1、寫在前面的話

本人從事信息化工作多年，對Excel等電子表格的多人同時編輯接觸較早，幫助客戶實施的方案也較多，因此有些體會和認識。正好看到網上這方面的討論較多，但都不完整，我就進一步做了專題調研，整理出來供大家參考，不足之處請批評指正。

Excel全球用戶量超過10億，中國超過3億，幾乎所有單位都在使用。毫不誇張地說，它是世界上最簡單、最流行的數據管理工具，非常適合中小型的信息化管理。但Excel文件通常掌握在個人手中，數據互不相通。如何做到多人共享並操作同一份Excel，實現集中統一的管理，實現數據互通與多人協作，就變得很有意義。

本文介紹4種同時編輯方案，包括使用方法、原理機制、權限控制、適用範圍，以及如何在手機、iPad上使用等，最後對比各方案的優缺點，適合Excel用戶、IT人員、管理人員閱讀。

2、本文所用示例

需要同時編輯的場合很多，本文以某公司的售後報修表為例進行說明，如下表所示：

（圖1：本文所用示例）
說明：該報修信息表需要多人填寫，其中客服負責接聽來電，填寫報修情況；主管負責派工，填寫派工情況；技師負責上門維修，填寫維修結果；客服還負責回訪，填寫回訪情況。他們各司其職、共同維護同一份數據，協同完成售後工作。

3、方案概述

由於各方案的篇幅較長、內容較多，我擔心大家會看暈。因此，我先簡要介紹各方案的功能特點，大家有了總體認識後，再根據需要選讀，思路會更清晰些。

方案一：使用共享文件夾
將包含Excel文件的文件夾設置為網絡共享，即可實現多人同時編輯。本方案的優點是簡便易行，而且是免費的；缺點是只能在局域網內使用，適合小範圍、簡單的多人協作，另外穩定性較差。

方案二：使用Excel Online
Excel Online是微軟公司的一種在線服務，它將Excel文件放在雲端，用戶在線租賃使用，按年付費。優點是共享範圍由局域網擴大到互聯網，能實現跨地域、跨設備的共享。缺點有2個，一是用戶權限控制不夠；二是無法本地部署，用戶文檔只能放在微軟雲端，很多公司有顧慮。

方案三：使用WPS+雲辦公
WPS是金山軟件公司的一款Office軟件，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應於Excel，WPS+雲辦公對應於Office 365。其優缺點與Excel Online類似，但使用方式略有不同。

方案四：使用華創網表
華創網表是華創軟件公司的一款在線表格軟件，與Excel Online類似，也能實現跨地域、跨設備的共享。主要區別有3點，一是具有更完善的用戶權限控制；二是可雲端部署，也可本地部署；三是具有對外提醒通知功能。

題外話：Google的SpreadSheet也是一種在線電子表格軟件，但由於眾所周知的原因，Google網站在國內很難訪問，幾乎無法使用，因此本文不作介紹。

好了，閑話少敘。接下來，我們詳解各方案的具體用法，並探討各自的原理機制、優缺點等。

4、方案一：使用共享文件夾

本方案的特點是簡便易行，但只能在局域網內使用，適合小範圍、簡單的多人協作，另外穩定性較差。

4.1 如何實現Excel共享
將包含Excel文件的文件夾設置為網絡共享，即可實現Excel文件多人共享。例如，要將D盤下的文件夾“報修信息維護”共享出去，設置步驟如下：

（圖2：設置共享文件夾）
說明：上圖將電腦“QH-20141216POVT”上的文件夾“報修信息維護”共享出去，並指定郭工、客服、吳興、主管這4個人可以訪問。設置網絡共享後，他們在自己的電腦上輸入共享鏈接\QH-20141216POVT\報修信息維護即可訪問該文件夾，點擊其中的Excel文件即可打開它。

