項目實施流程概述
SAP為獨立實施的項目提供了面向過程的、清晰的、準確的實施路標。這個路標起到了項目向導的作用,用來確定步驟,明確轉折點,並且通常用來設定整個項目的進度,使得可以使用最優的預算和資源,快速高質量的生成一個新的系統。ASAP路標包括下面幾個階段:項目準備,業務藍圖,實現,最後準備以及上線支持。
1、項目準備階段
項目準備階段主要是建立項目組織,包括項目團隊、角色和職責。這一階段確定系統實施的目標。還要確定項目的基本構造,包括硬件、網絡要素。執行正式安裝的規模和指標,並且初始化SAP系統。
1.1 定義項目目標和範圍
SAP項目的任務和目標須與公司未來3-5年內的任務和目標一致。指導委員會的重要責任就是決定SAP項目的實施範圍。SAP推薦使用“大爆炸”的方式,即公司一次性實施SAP大部分標準的功能和針對公司的特定行業解決方案。
只有通過“大爆炸”的方法才能使公司將SAP系統所獲取的信息作為一項資源來使用,如人力、材料、資金,而不是把SAP當作是記錄和報表系統。一個綜合系統的真正優勢只有在公司的所有實施點和辦公業務都在SAP平臺上運行時才能得到真正的體現。
1.2確定項目組織和資源
建立項目資源計劃,項目資源需求包含以下幾點:
在合適的階段分配和支付財務預算;
獲取並按照計劃來配備相關的系統硬件、軟件、網絡系統;
選出業務骨幹,這些人是他們所在部門的主要成員,並且被任命為功能團隊成員,他們被賦予為系統進行全面調試和對最終用戶進行培訓的任務;
1.3 定義風險控制策略
SAP實施項目是一個標準軟件包的實施,主要風險包括:
合適資源的缺乏;
在實施範圍和系統功能的問題上缺乏清晰性,完備性和明確性;
需求獲取和分析
理解SAP系統所提供的功能
功能上的差距評估和分析
正確配置和定制SAP系統
SAP系統的綜合測試
數據風險,特別是各種主數據的準確性
通過制定有效的風險控制策略來控制上述可能的風險。
1.4準備項目計劃
建立項目工作計劃:項目經理制定項目的主工作計劃,包括各階段的完成時間點以及要提交的主要工作產品。
建立項目組培訓計劃:針對關鍵用戶和最終用戶的系統培訓。
1.5項目啟動
項目一般由一個發起會議來正式啟動,參加這個會議的有管理人員、控制委員會成員、SAP顧問和小組成員。在項目啟動大會上介紹項目的目標、項目組的組織成員及職責以及項目的主要工作計劃。
1.6項目培訓
模塊顧問根據培訓計劃,執行項目組培訓。
1.7開發、測試機系統準備
安裝開發機、測試機系統,並給所有的項目組成員安裝SAP桌面登錄系統。
2、藍圖設計階段
業務藍圖階段主要處理需求的歸檔和最終的確定。小組成員和顧問在不同的業務活動領域內進行訪談,並召開項目討論會,以獲得各業務流程的確定需求。當前業務與未來業務的任何差別都必須進行識別,並要尋找和設計合適的解決方案。這個階段最後輸出企業藍圖文檔,詳細說明設計後的流程,包括公司結構和業務流程的文本和圖形說明文件。一旦確定和驗證了所有這些信息之後,藍圖就可以作為所有後續階段的基礎。
2.1 AS-IS業務流程調研
制定調研計劃,確定調研的時間以及參加的人員,輸出文檔:調研計劃;
設定調研提綱,根據訪談的人員的崗位,設定調研的內容,輸出文檔:調研問卷;
執行業務調研,根據調研計劃,訪談崗位的人員,了解業務現狀以及期望未來可達到的管理目標,輸出文檔:會議紀要;
完成業務調研文檔,根據訪談的內容,整理形成公司AS-IS現狀業務文檔,輸出文檔:現狀業務流程圖,現狀報告,包括如下內容:
現有系統的Landscape
組織架構
現狀業務流程圖
收集的現狀報表、表單
業務主數據現狀等;
2.2 TO-BE業務流程設計
根據現狀業務以及未來管理的期望,組織跨模塊討論,編制TO-BE業務流程報告,然後對未來業務流程進行模塊小組內討論,然後提交指導委員會進行評審;輸出文檔:TO-BE業務藍圖文檔。
未來業務流程文檔包括如下內容:
確定未來系統的組織架構,比如設定公司代碼、成本控制範圍、利潤中心、成本中心、工廠、倉庫、銷售組織、采購組織等組織架構。
