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時間管理方法分享 - 時間管理四象限法則

時間管理四象限法則,是由著名管理學家史蒂芬.科維(Stephen R. Covey)提出的一個時間管理理論。
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把要做的事(如工作中的事)按照重要和緊急兩個方面的不同成都進行劃分,可以分為四個象限:重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急

日常工作中往往有機會去很好地計劃和完成一件事,但常常卻又沒有及時地去做,隨著時間的推移就會造成工作質量的下降。時間管理理論的一個重要觀念是把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上,這樣可以做到未雨綢繆,防患於未然。要把經理主要放在重要但不緊急的事務處理上,需要很好地安排時間,一個好的方法是建立預約。建立了預約,自己的時間才不會被別人所佔據,從而有效地開展工作。四象限法則改變了傳統時間管理法以“急”為重方式,高效時間管理的核心應該:“先輕重,後緩急”。
時間管理四象限法則界限

界限

如果把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限,這四個象限的劃分有利於我們對時間進行深刻的認識及有效的管理。

第一象限
這個象限包含的是一些緊急而重要的事情,這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重要性,無法迴避也不能拖延,必須首先處理優先解決。它表現為重大專案的談判,重要的會議工作等。

第二象限
這二象限不同於第一象限,這一象限的事件不具有時間上的緊迫性,但是,它具有重大的影響,對於個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護,都具有重大的意義。

第三象限
第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情,這些事情很緊急但並不重要,因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區,認為緊急的事情都顯得重要,實際上,像無謂的電話、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都並不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急,就會佔據人們的很多寶貴時間。

第四象限
第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事,沒有時間的緊迫性,沒有任何的重要性,這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間,是在浪費生命。發呆、上網、閒聊、遊逛,這是飽食終日無所事事的人的生活方式。
時間管理四象限關係

關係

1.優先解決第一象限
首先要有準確的判斷能力,確定是既緊急又重要的事情,然後優先處理。

2.區分一三象限
第一象限和第三象限難以區分,第三象限對人們的欺騙性是最大的,它很緊急的事實造成了它很重要的假象,耗費了人們大量的時間。依據緊急與否是很難區分這兩個象限的,要區分它們就必須藉助另一標準,看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標和人生規劃來衡量這件事的重要性。如果它重要就屬於第一象限的內容;如果它不重要,就屬於第四象限的內容。

3.投資第二象限
第一象限的事情重要而且緊急,由於時間原因人們往往不能做得很好。第二象限的事情很重要,而且會有充足的時間去準備,有充足的時間去做好。可見,投資第二象限,它的回報才是最大的。

4.走出第四象限
具有假象的第三象限因為它的緊急性往往使人們難以脫身,所以人們經常會跌進第四象限而無法自拔。例如,打麻將的時候三缺一,只要一玩起來就很難脫身,而且要耗費很長的時間才能打出結果。

第一象限的事情必須優先去做,第三象限的事情人們不會去做。第四象限的事情是沒有意義的,但是又很難纏,因此,必須想方設法走出第四象限。
時間管理四象限策略

策略

馬上做:
如果你總是有緊急又重要的事情要做,說明你在時間管理上存在問題,設法減少它。

計劃做:
儘可能地把時間花在重要但不緊急(第二象限)的事情上,這樣才能減少第一象限的工作量。

授權做:
對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權,讓別人去做。

減少做:
不重要也不緊急的事情儘量少做。