4.2 如何實現多人同時編輯
雖然大家都能打開文件，但同一時刻只能一個人編輯。某用戶打開Excel文件後，該文件就被他鎖住了，其他人只能看不能改。假如客服打開了“報修信息.xlsx”，你再打開時就會被警告，阻止同時修改。如下圖所示：

（圖3：文件被鎖定之提示）
此時，你有2種打開方式：以只讀的方式打開，只能看不能改；或者，以通知的方式打開，則以只讀的方式先打開，待客服完成修改、關閉文件後，Excel再彈窗通知你可以修改。如下圖所示：

（圖4：文件可以編輯之提示）
此時，點擊“讀-寫(W)”按鈕，就輪到你修改了。因此，簡單的文件夾共享只能多人查看，不能多人同時編輯，適用於單個人編輯其他人查看的場合。

4.2.1 設置多人同時編輯
鑒於不能同時編輯的缺點，微軟推出了Excel工作薄共享。它是Excel裏提供的一項功能。以Excel2007為例，設置步驟為：打開共享文件夾中的Excel文件，依次點擊審閱→共享工作薄→允許多用戶同時編輯→確定，如下圖所示：

（圖5：共享工作薄-允許多用戶同時編輯）

設置共享工作薄後，該文件打開後不會被鎖定，其他用戶可以繼續打開、編輯，還能顯示正在編輯的用戶名單，如下圖所示：

（圖6：共享工作薄-正在編輯的用戶名單）
說明：上圖顯示，客服和主管正在編輯該Excel文件。

4.2.2 數據如何刷新
多人編輯時有個數據刷新的問題，即一個用戶輸入的數據如何顯示到其它用戶的界面上。其實，Excel是通過保存文件來傳遞新數據的，例如，客服錄入新報修後，其他用戶的界面上並不會立即顯示出來，需要她先Click保存、數據存入文件；其它用戶再保存時，Excel才會偵測文件中的新數據並顯示出來，如下圖所示：

（圖7：共享工作薄-數據如何刷新）
說明：上圖是主管打開的Excel界面，他點擊保存按鈕時，Excel會偵測Excel文件中的新數據，並以紅色框線的方式顯示出來（第6行），據此，他就知道客服錄入新報修了。

通過Click保存按鈕來刷新，屬於手動刷新方式。Excel另外提供了一種自動刷新方式，設置步驟為：依次點擊審閱→共享工作薄→高級→設置自動更新間隔，如下圖所示：

（圖8：共享工作薄-設置數據刷新方式）
說明：上圖設置自動更新間隔為5分鐘，Excel會每5分鐘刷新一次新數據。自動刷新的原理機制很簡單，它仍然是通過保存文件傳遞的，只不過是由Excel定期自動執行保存動作，形成定期刷新的效果而已。

4.3 用戶權限控制
共享文件夾方案中，用戶的權限控制可以通過兩個層面來實現，一是設置用戶對文件本身的訪問權限；二是設置用戶的可編輯區域。

4.3.1 設置文件訪問權限
設置共享文件夾時，可以指定哪些用戶能夠訪問，以及每個用戶的具體權限。請看本文圖2，給郭工、客服、吳興、主管均授予了讀取/寫入權限，因此他們都可以編輯。另一種是查看權限，只能看不能改。

4.3.2 設置表格可編輯區域
利用Excel數據表保護功能，可進一步限定用戶的可編輯區域，使得他們只能編輯自己負責的區域，不能修改其它區域，這樣可避免越權修改。具體步驟是：先鎖定所有單元格，使得所有用戶對所有單元格都不能編輯；再為用戶設置可編輯區域；最後，啟用數據表保護即可。

（1）鎖定所有單元格
打開Excel文件，點擊左上角方格→右鍵→設置單元格格式→保護→打勾鎖定→確定，如下圖所示：

（圖9：用戶權限控制-鎖定所有單元格）

（2）為用戶設置可編輯區域
用戶的職責不同，需要編輯的區域也就不同。本文示例中，郭工和吳興都是維修技師，其職責範圍是填寫維修結果，也就是填寫第I列至L列，因此應授予他們修改這幾列的權限。步驟為：打開Excel文件，依次點擊審閱→允許用戶編輯區→新建區域→填寫區域的標題、範圍、密碼→設置用戶名單→確定，如下圖所示：

