術。它將原有辦公系統上的OA功能遷移到手機。移動辦公系統具有傳統辦公系統無法比擬的優越性。移動辦公系統使業務軟擺脫時間和場所侷限，隨時進行隨地與公司業務平臺溝通，有效提高管理效率，推動企業效益增長。手機不過也涵蓋了手機移動執法和手機移動商務。數碼星辰的移動辦公系統、移動執法系統和移動商務系統就是一個集3G移動技術、智慧移動終端、VPN、 身份認證、地理資訊系統（GIS）、Webservice、商業智慧等技術於一體的3G手機移動應用產品^[2]。 　　1、整合，這是第一點需求。 　　從目前使用者的使用技能和接受程度以及系統的維護成本考慮，WEB介面最容易接受。另外從整合方面來講，必須採用人人支援的web標準如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個介面下容納，否則的化，技術難度就會導致整合不可能實現。 　　2、完全基於web，這是第二點需求。 　　對於流程，熟悉辦公自動化系統的人就會想起收發文的流程。那是非常完善的、符合層級結構的、效率低下的流程。對於如何優化該流程，如果我們宥於原有的思維模式和知識領域，我們無法獲得更多。必須基於現代的流程管理思想對目前的業務流程進行重組。（辦公自動化系統和管理諮詢如何結合在一起） 　　3、流程優化的，這是第三點需求。 　　進入知識經濟時代，我們人人都是知識工作者，要求辦公自動化系統必須具有知識內涵，或者說是基於知識。提供知識管理所需的最基本的IT工具，知識儲存庫和知識交流場所，更高階的意義上提供，基於知識的崗位要求和評估體系。 　　4、基於知識的，這是第四點需求。 　　總之我們要求的辦公自動化系統系統是和其他應用系統緊密整合的，完全採用Web技術的，流程優化以及基於知識的管理的辦公管理系統。

5、協同管理

　　針對"資訊孤島"、"應用孤島"和"資源孤島"，協同管理最主要的三個方面就是要實現資訊的協同，業務的協同和資源的協同。協同管理理念主要體現為三大基本思想，即"資訊網狀思想"、"業務關聯思想"和"隨需而應思想"。 　　"資訊網狀思想"： 　　企業中的各種資訊都是存在著聯絡的，例如費用報銷，這筆費用是什麼時間花的，為哪個專案花的等等這些都是與報銷單相關的資訊。如果這些關聯的資訊被封存在不同的資料庫或應用平臺中，審批者就只能得到簡單電子化的報銷單而無從獲得更多的資訊以支援決策。協同管理則提供了更好的解決方案，它將各種分散的、不規則存在的資訊整合成一張"資訊網"，每個資訊節點之間依靠某種，或某幾種業務邏輯關係進行關聯，訪問者就可以完全突破資訊孤島的困擾從而輕鬆自如的穿梭在這張資訊網中並獲取自己關心的資訊。在協同管理平臺中，審批者可以從這張報銷單開始，迅速瞭解各種關聯資訊，包括費用花費的時間、地點、金額，並進而瞭解這筆費用花費後的專案進展情況，總體預算情況等等。管理的一個重要方面就是對真實的、全域性資訊的瞭解，而協同管理無疑提供了這樣的可能性。 　　"業務關聯思想"： 　　一個形象的比喻，現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，企業的各個業務環節就象是機器上的各個部件，任何一個部件出了問題就會對整臺機器的運轉造成影響。從表面上來看，企業的業務被分為各個業務環節並歸屬於某個部門或某個人員負責，事實上這些業務環節之間有著千絲萬縷的關係，更為重要的是他們都必須為企業的共同目標而運作。例如一個客戶會，會涉及到客戶名單（銷售部業務）、市場宣傳資料和方案（市場部業務）、相關物資領用或採購（行政部業務）、發票和費用（財務部業務）等。關注某個或某些業務環節的傳統軟體由於無法對其它的業務環節進行統籌管理，因而企業就不得不在多個應用軟體之間切換以保證同步運作。而協同管理平臺則可以對這些業務環節進行充分的整合並納入統一平臺進行管理，任何一個業務環節的動作都可以輕鬆"啟動"其它關聯業務的運作，並對相關資訊進行及時更新，從而實現業務與業務之間的平滑連結。 　　"隨需而應思想"： 　　企業的各種資源，包括人、財、物、資訊和流程組成了企業運作的基本要素。協同管理將這些資源整合在統一的平臺上，並通過網狀資訊和關聯業務的協同環境將它們緊密的聯絡在一起。然而要進一步實現對這些資源的協調和優化，很重要的一點就是這些資源能夠隨著企業的某個目標或者某項事務而被靈活的組織起來並進行協作，為這個目標或事務"各司其能"併發揮最大的價值，換言之，也即各種資源能夠隨企業的需要而及時的響應並突破各種障礙實現一致性協作。例如人與人之間的協作，在企業的每個角落裡每天都在發生著。在協同管理平臺中，人與人之間的屏障被打破，並可被隨時調動起來組成跨部門、跨企業、跨地域的"虛擬團隊"。比如說一個專案的進行，隨著專案的建立，各個部門的有關人員都可被加入到專案團隊中，甚至可包括企業外聘的專家、相關客戶、合作伙伴等。為統一目標而設的"虛擬團隊"成員可以共享專案資訊、被分配各自的任務、接受專案經理的監督、相互之間就某個問題進行探討、參加網上的專案會議等。當然在這樣的例子中，"虛擬團隊"不光包含了人，還包含了財、物等資源，例如會議室、專案資料等。而在協同管理平臺中，這些資源可以突破各種障礙而被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通、協調，從而保證目標的達成。 　　總結而言，協同管理的本質就是打破資源（人、財、物、資訊、流程等）之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成共同的目標。

