專案管理是一個管理學分支的學科，指在專案活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使專案能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望。
基於軟體的專案管理工具或者說專案管理軟體，則從軟體的角度為專案管理者提供參考和幫助，一般意義上，專案管理軟體包括了專案管理的方方面面的功能，比如：計劃管理、成本控制、資源管理、知識經驗的管理等等。這樣的軟體我們也稱之為專案管理系統。
現代的專案管理系統已經不再侷限於為專案管理者提供幫助，而是成為整個專案團隊的工作平臺，專案成員可以直接在專案管理系統中展開專案工作，彙報工作進展。
專案管理系統
專案管理系統應該具備的基本功能有：
計劃、任務日程管理
使用者對每項任務排定起始日期、預計工期，並明確各任務的先後順序以及可使用的資源。專案管理系統根據任務資訊和資源資訊排定專案日程，並隨任務和資源的修改而調整日程。
專案監督和跟蹤

專案管理系統可以跟蹤多種活動，如任務的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。通常的做法是使用者定義一個計劃，在實際執行過程中，根據當前資源的使用狀況或專案的進展情況，進行一定程度的調整。
查詢報表與統計
與人工相比，專案管理系統的一個突出功能是能在使用者資料資料的基礎上，快速、簡便地生成多種報表和圖表，如“資源使用狀況”表、“任務分配狀況”表、進度圖表等，更便於專案管理者掌握直觀的把握專案進展。
多專案和子專案管理
有些專案大而且複雜，將其作為一個單一的專案進行管理難度較大。而將其分解成子專案後，可以分別檢視每個子專案，更便於管理。
另外，在較大型公司中，一個成員同時參與多個專案的工作的情況也很常見，這就需要在多個專案中分配工作時間。
匯入和匯出
許多專案管理系統允許使用者從其他軟體或標準文件格式中獲取資料，比如Excel、XML、或一些資料庫相關格式，這樣就大大方便專案管理者初始建立專案資料。
通常，專案管理系統還可以通過電子郵件傳送專案資訊，這樣專案人員可以脫離系統通過電子郵件獲取資訊，便於專案成員開展工作。
對於行業的支援
不同行業對於專案管理還有自己的特定需求，比如電子、製藥、研發、軟體等各個行業都有自己一些特殊的專案管理需求，因為這些特定的需求存在，所以一款專案管理系統並不一定能適用於各個行業和企業。
研發專案管理系統
研發型企業對於專案管理系統有更高的要求，通常可以列舉下面的這些需求：
需求管理
需求管理（Requirement Management）是專案團隊工作的起點，需求管理卻常常被人們誤解為僅僅是需求的採集和分析。事實上，需求管理的內容遠不止於此，它還包括需求的組織、跟蹤、審查、確認、變更和驗證。特別是需求的跟蹤，它確保了所有開發行為都與使用者需求緊密相關。
缺陷管理
缺陷管理（Defect Management）是在專案生命週期中獲取、管理、溝通任何缺陷的過程（從缺陷的建議到缺陷最終的解決）。可以確保你的缺陷被跟蹤管理而不丟失。
測試管理
測試就是對專案開發過程的產品（編碼、文件等）進行差錯審查，保證其質量的一種過程，對這個過程的管理稱之為測試管理（Test Management）、測試管理在很多軟體型企業中尤為重要。
這些特定的需求，對於研發型企業至關重要，而又不是一般的專案管理系統所能做到的，所以研發型企業在考察專案管理系統選型時，就必須更多考慮這些需求能否得到滿足。
專案管理系統選型
對於很多公司來說，專案管理離不開專案管理系統的支援，選擇一套合適的專案管理系統尤為重要。