（圖10：用戶權限控制-設置可編輯區域）
說明：上圖中，位置④中的引用單元格，用於指定可編輯的區域，這裏為第I列至L列；位置⑤用於指定用戶名單，這裏為郭工、吳興；位置④中的區域密碼，是可編輯區的保護密碼，如果其他人知道了此密碼，他也可以編輯該區域。因此，該區域的可編輯用戶實際上有2類人，一是這裏指定的用戶，二是知道該編輯區的保護密碼的用戶。

維修技師的編輯區域設置完成後，結果如下圖所示：

（圖11：用戶權限控制-維修技師的可編輯區域）

同理，繼續為客服、主管分別設置可編輯區域，結果如下圖所示：

（圖12：用戶權限控制-可編輯區域設置結果）
說明：上圖限定了各類人員的可編輯區域，分別是：維修技師可填寫第I列至L列；客服可填寫第A列至F列，以及第M列至N列；主管可填寫第G列至H列。

（3）啟用數據表保護
前兩步鎖定了單元格，設置了各用戶的可編輯區域，但這些設置只有啟用數據表保護才起作用，操作步驟為：依次點擊審閱→保護工作表→輸入保護密碼→確定，如下圖所示：

（圖13：用戶權限控制-啟用數據表保護）
說明：上圖中，位置③要求輸入一個數據表保護的密碼，輸入後請牢記。以後如果想調整可編輯區，需要先撤銷數據表保護，撤銷時系統會要求提供此密碼。

經過以上設置，各用戶的可填寫範圍就確定下來了，我們請客服試驗一下，效果如下圖所示：

（圖14：用戶權限控制-可編輯區域效果）
說明：上圖是客服打開的Excel界面，她可以填寫位置①，因為A列是她的可編輯區域；她無法填寫位置②，因為G列不是她的可編輯區域，填寫時Excel會彈窗阻止，除非她又能提供該區域的保護密碼。

4.4 方案優缺點分析
共享文件夾之方案，優點是簡便易行、不產生費用，但缺點也很多，主要有以下幾點：
（1）只能在局域網內使用。現在網絡及智能手機日益普及，隨時隨地處理業務是新趨勢，這是缺點之一。
（2）用戶權限控制不夠
首先說查看權：無法進一步限定可查看的數據範圍，所有數據都能看到。例如，本文中的維修技師，如果能限定只能查看指派給自己的維修信息，不能查看其他人的，就更理想了，但本方案做不到。
其次說修改權：要限定用戶的可編輯區域，指定共享文件夾的用戶必須是域用戶，換言之，您所在的局域網必須建立Windows域環境才行，很多中小企業沒有專門IT人員，建Windows域其實挺難的。
最後說刪除權：幾乎沒有控制，任何用戶都可以撤銷共享，甚至可以直接刪除Excel文件，一個不慎操作就能讓所有人的勞動成果瞬間消失！ 這是最要命的。
（3）穩定性差
根據我的經驗，超過5個用戶同時編輯，就會經常出錯，提示被鎖定，或者無法保存、保存很慢等問題，甚至出現數據丟失現象。這些都是因為文件鎖定機制、並發性差造成的。

5、方案二：使用Excel Online

2011年微軟推出在線服務軟件Office 365，它將Excel文件放在微軟雲端，用戶無需下載安裝Office，在瀏覽器中就能使用Excel，官方稱之為Excel Online。它將共享範圍由局域網擴大到互聯網，能讓用戶隨時隨地訪問，支持電腦也支持手機。該服務是一項收費服務，按用戶數計費，其中企業E5版約2千多/用戶/年。