編制業務流程文檔,設定未來業務流程如何在部門間的流轉,單據如何控制。
2.3開發需求確認
在討論和編制業務藍圖的過程中,涉及到需要開發的業務需求,則需要確認各模塊的開發需求,輸出文檔:開發計劃。
2.4主數據的收集方案及計劃
討論確認需要收集什麽樣的主數據,以及主數據的收集內容及計劃安排,輸出文檔,主數據收集模版、主數據收集計劃。
2.5業務藍圖的匯報及簽署
業務藍圖編制完成後,在模塊內部進行討論完善,然後組織跨模塊的討論,最後對指導委員會進行業務流程匯報。輸出文檔:TO-BE文檔簽字文件。
3、實現階段
實現的目標就是使用IMG並基於企業藍圖文檔來配置系統,此外還需要定義數據導入策略、導入程序、開發報表。
3.1系統配置
系統配置策略,確定系統的配置傳輸策略,確定開發機、測試機、生產機等。
系統配置,模塊顧問根據業務藍圖的要求,配置系統,並進行測試,輸出文檔:系統配置文檔。
3.2測試
單元測試,系統配置完成後,即可進入單元測試階段,單元測試由關鍵用戶來執行,輸出文檔:單元測試文檔,單元測試問題記錄單;
集成測試,單元測試完成後,進行跨模塊的集成測試,由顧問來規劃集成測試案例場景,集成測試由關鍵用戶來執行,輸出文檔:集成測試文檔,集成測試問題記錄單;
3.3開發
在該階段同時進行開發任務,由開發組leader來根據各顧問提交的開發需求,制定開發計劃,輸出文檔:開發計劃文檔;
各模塊顧問或關鍵用戶根據開發計劃來編制開發需求文檔,輸出文檔:開發需求說明書;
開發顧問開發完成後,通知顧問進行開發功能的測試,輸出文檔:開發測試文檔。
3.4數據收集
在該階段數據組根據主數據收集計劃,同步執行主數據的收集任務,輸出文檔:業務主數據。比較重要的主數據包括:物料主數據、BOM、客戶、供應商、客戶、資產、設備等主數據。
4、最終準備階段
最終準備階段目的是使系統和公司為實施SAP做好準備。這個階段強化了前面階段的所有活動。發現並解決所有異常情況和配置錯誤。關鍵用戶負責編寫未來系統的操作手冊並培訓最終用戶。此外還需要檢查所有程序切換和交互界面,進行容量測試和壓力測試,並測試用戶的接受程度。
4.1最終用戶培訓
培訓最終使用系統的用戶,由關鍵用戶來執行,關鍵用戶針對最終用戶的培訓,需要編制用戶手冊作為培訓教材。輸出文檔:用戶操作手冊,培訓計劃。
根據培訓計劃執行最終用戶培訓,培訓主要包括業務流程講解以及上機操作業務。
4.2權限設計
模塊顧問根據未來業務崗位權限要求,在系統中設置權限,然後在最終用戶培訓過程中可以根據實際崗位來測試權限。輸出文檔:角色權限設計文檔,權限測試結果文檔。
4.3上線策略制定及批準
模塊顧問制定上線策略以及數據導入計劃,包括靜態數據和動態數據的導入。輸出文檔:上線策略、數據導入計劃。
由各業務決策組討論和批準上線策略及數據導入計劃。
4.4生產系統的準備
生產系統的安裝和準備。由系統管理員將SAP配置傳輸到生產機。
4.5靜態數據的檢查和導入
由關鍵用戶對靜態主數據進行最後的檢查和確認,然後執行數據導入,並將系統導入前的數據和導入後從系統下載的數據進行對比,確認無誤後,簽字。輸出文檔:數據檢查表。
5、上線支持階段
5.1上線前盤點
由各業務部門進行上線前盤點工作,並對盤點數據按照要求的格式提供。輸出文檔:盤點業務數據。
5.2盤點數據檢查和導入
由財務部門對盤點的數據進行最後檢查,確認無誤後,由關鍵用戶或顧問執行導入,並將系統導入前的數據和導入後從系統下載的數據進行對比,確認無誤後,簽字。輸出文檔:數據檢查表。
5.3系統切換
靜態數據和動態數據導入系統後,按照項目計劃進行系統的切換,新的業務將在SAP平臺上進行操作和管理。
5.4上線後支持
關鍵用戶和顧問負責指導和解決業務操作過程中出現的問題,每天及時記錄發生的問題,並記錄解決的辦法,每天項目組開會討論出現的問題,並及時指導解決。輸出文檔:上線問題記錄表。
5.5月結支持
上線一個月後,顧問要指導和支持系統的月結,及時解決月結中出現的問題,確保月結順利完成。然後顧問團隊撤出客戶現場,以後改為遠程支持。
項目實施流程概述