三、 協同OA未來發展趨勢

　　從目前企業公司、事業單位、政府機構對管理資訊化的角度來看，無非會集中在三大方面，即協同OA類、ERP類、BI類，通過這三大類的資訊化推廣，可全面部署內部管理資訊化的支援體系。　隨著資訊化的全面推進，三大類的資訊化，會你中有我、我中有你的趨勢，但對於各階層的使用者來看，可集中通過協同OA單一入口，靈活處理協同OA中工作內容、也可以及時處理ERP資料、以及對內部資料的資料報表分析。　三者關係可見簡圖：以及對三者之間的關係，也會相互穿插關聯關係：型別協同OA類ERP類BI類協同OA類純粹、基礎的協同OA應用，關注規範過程管理的控制，提升管理效率在OA應用之上，能獲取ERP中的業務資料通過多維審批在OA應用(含本身部分報表)之上，能獲取BI形成的報表資料展現出來ERP類在ERP本身資料管理基礎之上，能獲取OA中審批後資料進行業務處理重點關注業務資料邏輯處理在ERP應用(含本身部分報表)之上，能把BI分析後資料獲取過來並反向影響業務資料操作BI類能獲取OA資料來源作為分析渠道之一能獲取ERP底層資料來源作深化分析強有力的後臺多維資料抓取、報表製作、分析所以，基於整體管理資訊化的發展來看，對於協同OA未來的應用價值，會越來越至關重要，這也是目前市面上很多IT廠商會逐步切入來分擔這塊蛋糕的原因：