5.1 申請試用賬號
Office 365可免費試用，期限1個月，在微軟官網上註冊申請即可，步驟如下：
（1）進入微軟Office首頁，網址：https://www.office.com ，點擊頁面上的“獲取Office”按鈕。
（2）進入版本介紹頁面，選擇適合您的版本。Office365分家庭版、企業版2大類，企業版再分為小企業版、大企業版2小類，大企業版再分為企業E1版、專業增強版、E3版、E5版等，這裏我們選擇功能最全的E5版，點擊對應的“免費試用”按鈕。
（3）進入賬戶申請頁面，按要求逐步填寫姓名、Email、公司域名、個人ID、登錄密碼等信息，填好後提交。（4）如順利提交，頁面會提示您申請成功，並告知您登錄網址及登錄ID。

5.2 登錄Office365
獲得試用賬號後，就能以管理員的身份登錄使用了，登錄網址：https://portal.office.com ，如下圖所示：

（圖15：Office365登錄頁面）
說明：填寫登錄ID及密碼，點擊“登錄”按鈕，即可進入Office365主頁面，如下圖所示：

（圖16：Office365主頁面）

5.3 開設用戶賬號
Office365是一個多用戶使用環境，各人可以有自己的賬號登錄。設置步驟為：在Office365主頁面，Click首頁右下角的“管理”圖標，進入Admin Center頁面；再Click“用戶”圖標，進入用戶賬號管理頁面；再Click“添加用戶”圖標，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：

（圖17：Office365-開設用戶賬號）
說明：開設登錄賬號後，將Office365的登錄網址、用戶名、密碼發給他們，他們就可以登錄使用了。Office365不僅支持電腦，也支持在手機上登錄使用，因此能跨設備使用。

5.4 上傳Excel文件
Office365是一種在線服務，程序和文件都存放在微軟雲端，也就是存放在微軟的Onedrive中。在那裏可以新建Excel文件，也可以上傳現有Excel文件，我們以上傳現有為例，步驟為：回到Office365主頁面，Click右上角的“Onedrive”圖標，進入Onedrive頁面；再Click“上傳”圖標，再從本地磁盤選擇文件，再Click“打開”即可，如下圖所示：

（圖18：Office365-上傳文件）

您上傳的文件、新建的文件，都會出現在文件列表中，結果如下圖所示：

（圖19：Office365-文件列表）

5.5 打開Excel文件
Click文件列表中的文件名，即可打開Excel文件，進入Excel Online操作界面，如下圖所示：

（圖20：Excel Online-打開文件）
說明：從圖中可以看出，Excel文件是在瀏覽器中直接打開的。剛打開時的操作界面是瀏覽模式，只能看不能改。需要修改的話，點擊頁面頂部的“編輯工作薄”圖標，進入編輯模式，如下圖所示：

（圖21：Excel Online-編輯文件）
說明：從圖中可以看出，Excel Online的編輯界面與Excel桌面程序基本相同。所不同的是，輸入數據後是自動保存，不像桌面程序必須點擊“保存”按鈕，因此這裏沒有“保存”按鈕。

除瀏覽器打開方式外，你也可以用傳統Excel桌面程序打開它，點擊頁面頂部的“在Excel中編輯”，Office365就會先將Excel文件下載到本地，再用桌面程序打開它，保存時再存回到雲端。

5.6 授權其他用戶訪問
Excel Online允許多用戶同時訪問。由於此前已經設置了4個用戶賬號，現在只需要授權他們訪問即可，操作步驟：在Excel編輯頁面上，點擊“共享”圖標即可進入授權頁面，如下圖所示：

（圖22：Excel Online -授權其他用戶訪問）
說明：上圖中，位置②用於選擇用戶，輸入他們的名稱或Email地址即可，這裏選擇了主管、吳興、客服；位置③用於指定訪問權限，有可編輯、可查看2種，這裏授權他們可編輯。

