近期受疫情影響公司食堂不開放，為解決同事們的吃飯問題，部門需要在每週五統計下週的訂餐情況；員工根據個人意願選擇是否從公司訂下週的午餐和晚餐，一旦確定一週保持不變。

　　通常要完成一次部門內員工的訂餐資訊收集需要經過以下步驟：

1.部門負責人通知各小組介面人收集組員訂餐資訊；

2.各小組介面人通知組員反饋訂餐資訊，每個小組收集資訊形式各異，如通過QQ留言、微信接龍等方式進行反饋；

3.各小組介面人彙總組員的訂餐資訊反饋給部門負責人；

4.部門負責人彙總各個小組的資料形成總表，並將總表截圖反饋到工作群並要求員工進一步確認；

5.員工核對總表資訊，若發現自己訂餐資訊有誤的再單獨反饋部門負責人修改。

6.部門負責人將核對後的表格發給負責訂餐的工作人員。

　　由於當過一次輪值小組介面人，發現了一些效率較低的地方:

1.尚未反饋的人員的確定；需要根據已反饋人員和組內所有成員對比才能找出誰還沒有反饋資訊；

2.需要小組介面人（多人）和部門負責人兩級進行excel表格彙總；

3.人工統計難以保證不出錯，需要反覆核對；

為此建立了兩個專案用於更方便的收集員工的訂餐資訊，如圖1所示：

 圖1  用於收集訂餐資訊的兩個專案 

利用該系統收集訂餐資訊的步驟如下：

1.部門負責人在"團隊任務跟蹤"專案中建立一個問題，並將所有員工的賬號列表填入到"分配給"欄位對應的表單中，點選“批量分配”按鈕即可為列表中的每個賬戶分配一個子任務，並將子任務顯示在問題下方；

圖2  團隊任務跟蹤的問題以及子任務列表

2.部門負責人在"團隊任務跟蹤"和“子任務專案1”兩個專案的管理介面點選"批量註冊"按鈕為團隊成員批量建立賬號（批量建立的賬號的預設密碼為123456），並點選“新增到使用者群組”將賬號批量新增到具有問題執行許可權(ExecAuth)的“使用者群組”中；

圖3 許可權管理介面

3.組員獲得賬號以及操作許可權後，登入系統通過父任務下的子任務列表或者進入“子任務專案1”檢視分配給自己的問題，填寫相應資訊並按流程操作。

如圖4所示，當前問題狀態為“未提交”，根據流程可以進行"更新資訊"和“提交”兩種操作，對應下方的兩個按鈕。

圖4 子任務的詳細資訊

使用者superadmin點選"提交"按鈕後，子任務列表中對應的狀態會同步進行更改；部門負責人可以通過子任務列表清楚地看到各個同事的提交情況。

圖5 superadmin提交後的子任務列表

4.部門負責人點選圖2中的"匯出子任務"按鈕，可將各組員的反饋情況匯出到excel，如圖6所示：

圖6 匯出到excel的子任務資料 

　　從訂餐資訊收集推而廣之，很多上級分派下級執行的任務都可以用類似方法進行跟蹤，只需要修改子任務的流程和欄位即可。

該系統具有的特點：

　　1.部門負責人只要保留一份團隊成員列表就可以很方便地一鍵分派任務；

　　2.每個員工單獨處理自己的問題，無法修改分配給他人的問題，避免誤操作；

　　3.每個子任務按制定的流程進行處理；

　　4.子任務當前狀態直觀顯示，便於任務分派人瞭解所有團隊成員執行子任務情況；

　　5.一鍵匯出表格； 

　　很可能有人會問為什麼不用超級表格？首先疫情期間可能因遠端辦公的人數太多，使用者數超過負載導致超級表格極不穩定甚至很多時候無法訪問；其次是某些同事未反饋時很難找到未及時反饋的人員；最重要的一點是超級表格無法按特定流程進行事務跟蹤。