1、協同OA產品服務方式

　　(1). ASP: 　　ASP即Application Service Provider（應用服務提供商），ASP模式就是集中為企業搭建資訊化所需要的所有網路基礎設施及軟體、硬體執行平臺，負責所有前期的實施、後期的維護等一系列服務，使得企業無需購買軟硬體、建設機房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的專案實施費和定期的ASP服務費，即可通過網際網路享用資訊系統。 　　眾所周知，資訊化包括硬體和軟體兩部分，對於硬體部分，大部分的中小企業都進行了IT產品採購並已建立了區域網，但軟體部分的應用水平還比較低，像OA這類中高階管理應用，國內的中小企業一般都沒有實施，或者實施得不完全。據有關調查結果顯示，在中國上千萬家企業中，有37%的被調查企業認為所需費用過高，有24%的企業缺乏專業諮詢機構的支援協助，有8%的企業認為是內部人員素質偏低、意識薄弱，有5%的企業認為是實施週期長、見效慢，而這些都是阻礙企業有效實施0A的核心要素。據獲，近期國內協同軟體供應商泛微軟體和中國電信面向中小企業客戶聯合推出基於E-OFFICE產品的商務領航泛微ASP平臺。 　　ASP模式的OA相對於傳統專案型0A，它具有進入門檻低、成本低、風險小、易實施、不需維護軟硬體等的特點，很好解決了眾多中小企業所面臨的問題。從現有的600多萬個客戶中抽樣調查發現，中小企業薄弱的地方不是外部資源，也不是市場應變能力，而是管理。泛微認為，無論是ERP、CRM、OA，還是SCM都是用來提升企業管理效率，梳理工作流程，整合資訊流的。而對於那些以商貿為主的中小企業來講，除了必須的財務軟體和進銷存軟體之外，首當其衝的自然是OA，中小企業從OA使用中輕易獲得大公司的管理方式，一旦應用，必將大幅提升企業競爭力和效率。 　　提ASP平臺主要考慮了客戶使用和實施這一塊，在自定義流及個性化設定十分完善,除了滿足大多數企事業單位在內部管理過程中的共性需求外，在租賃方式上，採用月租和年租的方式也體現了靈活的特點。另外，電信成熟的託管運營經驗也將更大程度的保障客戶的資料安全及無間斷的線上使用。而泛微龐大的渠道體系也將在實際推廣過程中對客戶更好的服務。 　　近來，線上型的應用軟體市場在近幾年異彩紛呈，ASP模式在OA領域將有大有可為。不管最終是否象預言那樣壟斷市場，但對中國中小企業資訊化的推進而言，無疑是一種強大的推動力。 　　(2). Saas: 　　SaaS是Software-as-a-service（軟體即服務）的簡稱，它是一種通過Internet提供軟體的模式，使用者不用再購買軟體，而改用向提供商租用基於Web的軟體，來管理企業經營活動，且無需對軟體進行維護，服務提供商會全權管理和維護軟體，對於許多小型企業來說，SaaS是採用先進技術的最好途徑，它消除了企業購買、構建和維護基礎設施和應用程式的需要，近年來，SaaS的興起已經給傳統套裝軟體廠商帶來真實的壓力。 　　SaaS服務提供模式： 　　SaaS服務提供商為中小企業搭建資訊化所需要的所有網路基礎設施及軟體、硬體運作平臺，並負責所有前期的實施、後期的維護等一系列服務，企業無需購買軟硬體、建設機房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的專案實施費和定期的軟體租賃服務費，即可通過網際網路享用資訊系統。服務提供商通過有效的技術措施，可以保證每家企業資料的安全性和保密性。企業採用SaaS服務模式在效果上與企業自建資訊系統基本沒有區別，但節省了大量用於購買IT產品、技術和維護執行的資金，且像開啟自來水龍頭就能用水一樣，方便地利用資訊化系統，從而大幅度降低了中小企業資訊化的門檻與風險。 　　SaaS服務的優勢： 　　對企業來說，SaaS的優點在於： 　　I. 從技術方面來看：企業無需再配備IT方面的專業技術人員，同時又能得到最新的技術應用，滿足企業對資訊管理的需求。 　　II. 從投資方面來看：企業只以相對低廉的“月費”方式投資，不用一次性投資到位，不佔用過多的營運資金，從而緩解企業資金不足的壓力；不用考慮成本折舊問題，並能及時獲得最新硬體平臺及最佳解決方案。 　　III. 從維護和管理方面來看：由於企業採取租用的方式來進行物流業務管理，不需要專門的維護和管理人員，也不需要為維護和管理人員支付額外費用。很大程度上緩解企業在人力、財力上的壓力，使其能夠集中資金對核心業務進行有效的運營。 　　(3). Mobile: 　　SaaS是一個為企業提供開箱即用的行業管理軟體託管平臺，支援企業個性化需求，應用隨身定製、隨需而變。 　　而Mobile將軟體應用服務延伸到移動商務領域，通過定製手機應用，實現電腦和手機的雙終端使用。使用者只需要一部支援WAP2.0或者支援JAVA的手機就可以隨時隨地的訪問OA。 　　(4). Sms: 　　Mobile用來擴充套件使用者使用OA的一種途徑，可達到類似通過IE訪問OA使用的一樣效果。 　　但Sms服務，可以直接把一些相關資訊轉換為文字資訊，利用簡訊功能傳送到使用者手機上，並通過簡訊的簡單回覆可與OA系統智慧的雙向溝通，達到人機互動處理的效果。