文件共享出去後，他們會收到email通知，登錄Office365後從以下位置就能看到該文件：Click主頁面的“Onedrive”圖標，再Click“與我共享”標簽，即可列出其他人共享給他的文件，如下圖所示：

（圖23：Office365-訪問共享文件）
說明：本圖為客服的Office365界面，這裏列出了其他用戶共享給她的文件，Click文件名即可打開文件、編輯該文件。

5.7 多用戶同時編輯
Excel Online允許多人同時編輯，能顯示正在編輯用戶名單，甚至每個用戶正在編輯的單元格，如下圖所示：

（圖24：Excel Online -多用戶同時編輯）
說明：這是郭工的Office365界面，位置①標明客服也在編輯該文件；位置②是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標示；位置③則是郭工自己正在編輯的單元格。

如果有更多人同時編輯，位置①會標明“X 個用戶正在編輯”，點開後能看到正在編輯的人員名單。另外，每個用戶正在編輯的單元格邊框會標上不同的顏色，以示區分。

但Excel Online不支持可編輯區域設置。另外需要註意的是，只有在瀏覽器中打開Excel文件才能同時編輯，如果Click“在Excel中編輯”則是Excel桌面程序打開方式，那樣只能單用戶編輯。此時，Office36 Onedrive的作用相當於一個網盤，多人同時修改同一個文件，上傳時必然是沖突的。

5.8 方案優缺點分析
Excel Online方案的優點是將共享範圍由局域網擴大到互聯網，能實現跨地域、跨設備的共享。缺點有2個：
（1）用戶權限控制不夠
每個人的工作職責不同，能操作的數據範圍就應不同。但本方案只要授予查看或修改權，就能查看或修改整個文檔、所有數據。就這點來說，它還不如方案一，在那裏至少還能設置用戶可編輯區。
（2）部署方式唯一
采用本方案，所有程序和數據要部署在微軟雲端，但用戶文檔往往含保密信息，放在雲端很多公司有顧慮。

6、方案三：使用WPS+雲辦公

WPS是金山軟件公司的一款Office軟件，與微軟Office功能類似，但更小巧些。其中的WPS表格對應於Excel，WPS+雲辦公對應於Office 365。就多用戶同時編輯來說，其桌面程序與微軟幾乎一模一樣，也是通過設置共享文件夾、共享工作薄以及可編輯區域來實現，因此本文不再贅述；其WPS+雲辦公的使用方式與微軟略有不同，因此本文還是介紹一下。

6.1 申請試用賬號
與微軟Office 365一樣，WPS+雲辦公也可免費試用，期限90天，在金山官網上註冊申請即可，網址：https://store.wps.cn ，點擊頁面上的“立即註冊”按鈕，按要求填寫公司名、用戶名、email地址等信息，提交後您會收到一封賬號激活的email，點擊其中的鏈接即可激活您的賬號。

6.2登錄WPS+雲辦公
激活試用賬號後，就可以登錄使用了，點擊官網頁面上的“管理員登錄”按鈕，就能以管理員的身份進入登錄頁面，如下圖所示：

（圖25：WPS+雲辦公登錄頁面）
說明：填寫email地址及密碼，點擊“立即登錄”按鈕，即可進入WPS+雲辦公主頁面，如下圖所示：

（圖26：WPS+雲辦公主頁面）

6.3開設用戶賬號
WPS+雲辦公是一個多用戶使用環境，各人可以有自己的賬號登錄。設置步驟為：在WPS+主頁面，Click首頁右上角的“新版管理後臺”圖標，進入管理後臺；再展開“通訊錄”，Click“組織架構”圖標，進入用戶賬號管理頁面；再Click“添加成員”圖標，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：

