日常工作中，錄入其實是出現頻率最高、耗時也最長的工作之一。掌握一些快速錄入技巧，絕對能讓你的工作事半功倍。接下來這篇文章，將帶你快速學習幾個 Excel 中的快速錄入小技巧，輕鬆成為職場中最靚的仔。

1. 從 1 輸到 10000 需要多久？

絕大多數表格，都會在左側生成一個序號列。小表格還行，如果是一個非常大的表格，填寫序號也是件極為麻煩的事。其實製作序列號有一個非常簡便的辦法，那就是利用“單元格範圍”+“填充” 一秒鐘搞定。

首先在第一個序號框內輸入“1”（示例表中為 A2 單元格），然後在名稱框內輸入“A2:A10001”（即選擇全部的 10000 行），接下來點選“開始-填充-序列”，將所有引數保持預設，直接回車。這樣，1 到 10000 行的序號便瞬間填好了。

2. 只刪數不刪除公式你用幾秒？

有些表格是單月使用的，如果想下個月再用，就要把裡面的資料全刪掉。不過這樣做不僅費時，也很容易將裡面的公式搞掉。遇到這種情況，又該怎麼辦呢？

首先選中整個資料區（不要選擇標題），然後點選“開始-查詢和選擇-常量”，按下 Del 鍵。這樣 2 秒鐘不到，一張帶有公式的完整空白表便現身眼前了。

3. 多工作表同時錄入

有些表格會內建多個工作表，且這些工作表的內容與佈局也都大體相同。有沒有辦法，可以在多個工作表中同時錄入相同內容呢？

回答：首先選中所有工作表，直接錄入所需的資訊。當輸入完成後，你會發現所輸入的資訊，已經自動同步到每一個表格中了。而它與普通錄入最大的不同，就是第一步“全選工作表”。

4. Ctrl 鍵強制填充序列

使用填充柄拖拽序號時，最後一步需要使用者手工將其修改為“填充序列”。如果不想這麼麻煩，其實還有一個更快捷的方法，即按下 Ctrl 鍵然後再拖拽填充柄。在這種模式下，Excel 將自動生成 1、2、3、4…… 這樣標準步長的序號，省卻了使用者手工選擇這一步。

5.“1”、“2”代替輸入“男”、“女”

批量錄入性別資訊時，無論使用下拉框還是手工錄入，都十分耗時。其實我們可以修改單元格格式，通過輸入“1”顯示“男”，輸入“2”顯示“女”，來快速搞定它。

全選要設定的單元格，按下 Ctrl+1 進入單元格屬性面板。點選“數字→自定義”，將下列程式碼（[=1]"男";[=2]"女"）填寫到右側型別區。經此處理後，只要在性別欄中輸入“1”或“2”，表格就會自動生成對應的“男”和“女”字樣了。

6. 批量輸入單位

有些表格需要在數字後面新增單位，但手工新增不僅耗時，還會影響到後續計算。其實這種情況，同樣也能用單元格格式來解決。

具體方法是：首先選中要處理的區域，Ctrl+1 進入單元格屬性面板，點選“數字→自定義”，在“G/通用格式”後面直接輸入你要填寫的單位（比如“元”）。回車後，所有的數字就會自動新增這個單位了。而且這樣處理過的表格，還不影響正常的公式運算。

7. 快速跳轉到表格最下方

有些表格資料列很長，如果想跳轉到表格的最下方或最上方，還是挺費時間的。其實在 Excel 中，我們可以藉助快捷鍵“Ctrl+↓”或“Ctrl+↑”，快速跳轉到表格的最下方或最上方，對付長表格尤其有效。

8. 多單元格一次性填寫相同內容

如果需要在多個單元格填寫相同內容，傳統方法是一個單元格一個單元格輸入，效率很低。其實這裡有一個更便捷的方法，即按住 Ctrl 鍵，一次性選好所有要填寫的單元格，錄入資訊。按下 Ctrl + 回車確認後，所有被選中的單元格，就會一次性填好上述內容了。

9. 快速生成有規律的序列號

有些序號並非單純的數字，而是需要有一定字元做字首（如物料號），直接使用自動填充肯定不行。這時就可以藉助單元格格式，變相解決它。

首先選中要處理的列，按下 Ctrl+1 進入單元格屬性面板，然後點選“數字→自定義”，將預設格式型別修改為“0”。接下來將固定的前後綴填寫在 0 的對應位置上（字首寫到 0 前方，字尾寫到 0 後方，使用英文引號分隔）。回車後，只要輸入數字，Excel 便會自動幫我們添好前後綴。而且這時“填充”功能也是可用的，再長的序號列也能利用這種技巧快速生成。

10. 快速生成合計值

很多表格都有合計欄，傳統方法是通過公式或者 SUM、SUBTOTAL 函式手工彙總，但如果要合計的列太多，頻繁操作也是很費時間的。其實我們只要先選中要統計的資料區（包含合計欄），然後按下“Alt+=”，Excel 就會自動完成行與列的求和操作。

11. 快速顯示星期值

有些表格會在日期後面增加一個“星期”列，傳統方法是單獨生成一列，然後通過修改單元格格式的方法來解決。其實 Excel 中包含一個隱藏格式，只要在單元格屬性面板的日期格式後面新增“aaaa”字尾，星期值就會直接顯示出來了。

12. 批量給員工加薪怎麼辦？

昨天老闆大發慈悲，給每位員工漲薪 500 塊。可面對上千名員工，作為財務人員的你或許就不那麼高興了。這裡其實涉及的，是一個如何面對所有資料批量運算的問題。最簡單的解決方法是：在旁邊敲入“500”並複製一下，然後選中所有要調薪的單元格，右鍵選擇“選擇性貼上”，最後將設定面板中的“運算”修改為“加”就可以了！

寫在最後

其實類似技巧，在 Excel 中還有很多。有時我們會因為不規範的錄入，給後期的統計和處理帶來很多麻煩。事先多學習一些 Excel 小技巧，能夠讓工作輕鬆而又事半功倍。好了，這就是今天要和大家分享的幾個小招式，你都學會了麼！