2、協同OA產品架構模式

　　(1). SOA(Service-Oriented Architecture)應用: 　　面向服務的體系結構（Service-Oriented Architecture，SOA）是一種 IT 體系結構風格，支援將您的業務轉換為一組相互連結的服務或可重複業務任務，可在需要時通過網路訪問這些服務和任務。這個網路可以是本地網路、Internet，也可以分散於各地且採用不同的技術，可讓終端使用者感覺似乎這些服務就安裝在本地桌面上一樣。可以對這些服務進行結合，以完成特定的業務任務，從而讓您的業務快速適應不斷變化的客觀條件和需求。 　　當在戰略業務目標的引導下進行 SOA 實現工作時，可確保對業務進行積極轉換，並能夠實現 SOA 的好處，具體如下： IT 與業務的一致性 、IT 資產的最大化重用。 　　這些有助於確保在耗資巨大的 IT 專案中的投資能夠給業務帶來長遠的價值。 　　那麼，該如何步入 SOA 的領地，它又會如何影響您的業務呢？協同管理確定了五個切入點，可確保所進行的每個基於 SOA 的解決方案都能提供真正的業務價值。 　　協同管理可定義的五個切入點能幫助您和您的業務實現預定義的 SOA 解決方案，從而從中獲益。這些切入點同時受到業務需求（人員、流程和資訊切入點）和 IT 需求（連線性和重用切入點）的驅動。以下是五個切入點的一般描述資訊： 　　人員：SOA 的這個切入點關注使用者體驗，以幫助生成呼叫和實現更好的協作，從而獲得一致的人員與流程互動，提高業務效率。例如，通過使用 SOA，可以建立基於服務的 Portlet 來提高此協作。 　　流程：流程切入點可幫助企業瞭解其業務中發生的情況，從而支援其對現有業務模型進行改進。通過使用 SOA，可以將業務流程轉換為可重用且具有靈活性的服務，從而改進和優化這些新流程。 　　資訊：通過使用 SOA 的這個切入點，能以一致而可見的方式利用公司中的資訊。通過在所有業務領域提供這個一致而受信任的資訊，可促進企業各個領域的創新工作，從而更為有效地進行競爭。通過使用 SOA，可以更好地控制資訊，而且通過資訊與業務流程的結合，可以發現很多有意義的新關係。 　　連線性：利用連線性切入點，可以有效地連線基礎設施，從而將企業中的所有人員、流程和資訊整合到一起。通過在服務間和整個環境中實現靈活的 SOA 連線，可以獲取現有業務流程並在不需要太多工作的情況下通過其他業務通道提供此流程。甚至還能以安全的方式連線防火牆外的外部合作伙伴。 　　重用：通過 SOA 重用服務，可以充分利用企業中已經存在的服務。通過對現有資源進行構建，可以簡化業務流程，在整個企業內確保一致性並縮短開發時間。所有這些將能幫助您節約大量的時間和資金。另外，還能減少服務中的功能重複，並能獲得使用企業中為大家所熟悉的經過驗證的核心應用程式的好處。 　　(2). Web services/套件化: 　　實際上，Web Service的主要目標是跨平臺的可互操作性。為了達到這一目標，Web Service完全基於XML（可擴充套件標記語言）、XSD（XMLSchema）等獨立於平臺、獨立於軟體供應商的標準，是建立可互操作的、分散式應用程式的新平臺。由此可以看出，在以下三種情況下，使用WebService會帶來極大的好處。 　　總之，只要從應用程式結構的角度看，有別的方法比Web Service更有效、更可行，那就不要用Web Service。

四、 企事業機構對協同OA的需求

1、企業機構

　　協同OA類：著重關注內部管理制度的規範執行、內外部資訊動向的自動獲取和推送、知識經驗分享利用、高效率的溝通渠道、行政類事務的集中處理； 　　ERP類：分為標準應用類和非標應用類；標準應用類集中會從關注財務或者生成製造入手，形成對人力資源、生成裝置、客戶銷售資源、供應商採購資源、分銷渠道等方面較為通用標準的應用，但缺乏工作流引起的強力支援；非標應用類是指非完全製造型企業對內部資源的管理，企業個性化管理比較強，且應用可完全基於工作流引擎傳輸； 　　BI類：著重於對資料的分析處理，可直接獲取協同OA類、ERP類後臺資料，並自行制定分析樣本，供高層領導多方位的決策分析。

2、事業政府機構

　　協同OA類：從公文即收發文管理、以及檔案檔案管理入手，貫徹推行行政指令或上行彙報，以及對外政策法規的公佈； 　　ERP類：即電子政務，集中處理各局單位、科室職能工作所包含的資料檔案歸檔處理，也是政府機構對外辦公視窗； 　　BI類：著重於對資料的分析處理，可直接獲取協同OA類、ERP類後臺資料，並自行制定分析樣本，供機關領導多方位的報告分析。