（圖27：WPS+-開設用戶賬號）

6.4上傳Excel文件
WPS+雲辦公是一種在線服務，程序和文件都存放在金山雲端。在那裏可以新建Excel文件，也可以上傳現有Excel文件，我們以上傳現有文件為例，步驟為：回到WPS+雲辦公主頁面，Click“進入雲協作”，左側“我的團隊”板塊會列出你所在的團隊；Click某團隊，右側會列出該團隊的文檔，再Click“上傳”圖標，即可從本地磁盤選擇文件並上傳，如下圖所示：

（圖28：WPS+-上傳Excel文件）

已上傳的文件，會出現在文件列表中，結果如下圖所示：

（圖29：WPS+-文件列表）

WPS+中的表格分2種，一是常規的表格，後綴名為.xlsx，它無法在瀏覽器中編輯，只能在WPS表格桌面程序中編輯，且只能單人編輯；二是協作表格，後綴名為.wlsx，可以在瀏覽器中直接編輯，支持多人同時編輯。由於我們需要多人同時編輯，因此需要把剛才上傳的文件轉換為協作表格，Click文件右側的“…”標誌，再Click “轉換為協作表格”，如下圖所示：

（圖30：WPS+-普通表格轉換為協作表格）

轉換完成後，文件列表中會增加一個.wxls文件，如下圖所示：

（圖31：WPS+-文件列表）

6.5授權其他用戶訪問
團隊中的文檔可授權團隊成員訪問。由於此前已經設置了4個用戶賬號，現在只需要授權他們訪問即可，操作步驟：Click協作表格文件右側的“…”標誌，再Click “文件權限”，如下圖所示：

（圖32：WPS+-授權其他用戶訪問）
此時進入權限分配頁面，可設置各用戶對文檔的操作權限，包括可見、編輯、重命名、移動等權限，根據需要選擇即可，如下圖所示：

（圖33：WPS+-授權其他用戶訪問）
說明：本文示例中的郭工是管理員，因此擁有全部權限；其他3人只授予了可見、編輯權。分配好權限後，Click“確定修改”即可。

用戶得到授權後，在他自己的WPS+上就能看到該文件，位置：Click主頁面的“企業雲協作”圖標，再Click“我的團隊”板塊，即可列出他所在團隊的文件，如下圖所示：

（圖34：WPS+-訪問團隊文件）

6.6 多用戶同時編輯
Click文件列表中的文件名，即可打開文件、編輯該文件。WPS+也允許多用戶同時編輯同一個文件，效果與微軟Excel Online類似，如下圖所示：

（圖35：WPS+-多用戶同時編輯）
說明：這是郭工的WPS表格界面，位置①顯示郭工23分鐘前做過修改；位置②顯示客服幾秒鐘前做過修改；位置③是客服正在編輯的單元格，用紅色方框突出標示；位置④則是郭工自己正在編輯的單元格。

與Excel Online一樣，如果需要多人同時編輯，必須在瀏覽器中打開，使用桌面程序也是只能單用戶編輯。另外，WPS+表格修改後也是立即自動保存的，也不支持可編輯區域設置。

6.7 方案優缺點分析
WPS+的操作方式與Excel Online有所差別，普通表格必須轉換為協作表格才能多人同時編輯，其它方面差別不大，不再贅述。

7、方案四：使用華創網表

華創網表是華創軟件公司的一款在線電子表格軟件，於2004年推出，目前是V7.0版。與Excel Online類似，可實現跨地域、跨設備的共享訪問，但它具有更完善的用戶權限控制，部署方式也更靈活些。

7.1 申請試用賬號
華創網表也可免費試用，在線試用、下載試用均可，期限1個月。我們以在線試用為例來說明，在華創官網上註冊申請，步驟如下：
（1）進入華創網表登錄頁面，網址：http://www.hc-software.com/hcgis/loginnetexcel.asp ，點擊頁面上的“申請賬號”按鈕。
（2）按要求填寫公司名、Email地址、聯系人等信息，填好後提交，你馬上就會收到Email通知，裏面有登錄賬號及密碼，就可以用了。

