為什麼我們需要GTD

很多人終日忙忙碌碌，大腦的儲存空間早已不堪重負。他們時常感到心神不寧、坐臥不安、執行能力減弱，這是因為在他們內心深處，超負荷的精神負擔無時無刻不在侵擾他們的注意力。

我目前的工作狀態，比起上面描述的場景，簡單了很多，不過由於我所從事的是網際網路技術領域的運維工作，涉及到的技術面比較多，問題也比較雜，相關的、不相關的問題都會找上門來。再加上我有專案管理的職責，很多工作要不斷組織推進，不斷做出決定，如果一直猶豫不決，或者忘記了這件事情的存在，工作就會越來越被動。我之前一直在不斷尋找趁手的專案管理工具，希望藉助工具來提高專案協作的效率，後來我慢慢發現，對於10人以下的專案來講，用一個線上的Excel做一個完整的WBS（結構良好的工作清單），就能解決我現階段的大部分問題，而我真正需要的，是如何在如何把眾多雜亂的任務有效地組織起來，高效地完成、分配、跟進他們，從而提升整體的掌控感，最終，我選擇了GTD工作法。

我決定要開始GTD的時候，我學習的所有理念和方法論都是來自一本書，書的英文名字叫做《Getting Things Done》，作者是美國作家David Allen，從2002年出版以來一直暢銷至今，GTD還成了一個專屬名詞。本書的中文版名字叫做《搞定》，書名俗了些，書中的內容大量重複，車軲轆話說來說去，中文翻譯的也不怎麼樣，總之，在我看來這是一本不容易讀的書。不過畢竟它暢銷了近20年，內容還是非常有價值的，並且放在今天依然非常有價值。更重要的是，我不僅讀完了，還實踐了，算是不十分徹底地GTD了一把，效果比較滿意，並且我認為，GTD了以後，可能再也回不去了。

GTD是什麼

有人覺得GTD是時間管理的方法，我覺得GTD並沒有管理時間，而是管理的自己，並且我從來不認為時間是可以管理的。還有些人覺得GTD就是列個清單，其實這個理解是不準確的。下面先簡單說說我所理解的GTD，GTD主要包含以下三步

第一步，收集

收集就是寫下你所有未完成的事情，不依靠大腦，清空你的大腦。

先來看一個定義，作者是這樣定義“材料”（stuff）的：

進入你的精神或現實世界中但尚未找到歸屬的任何事情，你尚未確定它對你的真正意義、預期結果和下一步具體行動的所有事情。對很多人來說，他們的組織整理系統沒有發揮應有的功效，原因在於沒有首先完成對“材料”的轉化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。我們需要把收集和積累的所有“材料”都轉化成包含重要行動、專案和有用資訊的明確清單。

收集需要做的是，拿出筆和紙，或者坐到電腦前，梳理出你腦子裡的所有“材料”，像倒垃圾那樣全都寫出來。現在的、以後的、某一時間的、大的、小的、不大不小的，等等。這時候你不要考慮如何去解決他們，僅僅是寫出來你的腦子裡到底都存放了些什麼事情就可以了，越全面越好。這本書把記錄這些材料的地方叫做工作籃(in_basket)，有些地方叫做收件箱(in_box)，說的都是一個東西。工作籃是一個臨時儲存材料的地方，這裡面的事情跟垃圾桶其實差不太多，事情雜亂地列在一起，沒有歸類，沒有輕重緩急。

收集的主要任務就是清空你的大腦，把所有資訊儲存在你的大腦之外。據說有些CEO之類的企業高管，光是梳理這一步，都要進行十幾個小時，能梳理出來幾百件任務。我大概梳理了半個小時，有60個左右的任務。你可以儘量去清空你的大腦，但是不用太擔心會有遺漏，因為清空大腦是一個持續的過程，後面還會定期進行回顧，這時候你如果想起來什麼事情了，可以繼續放到工作籃中。

大腦不善於記憶東西，硬讓它記憶的話，不僅效果不好，還會增加它的負擔。所以，有效的收集，要記錄下大腦中所有懸而未決的事情，最好只記錄在一個可靠的地方，可以是一個本子，或者一個網際網路app。還有一個重要的點就是，要定期清空它，下一步“理清”就是為了清空工作籃。

第二步，理清

理清就是思考工作籃中每件事情的意義，然後明確下一步的行動是什麼。立刻完成，或者立刻分配給別人，或者放到某個下一步行動清單中，又或者直接把它丟到垃圾箱，不做任何處理。明確了下一步行動，就可以把任務從工作籃中刪除了。

這一步的著眼點在思考下一步的行動上，它會引導你思考你對每件事情期望實現的結果是什麼，你下一步的行動是什麼。只有行動起來，才能引導事情朝著自己預期的方向發展，才能逐步緩解壓力。

你要對工作籃中的每件事情做出判斷：

1、判斷你需要不要做出行動，如果不需要，就放到備忘錄中或者直接丟棄掉。否則進入下一步

2、如果需要行動，那就考慮一下是自己來做還是分配給別人來做，如果是後者，那就立刻分配出去，講清楚期望的結果並約定好完成時間，然後讓這件事情進入等待清單中並在合適的時間提醒自己繼續關注它。否則進入下一步。