五、 協同OA選型推廣

1、協同OA整體價值點

　　協同OA從企事業機構的應用來看，可以看到總體具備以下幾大價值點： 　　(1). 落實管理制度、工作流程自動化 　　這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。目前的企業和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、彙報，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高單位協同工作的效率，極大的減少中間環節的摩擦。 　　(2). 知識文件自動化管理的自動化 　　使各類的文件（包括各種檔案、知識、資訊）能夠按許可權進行儲存、共享和使用，並有一個方便的查詢手段。 　　(3). 資訊釋出平臺 　　內部建立一個有效的資訊釋出和交流的場所，例如電子通告、新聞釋出、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在組織內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的瞭解組織內部的發展動態。? 　　(4). 內部通訊平臺 　　建立組織內部的郵件系統，簡訊系統，即時通訊系統、論壇、個人部落格等，使組織內部的通訊和資訊交流快捷通暢。 　　(5). 輔助辦公 　　它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們日常辦公事務性的工作相結合的各種輔助辦公，要實現這個輔助辦公的自動化。 　　(6). 資訊整合 　　我們每一個單位，特別是企業都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統。作為我們企業的資訊源，往往都在這個業務系統裡，辦公自動化系統應該跟這些企業的業務系統實現很好的整合，使相關的人員能夠有效的獲得整體的資訊，提高整體的反應速度。? 　　(7). 實現分散式辦公 　　就是要解決分散式辦公和移動辦公，要支援多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，市場競爭使企業的規模越來越大，地域分佈越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