7.2登錄華創網表
獲得試用賬號後，就能以管理員的身份登錄使用了，如下圖所示：

（圖36：華創網表登錄頁面）
說明：填寫公司名、用戶名、密碼，點擊“登錄”按鈕，即可進入華創網表主頁，如下圖所示：

（圖37：華創網表主頁面）
說明：華創網表類似於Excel，也用數據表來存放數據，上圖中的數據表1、數據表2、數據表3相當於Excel的Sheet1、Sheet2、Sheet3。但它的系統設計與常規操作是分開的，頁面上的“系統管理”板塊用於設計，“數據表”板塊用於常規數據操作。

7.3開設用戶賬號
華創網表是一個多用戶使用環境，各人可以有自己的賬號登錄。設置步驟為：Click頁面上的“系統管理”圖標，再Click“用戶管理”圖標，進入用戶賬號管理頁面；再Click“新增”圖標，即可添加用戶賬號。本文示例中，我們開了4個賬號，如下圖所示：

（圖38：華創網表-開設用戶賬號）
說明：給用戶開賬號後，將登錄網址、用戶名、密碼發給他們，他們就可以登錄使用了。華創網表不僅支持電腦，也支持在手機上登錄使用，因此能跨設備使用。

7.4創建數據表
無論要管理什麽，在華創網表裏要先建表，並設置好表結構。就本文示例而言，需要先建“報修信息表”，操作步驟：在“系統管理”板塊，Click“數據表管理”，再Click左下角的“新增”，在彈窗中填寫數據表名稱後保存即可，如下圖所示：

（圖39：華創網表-創建數據表）

新增數據表後，需要進一步設置字段（即表頭），操作步驟：Click“字段設置”，再Click頁面右上角的“新增”即可添加字段。本文示例中，我們設置了14個字段，如下圖所示：

（圖40：華創網表-字段設置）
說明：每個字段需要指定一種數據類型，如：日期型、文字型、數值型等。常規數據類型很好理解，但華創網表另有下拉框、附件、自動編號、簽字板等特殊數據類型，挺有用的，這裏簡要說明一下。例如，本文示例中的字段“解決狀態”，其數據類型是下拉框，能以下拉的形式輸入數據，下拉選項可以自定義；字段“現場照片”的數據類型是附件，能上傳圖片、文件；自動編號字段，能按照前綴+日期+流水號的形式自動編號；簽字板型字段，能在手機\iPad等觸摸屏設備上手寫簽字，用於流程審批時領導簽批，以及付款、送貨時客戶簽收等。

7.5數據操作
設置好表結構後，就可以錄數據、查數據了，這些常規的數據操作在“數據表”板塊，如下圖所示：

（圖41：華創網表-數據操作頁面）
說明：按鈕①用於查詢數據，可按任意條件查詢；按鈕②用於新增數據；位置③可查看數據詳情。需要註意的是，華創網表的數據不再存放在一個個獨立的.xls文件中，而是存入後臺數據庫。

7.6授權其他用戶訪問
與Office365及WPS+相比，華創網表具有更完善的權限控制，設置好表結構後，就可以為用戶設置角色權限。本文示例中，有3類用戶需要訪問，因此我們設置了客服、技師、主管3種角色權限，如下圖所示：

（圖42：華創網表-授權其他用戶訪問）

每個角色能做哪些操作、能操作哪些數據，都可設置，我們以技師的角色權限為例進行說明，截圖如下：

（圖43：華創網表-角色權限設置）
說明：該角色包含郭工、吳興2人；授權的方式很簡單，打勾表示授權，不打勾表示不授權。比如，位置①用於設置刪除權，未打勾，表示未授予刪除權；位置②用於設置錄入權，所有字段未打勾，表示未授予新增記錄的權限；位置③用於設置查看權，所有字段都打勾了，表示所有字段都可以查看，但限制了能查看的記錄範圍，只能查看指派給自己的記錄；此機制可用於按管理層級授權，層級越低，可操作的數據範圍就越小，層級越高，可操作的數據範圍就越大；設置④設置修改權，只打勾了維修日期、解決狀態、上門費……等6個字段，因此只能修改這6個字段，其它字段不能修改。