3、如果事情需要自己來做，並且在兩分鐘內就能解決，那就立刻行動，完成它，從而讓這個任務完成掉。否則進入下一步。

4、如果需要自己來做，並且兩分鐘之內完成不了，那就放到對應的下一步行動清單中，並且設定好任務的截止時間或開始行動的時間。

書中作者給出了一個流程圖

對工作籃中的每件事情重複這個過程，最終清空工作籃，這時候你會得到了一個等待清單和若干個下一步行動計劃，這些行動計劃可能會被分門別類地儲存到不同的清單中，每個清單可能對應一個專案。

這一步有一個誤區就是，將工作籃中的任務放到了不同的清單中，但是清單中的內容是一件件事務，或者是前面所說的材料，而不是下一步行動。從事務到行動的過程，需要消耗大腦的很多能量才能完成，這個過程最好不要重複地做。拖延症的產生，和這個有直接的關係，拖延的人也知道自己有一堆事務要處理，但是始終沒有做出下一步行動計劃。

第三步，回顧

回顧就是定期回顧你的清單裡面的每件事情，看看它們目前的狀態是怎麼樣的，是進行中，還是未啟動。對於進行中的任務，看看他們有沒有按照你的預期在進行，有沒有遇到新的問題。對於未啟動的任務，看看是不是因為某些條件一直不具備（然後聚焦到這些條件上），還是自己的拖延症又出來搗亂了，又或者這個任務其實沒有必要開始而是應該被扔到垃圾桶裡。對於沒有下一步計劃的事項，要嘗試做出下一步行動計劃，等等。

定期回顧不僅可以更好地完成任務，還可以以更高的視角去思考任務對你的意義。

我的GTD心得

以上三步都是一個持續的過程，對於工作來講，你隨時都可能會有新的任務進來，你就需要隨時收集。如果每次只來一兩個任務，你可以連收集帶理清一塊做了，立刻完成或者立刻做出下一步行動計劃，然後放到對應的下一步行動清單中。有時候開會或討論的時候，會一下子產生很多想法或靈感，你可以先把這些想法都收集起來，記錄到電腦裡或者一個小本本上，事後專門找個時間一件一件地理清它。

我有一個習慣，就是每天下班前要理清當天的所有任務，清空工作籃，清空大腦，然後輕輕鬆鬆地下班回家，享受無壓力的生活。事情都被安排好了（至少你認為已經安排好了），他們就不會時不時在你的大腦裡閃現出來，擾亂你平靜的生活了。

持續回顧也是至關重要的。我每天早上九點半和團隊一起開會，開會之前我會花兩三分鐘快速回顧一下我近兩天的行動計劃，這個過程就像我把昨天下班前從大腦裡dump出來的東西又重新載入回了我的大腦，讓我一下子從平靜的生活狀態過渡到忙碌的工作狀態，不至於在早會上大腦一片空白或者斷篇。

我也在培養自己每週對所有任務進行回顧的習慣，剛開始做這個時，花的時間可能會長一點。

我認為GTD不僅可以提高工作效率和產出，還可以平衡工作於生活，因為工作無形中擠佔了過多生活的時間，導致我們對生活的思考也變少了，而GTD至少可以在遇到生活中的問題時引導你快速做出下一步的決定，這個決定會被記錄下來，並且還帶上了一個截止日期，這就像自己做出的承諾已經被記錄在案了，就只剩下去做了。這個下一步計劃會被一遍一遍地回顧，直到被完成。

清空大腦可以讓我有一個不錯的節奏，按照這個節奏，我可以讓工作與生活在一定程度上的達到一種平衡狀態。持續回顧讓我獲得了一種掌控感，讓我越來越自信了。不斷思考下一步的行動是什麼，讓我發生了一些看似微妙、實則影響深遠的改變，可能連現在的自己都沒有意識到這種影響對我有多麼深遠，戰勝拖延症、積極的思想、突破自我設限、讓家人感到可依賴，等等，這些在以前看來都是很難的事情，現在卻被順便解決了。

關於工具的選擇

GTD方法需要依賴一個清單工具，我之前用過滴答清單，好像挺好用的，前幾天體驗了一把ominifocus，功能確實強大，不過太貴了，並且mac和iPhone的客戶端需要單獨付費，我也就放棄了。最終，我選擇了蘋果系統自帶的一個名叫“提醒事項”的應用，使用起來極其簡單，功能又極其強大，iPhone端和mac端可以藉助icloud自動同步。

清單工具需要具備的最基本的功能包括：

1、可以建立清單，來聚合一組事項。

2、任務可以設定提醒時間，並且到時間了以後可以穩定地收到通知。

3、跨平臺，支援同時在手機和電腦端操作，並且資料自動同步。

我認為一個好的GTD工具，具備以下特點：

1、清單可以進一步分組聚合，這樣可以把同類的清單放在一起。

2、任務可以設定多個子任務，子任務也支援備註、提醒等功能。一個大任務可以像專案一樣拆分為多個子任務。

3、可以跨清單檢視任務事項，例如：檢視今日事項，檢視所有已計劃的事項，檢視星標事項，檢視所有事項等。

4、支援建立標籤並通過標籤關聯不同清單中的任務事項，這樣可以多維度組織和管理任務事項。

5、標籤支援像腦圖那樣分解，並且選中上級標籤後，會同時顯示所有下級標籤對應的任務事項，onimifocus做到了這個。舉例例子，你有一個標籤是“朋友”，朋友裡面可以細分出朋友A和朋友B，你可以只看朋友A相關的事項或者只看朋友B相關的事項，你也可以選擇檢視朋友這個標籤下的所有標籤對應的所有事項，就是所有朋友的事項。

工具只是輔助手段，重要的還是要理解GTD的思想並踐行，養成一種習慣。

讓我們一起GTD吧。

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