2、協同OA選型

　　上OA條件： 　　如果你準備上OA辦公軟體，首先需回答好以下兩個問題： 　　(1). 瞭解自己的需求 　　是否能很清晰的瞭解自己的辦公需求，以及需求的重點，OA軟體成功實施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價格迥異，適合不同的消費群體。所以第一步，你必須知道自己要什麼。 　　(2). 組織保障 　　OA系統的實施應用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業務部門利益，加上OA系統的使用者基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓、試用……在整個過程中，資訊部門、辦公室作為OA軟體推進的責任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。 　　很多單位在選擇OA系統的過程中陷入各種各樣的誤區，這裡我列舉了十大有代表性的誤區，供廣大使用者借鑑... 　　OA規劃： 　　在具備上OA的兩個本條件後，同時需要來規劃OA系統，但是如果規劃自己的OA系統，許多客戶單位並不清楚。只是看到別人都在實施了OA系統、自己也需要這樣的系統。但對於如何規劃問題則比較模糊。系統規劃包括這些問題的考慮： 　　· 實施目標及明確需求？ 　　· 是分期實施、還是一次性實施？ 　　· 系統實施的範圍？是全單位，還是區域性？ 　　· 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準備？ 　　· 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負責？ 　　在明確了以上問題後，便可以進行市場諮詢、招標等過程。一般情況下，專業的OA系統服務商往往會根據您的規劃、需求提出良好的建設和方案。 　　許多單位不明確時，往往習慣於到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點須明白：OA系統代表著企業的管理思想、管理辦法、經營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實施了什麼樣的功能？最重要的是要了解： 　　· 某些管理問題在系統中是如何解決的？ 　　· 如何確保系統實施和推廣？ 　　· 在過程中都遇到哪些難題，並且是如何解決的？ 　　誤區： 　　用OA系統實行辦公自動化已經成為很多企事業單位加強內部管理，提升辦公效率和辦公質量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統的過程中陷入各種各樣的誤區，這裡我列舉了十大有代表性的誤區，供廣大使用者借鑑。 　　誤區一：自己開發 　　自己開發OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護，可控性強，能避免上當受騙，但實際上呢？ 　　首先，OA系統已經涉及到越來越多的學科技術，包括計算機、通訊、網路、管理與行為、多媒體、資料庫、圖形影象等等，是一個需要綜合各種人才的團隊工程，一個或者幾個普通程式設計師已經很難做好； 　　其次，單位內部的程式設計師受行業和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發展趨勢，往往只能對市面上的OA系統和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現提升管理水平的目的； 　　再次，頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期； 　　最後，開發OA系統需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數十萬元，顯然得不償失。 　　因此除了個別特大型企業和敏感性單位，建議普通企業不必自己開發。 　　誤區二：功能越全越好 　　只要你肯付錢，軟體的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的麼？ 　　首先，容易造成功能閒置，系統空洞； 　　其次，功能越全，系統越複雜，使用越困難，維護越麻煩； 　　再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大； 　　最後，服務成本直線上升，隱形風險增大，甚至使應用半途而廢。 　　選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發點，那麼就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發的系統。 　　其實，就OA的功能來說，無論是冠群聯想、用友、合強還是不知名的小公司， 80%的內容都是相同的，只不過應用深度不同。而OA的功能每增加10％，價格至少會增加100％－300％，經理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那麼多的費用。 　　需要注意的是，為滿足中小企業客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務等功能模組，這些模組往往是“看起來很美”，並不能代替專業的管理軟體，只能做最簡單的記錄和備份工作。 　　誤區三：價格越貴越好 　　選擇的OA系統越貴，可能發生的問題就越少？ 　　首先，判斷一個OA系統好不好的根本原則不是看它的價格，而是看它是否適合自己； 　　其次，價格越高，投入越大，負擔越重，風險越高； 　　再次，選擇價格昂貴的名牌產品，其實是在替廠家支付廣告費； 　　最後，產品可能沒有產品化，開發商還是按照專案在做，沒有成本優勢。 　　我曾經看到一個小公司在網站上給自己的OA標價360000元，而銷售人員居然連它的功能都說不清楚，線上試用了一下，簡直是一塌糊塗。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛，別迷信“一分價錢一分貨”，小心被奸商砸著。 　　對中小型單位而言，我認為萬元左右的OA系統價效比最高，因為功能性、穩定性、價格方面結合得最好。比如新思創OA，除滿足日常辦公需求外，還實現了資訊流、工作流、知識流的協同管理，同時具有易上手、不限使用者、許可權管理、簡易客戶端、自定義工作流、終身免費服務等特點，而價格僅為7200元，這些特點很適合中小型單位。 　　誤區四：價格越低越好 　　價格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這裡面是否有貓膩？ 　　首先，質量問題。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發的，還有是個人離職後從原來的企業裡帶出來的，產品的穩定性、升級性、版權等都沒有保障； 　　其次，隱性成本。有的軟體看起來便宜，但是有使用者數限制，比如某OA軟體報價5800元，但是隻支援20個初始使用者，另外每增加10個人需付2000元，這樣50個人的單位就得11800元，還有比這個更高的使用者費呢。 　　最後，服務問題。這種軟體一般無法提供可靠的服務，即使提供服務也要付出高昂的服務費。軟體的服務是和產品融為一體的，軟體報價應該包括一個合理的後續服務的費用，不然使用者利益得不到有效的保障，服務費就成了一個無底洞。 　　記住，過低的報價往往損失了軟體應用的功能和服務，是對客戶的不負責任。 　　還有很多原因導致產品低於正常價格銷售，比如惡性競爭、搶佔市場、爭奪使用者、產品剛上市或準備退出市場等等，這就要求使用者不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。 　　誤區五：系統案例越多越好 　　在選擇OA產品時單純以軟體產品的案例作為軟體採購的標準，甚至唯一標準。然而這對於IT技術日新月異變化的軟體來說，這個標準往往讓你選到的恰恰是過時的產品，甚至於即將被淘汰的產品。一個最有說服力的例子就是，3年前出的膝上型電腦或電視機的案例肯定比今年新推出的膝上型電腦或電視機的案例多得多。可是3年前的電腦，3年前的電視機還有人要嗎?同樣，在移動OA領域，技術的進步更是日新月異，智慧機和3G的引入就是最近一兩年出現的，顯然基於非智慧機和非3G環境的設計在技術的先進性上已經落後但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動OA採用的是簡訊技術，第二代移動OA採用的WAP技術，這種技術已經被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發展起來的採用Web Service技術的第三代移動OA多的多，但是現在這種技術還有人使用嗎？在技術的進步以指數級增長的今天，一味地追求案例多，只會選擇到一個技術上即將被淘汰的產品。因此選用軟體第三條準則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟體的唯一標準。 　　誤區六：系統應該完全符合單位的辦公模式 　　如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統，那麼我要問：這樣的系統價值在哪裡？ 　　首先，軟體必須要體現它自身的思想和特點，因為這是軟體的作用所在，價值體現； 　　其次，OA系統不是將傳統辦公搬到網上，它融合了先進的管理理念和積極的工作態度，體現了新的辦公方式； 　　再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產生抵觸心理。 　　因為OA系統是對舊模式的改造，所以會與舊有的辦公習慣和慣性思維產生一些衝突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創新，勇於變革，從觀念和行動上除舊納新。 　　所以應該選擇那些具有先進的管理思想，能夠產生推動作用OA產品，而不是一味的追求符合自己的使用習慣和使用上的簡單，也要主動的去適應軟體，因為推動管理進步是應用軟體的最終目的。 　　為了讓使用者能夠順暢的工作。優秀OA系統均可以讓使用者自定義工作流，化解了軟體模式化與單位個性化的之間的衝突。 　　誤區七：大企業開發的一定好 　　大企業開發的不一定好，即使好又真的適合你麼？ 　　首先，術業有專攻，大企業能做強某個軟體或者硬體，卻不一定能做好OA，因為它們是不同的概念； 　　其次，大企業開發的OA系統價格驚人，往往是普通OA的數倍甚至數十倍； 　　再次，OA系統的開發技術和理念日漸成熟，很多公司都開發出了優秀的OA軟體； 　　最後，大企業開發的OA系統更適合大企業來用，因為中小企業使用的版本需要具有中小企業特色，包括結構、功能、流程、維護等。相反規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用，因為他們對中小企業理解更直接，更深刻。 　　誤區八：選一個OA軟體來徹底改善管理 　　單位管理混亂，能通過一個軟體來解決問題麼？ 　　首先，管理混亂是因為沒有規範的流程，而規範的流程需要人來制定，然後藉助OA系統來讓流程得到有效的執行； 　　其次，OA是一個工具，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成； 　　再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務。 　　所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質，特別是領導者素質，才能徹底提高管理水平。當然也不是說必須讓管理變得完美之後再來應用OA，OA與人的作用應該是相輔相成、互相促進。 　　誤區九：一步到位，一勞永逸 　　一步到位就能一勞永逸麼？ 　　首先，企業發展不會一步到位，人員、規模、制度、思維、文化等都在不斷的調整、改進中； 　　其次，產品發展不會一步到位，應用技術、功能模組、管理理念日新月異，必須時刻更新； 　　再次，社會發展不會一步到位，社會進步突飛猛進，要麼創新，要麼淘汰。 　　任何軟體都是滿足當前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟體沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進，才會保持持續的優勢。所以在選擇軟體的時候，應該選擇那些易於擴充升級的。 　　誤區十：好的OA系統並不需要什麼服務 　　服務既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事？ 　　首先，買軟體只是第一步，真正的工作在於應用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務是不可能做好的； 　　其次，OA系統發展迅速，拒絕服務也就拒絕了持續改進、持續領先的機會； 　　再次，單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發展需要。 　　其實從長遠看，軟體商的服務更專業，並且風險和成本更低，現在很多著名大企業都將IT服務外包，說明還是值得去做的。 　　總結來說，選擇OA有5大標準，那就是理念先進，功能適用，使用方便，服務到位，價格合理。其中最重要的一點就是“適用”，買軟體之前一定先問問自己：我為什麼要用OA？我用OA主要解決哪方面的問題？我準備用這套OA解決幾年內的問題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什麼價格的OA……必須形成清晰的分析報告，而不是憑模糊的感覺來判斷，這樣你就可以將主動權掌握在自己手裡，而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。