由此可以看出，華創網表具有更詳細的權限控制，不僅能控制用戶的增刪改等操作權限，而且能限定可操作的字段範圍、記錄範圍。一句話，Excel Online、WPS+是文件級的授權，華創網表是字段級、數據級的授權。

7.7設置提醒模板
提醒通知是華創網表的另一特色功能，能結合業務數據發送手機短信、微信、Email通知等。使用方法：先設置好提醒模板，系統就會根據模板隨時偵測數據變化，自動生成提醒信息、自動發送，無需人工幹預。

本文示例中，我們設置了3個提醒模板：新報修通知信、主管派工通知信、維修完工通知信，如下圖所示：

（圖44：華創網表-提醒模板列表）
說明：新報修通知信的用途是：每當客服錄入了一條新報修時通知主管，提醒他及時指派維修技師；主管派工通知信的用途是：每當主管指派了維修技師時通知技師，提醒他及時前往維修；維修完工通知信的用途是：每當技師完成維修時通知客服，提醒她及時回訪。3種提醒聯動起來，使得每一個環節完成時自動通知下一環節當事人，一環扣一環，從而推動工作前進。

至於每個提醒模板的具體內容，能詳細設置提醒時機、提醒條件、收信人、提醒內容、提醒頻度等，我們以主管派工通知信為例進行說明，如下圖所示：

（圖45：華創網表-提醒模板設置）
說明：位置①用於選擇提醒時機，位置②用於選擇數據條件，位置③用於選擇提醒方式，位置④用於選擇收信人，位置⑤用於定義信件內容，其中的字段（中括弧括起來的部門，如[報修人]、[報修日期]等）會在發送時替換成真實數據。對該模板設置進行詮釋，其含義就是：每當技師欄由空白改成某技師時（相當於指派維修技師），給該技師發送手機短信及微信。

7.8 如何在手機、iPad上使用
華創網表不僅支持電腦，也支持手機上使用，用法與電腦上一樣，打開瀏覽器、輸入登錄網址即可，如下圖所示：

（圖46：華創網表-手機上使用）
說明：由於手機屏幕較小，為了方便操作，請盡量采取橫屏、全屏方式。該方式能隱藏通知欄、地址欄、狀態欄等，能讓手機屏幕全部用於網表，而且文字也變大，從而提升視野和可操作性。

7.9 方案優缺點分析
華創網表與Excel Online類似，也能實現跨地域、跨設備的共享，除此之外，主要優點有：
（1）具有更完善的用戶權限控制
能按照每個人的職責範圍，限定他可做的操作，以及可操作的數據範圍，且細化到記錄、細化到字段。因此，可對用戶隱藏某些敏感信息，不讓他看的字段，查看權不打勾即可；可按用戶的管理層級授權，層級越低，可操作的數據範圍就越小，層級越高，可操作的數據範圍就越大。
（2）可本地部署
Excel Online與WPS+只能部署在雲端，但用戶資料往往含保密信息，放在雲端很多公司有顧慮。而華創網表可以部署在本地，所有程序和數據都在客戶自己的電腦上，用戶對資料安全更放心。
（3）具有對外提醒通知功能
能結合業務數據發送手機短信、微信、Email等通知信，這是其它方案都沒有的。
關於華創網表的缺點，雖然它支持Excel數據的導入導出，但必須先建表、建字段後才行，也就是說，表結構是一切的基礎，必須手工創建，這點有些繁瑣。

8、各方案之比較

前面講述了各方案的用法及功能，最後做一下總結、對比。但值得註意的是，該對比僅限電子表格多人同時編輯，未涉及其它方面。方案本身無所謂好壞，適合自己就是好的。

Excel多人同時編輯的幾種方案與比較