3、協同OA需求建議

　　在實施一套OA系統之前，首先需要在規劃的基礎之上，細化具體的需求分析，在如果定義自己的OA需求，需要注意： 　　(1).需求陷阱------貪大求全 　　內部需求的採集一般都是把一疊白紙發給各個業務部門，一段時間後收集上來彙總；然後從各個OA廠商的產品文件中各抽取部分，然後整理出一個大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標檔案，讓各個OA廠家去做方案。你還堅持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠了。為什麼這樣說呢？ 　　我們來看看，首先你搜集上來的各個業務部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應該歸納到業務範疇的應用需求。依照這種需求，世上沒有一套現成的軟體能夠100%滿足。面對這些需求中複雜的術語和深奧晦澀的部門業務概念，作為專案負責人的你未必能夠逐一甄別。 　　其次，你的需求要集各個OA軟體廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟體產品，都有自己的特色，亮點。要一個集所有廠家之所長的產品幾無可能。如果一定要有的話，代價是實施週期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發出一個你認為集各個OA軟體廠商之所長的產品來。實施週期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠沒有止境，最後專案只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑑還少嗎？ 　　(2). 需求分析建議 　　所以你必須這麼去整理需求，從繁雜浩瀚的細節中脫出身來，本位主義一概放到後面，先找到一個組織共性的需求———協同，然後才是關鍵部門的需求，最後才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對全域性的成敗影響。否則這些彙總的需求將使得你毫無把握專案主幹進度的節奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。

4、OA實施注意事項及實施經驗分享

　　科學的選型，只是走完了OA系統建設的第一步，接下來，最重要的環節，便是實施。多數OA系統的實施週期都很長，好的實施服務，也是企業選擇OA系統需要重點考慮的因素。 　　l 目前大部分OA採用B/S結構，相比其他的歷史時期和其他大型軟體系統來說，OA使用在國內處在一個最成熟的時期，B/S結構承襲了普通使用者的上網習慣，我們有用好它的技術基礎。　 　　l 推廣OA，是一把手工程，需要領導的重視與推進。要求員工使用OA。從另一方面說，領導自己要以身作則，改變傳統的辦公習慣。這裡可能反過來了，員工希望領導能配合使用，否則大家都用不起來，因為領導沒有批檔案哪。（為什麼說是一把手工程？因為OA是管理類軟體，是對傳統辦公模式的變革，而能影響整個團隊的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責令助手去全權實施、規劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。）　 　　l 站在收益的高度來看待OA實施，就是說實施OA就是要有收益的，否則我們為什麼要投資呢；既然是有收益的，那麼我們可以分步推進，每一步都要產生階段成果。比如制定推廣計劃，從幾月份開始，不再發紙質通知或公文，全在OA中獲取資訊或審批檔案。　 　　l 不要指望以後用起來。軟體應用的特徵就是這樣的，只要在開始推進的時候不用，那麼以後基本上就撿不起來了。縱觀十多年來國內絕大多數軟體專案實施的經驗，這一規律基本上無甚例外。　 　　l 不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放後收，保護和促進基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是——某些應用可能會帶來一些亂子，那麼一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是——某些應用即使可能帶來一些負面的效果，但是為了資訊化發展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負責人的智者會選擇積極管理。）比如論壇、即時溝通，一些娛樂性的圖片、視訊檔案，等等，從興趣開始推進OA的應用。　 　　l 協同辦公系統用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什麼顧慮。比如一年節約辦公成本上百萬，同時有四五百人線上，使用者對OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會受影響、工作非常不適應等，那麼則說明這個協同辦公系統應用已經成功了。

5、協同OA失敗常見原因分析

　　首先協同OA實施上線時，大家就會有本位的思想在左右著日常實施工作的開展： 　　(1). 認為OA專案一上馬就可以見效； 　　(2). 認為OA可完全代替傳統工作操作； 　　(3). 認為OA只是IT類部門的事情； 　　(4). 認為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中； 　　(5). 認為OA專案可以在短時間內一步到位； 　　同時，也忽略了OA專案中存在的風險，在實施推廣過程中沒有加以控制和改進，如： 　　(1). 領導不重視 　　(2). 專案目標太大 　　(3). 專案人員不熟悉公司制度流程 　　(4). 專案人員變動 　　(5). 需求不斷變更 　　(6). 不改變辦公習慣 　　(7). 專案前熱後冷

六、OA市場的情況

　　經過20多年的發展，OA產品表現的越來越理性，市場表現度呈穩定上升趨勢，一些老的品牌從高階定做向普及型產品過渡，一些後起之秀在技術研發和市場把握上當仁不讓，今天的OA市場格局終於進入了大浪淘沙後繁榮健康的階段。 近兩年OA行業不管是在概念還是在技術內容、市場營銷、售後服務等各個方面都發生了明顯的變化，已從單純的“傳統辦公”到“協同辦公”軟體，再到“協同管理”軟體，乃至到集多種軟體功能於一身的“協同軟體”。 　　從廠商的產品更新來看，OA軟體業進入了快速增長期，呈現多版本化、多功能化的明顯趨勢，大大提升了產品的人氣和知名度。從產品看到市場，這幾年國內OA市場可謂烽煙四起，群雄逐鹿。據相關部門統計，國內OA軟體廠商約有400多家，但相對成熟穩定、有一定品牌影響力的OA廠商數量不過二十幾家。國內OA市場一個明顯的發展趨勢就是具有核心技術的廠商逐漸成為市場的主導，市場份額逐步向這樣的廠商集中。以泛微代表的主流長生，已經具備了成為協同軟體領導廠商的條件。 　　OA市場也終於迎來了真正意義上的營銷大戰。國內OA廠商是有人歡喜有人憂，一方面以泛微等一些有實力的廠商紛紛加緊搶佔市場份額，而一批實力弱小的廠商在激烈的市場競爭中轉型或倒閉。上百家新老OA商展開了激烈競爭，價格戰、廣告戰、促銷戰此起彼伏。促銷活動也是名目繁多——免費試用、按揭購買、買一贈一等，著實令人眼花繚亂。 　　另外，OA市場表現出對中小企業的強烈興趣。與此同時，各家廠商把超低的價格作為普及OA的殺手鐗，各廠商針對中小企業的OA市場需求，推出了標準版、普及版，泛微更是推出了更具成本優勢的saas 產品 e-office，希望能夠通過自身的產品優勢，利用有競爭力的價格搶佔中小企業市場。 　　在OA領域，Lotus Notes/Domino 是一個世界領先的企業級通訊、協同工作及Internet/Intranet平臺；具有完善的工作流控制、資料庫複製技術和完善可靠的安全機制；尤其適合於處理各種非結構化與半結構化的文件資料、建立工作流應用、建立各類基於Web的應用。它全面實現了對非結構化資訊的管理和共享，內含強大的電子郵件功能及工作流軟體開發環境，是實現群組協同工作、辦公自動化的最佳開發環境。 　　lotus notes 主導了OA市場的走向，於此同時，國內軟體廠商杭州龍峰連科技有限公司開發的Fnotes 1800 協同軟體可以lotus notes 相媲美。Fnotes 1800 可以完成：團隊日常溝通(郵件、日誌）、問題管理(bug跟