曾有一段時間，我的工作效率很低，老是出差錯，導致領導同事的差評，這又讓我很是苦惱，情緒也很差，幾乎快進入惡性迴圈。後經高人點撥，自我反思與總結，經過不斷調整，情況得到好轉，同時也找到了提高工作效率的切實可行的辦法，覺得有必要分享出來，希望對職場中想提高工作效率的朋友有所幫助。

先說下自己的工作歷程。我剛工作的初期，激情滿懷，充滿好奇心，學習動力十足。寫 SQL、儲存過程、shell 程式，datastage 開發，處理跑批錯誤。時間一長，這些操作了然於心，技術的提升已經進入了瓶頸期，隨著會的東西越來越多，做的事情也會越來越多，出了問題，大家也都會說這是xx寫的，找xx就行了，於是非常繁忙。而且有些人很難達到溝通目的，此時內心已經略感疲憊。

比如：當我正專注編於編碼時，或在解決問題時，常發生以下中斷：

• 電話響了：“我 xxx 系統登陸不上了、這兩個報表對不上、幫我加個許可權、幫我重置下密碼…”。
• 有人突然來找我：" xxx 資料沒到"
• 有人突然問題：“這個問題你幫我看下”
• 有個會議，到時你得來參加下
  …

這些事情有些需要及時處理，有些不需要，有些重要，有些可以忽略，有些會議可參加也可不參加，但經過這一系列的中斷，我常常忘記最開始要做的事情，後面可能再也想不起來。腦子裡經常在同時在思考好幾個問題，做著一件事情，同時想著另一件事情，結果出錯的情況就會變多，這樣找我解決問題的人也變多，而且與人溝通也容易出問題，這樣就進入了開始提到的惡性迴圈。

只有到了晚上，夜深人靜，無人打擾，才發現這個時候工作效率特別高，寫程式碼也非常順暢，解決的問題也比較徹底。這也許是大多 IT工程師經常加班的重要原因：白天無法完成的工作，只能堆積到晚上處理。但是人的生理和心理都不是可以長期透支的，時間、注意力，精力是自身最稀缺的資源。必須把有限的資源用在最重要的事情上。晚上加班太多，必然影響第二天白天的狀態，於是進入惡性迴圈。

心理學家斯金納認為，一種行為之所以存在，是因為這種行為不斷得到了強化。因此一定要警惕這種不良的開端，讓它消失在萌芽之中，不能讓它被不斷強化。

解決的方法仍然是提高白天的工作效率，減少晚上加班，休息好，第二天的效率才會更高，這樣才會進入良性迴圈。我總結了下，自己只所以效率低下，無法集中注意力，保持專注，是因為：

• 不能有效地抗外界干擾
• 沒有有效應對中斷事件的方法
• 沒有對任務進行優先順序排序
• 沒有達到溝通目的

後來，仔細回想一下，有些事情我不去處理，別人也能處理得很好；有些急情其實並沒有需求人所描述的那樣急；有些不重要的瑣事，拖一下，也就沒了；有些人，只要及時地彙報並獲取對方的反饋，還是可以達到溝通目的。

以下是我提高效率的方法及工具，供參考。

如何保持專注

（1）列清單

每天的開始，給自己 10 分鐘的獨處。想一想今天有哪些重要的事情要做，最好排個優先順序。有了小目標，做事的過程中自然會專注，不容易被外界環境所幹擾，別人看到你全神貫注，也不會輕易打擾你。這裡需要注意的是，這個清單的內容一定是自己可以完全掌控、能獨立完成的事情，如果需要和別人合作的，做好標註，並專注於自己需要處理的部分，並設定時間限制。

（2）帶節奏

玩過遊戲的人都知道節奏非常重要，明明打得很好，最好塔卻被推了，就是沒掌握節奏導致的。科學證明，我們的大腦是很喜歡節奏的，它控制著我們的身體和器官，有節奏有規律的執行著。每個人有屬於自己的節奏，什麼時間起床，什麼時間睡覺都有一定的規律。在保持專注這塊，要發現自己的節奏，你在多長時間內可以保持專注，休息多長時間後可以重新保持專注，需要自己實踐後才能發現。比如我就很適應番茄鐘的節奏，專注工作 25 分鐘，然後休息 5 分鐘，再專注 25 分鐘，再休息 5 分鐘，迴圈，這樣一天下來，反而不覺得累。這 25 分鐘內，儘可能的保持專注，如果有中斷事件，要先記下要中斷事件，儲存現場，並告訴對方會在什麼時間答覆，然後繼續保持專注，一個番茄鍾結束後，可以處理下較緊急的事情，休息 5 分鐘後繼續番茄鍾。

####（3）工具
這裡有一款幫助你專注的神器【滴答清單】，在各 APP 市場都可以下載。自帶清單和番茄，非常實用。

如何有效應對中斷事件

人的大腦容量是有限的，每一次的中斷都會讓我們的大腦丟失一些原始資訊。想像一下，當你在專心致志地工作時，突然有人跑過來告訴你 30 分鐘後要參加一個臨時會議，這時，你已經無法集中手頭的工作了，因為你已經被突如其來的中斷干擾了，無法進入之前的忘我的狀態。等會議可能只有 15 分鐘，但會議結束後，你會想剛才我幹到哪裡了，你需要 5 分鐘或更長的時間才能進入狀態。

中斷有兩種型別：內部中斷和外部中斷。

內部中斷就是自己的意識觸發的中斷，比如你在回郵件的時候，覺得現在有必要給某人打個電話，或在正在中作中你忽然想起來忘記買票了。遇到這種情況，最簡單的辦法就是記錄，把這個事情記在今日待辦清單中，然後繼續保持專注，避免真的被打斷，專注完一件事件後，休息下，再看下清單，執行下一個任務。

外部中斷就是由他人造成的中斷，比如，有人找你詢問和請你幫忙，並且等你答覆，各種通訊工具上的訊息提醒等。其實很多事情並沒有那麼急，發郵件給你的人，並沒有期待你秒回。這時可以採取告知、協商、計劃、完成承諾 4 個步驟來解決這個問題。第一步是告知，告訴對方我手頭有一件要緊事。第二步是與對方協商，如我週五幫你做，行嗎？或者我過半小時再去找你，行嗎？第三步是計劃，把與對方協商好的事情，寫在今日待辦清單中，並在接下來的時間完成。第四步是遵守承諾，不然別人就會說：“上次等你了半小時，你還是沒來找我”。遇到外部中斷，同樣需要記錄，但是應當與內部中斷做區別，這樣每天結束分析的時候，就會很清楚，有多少中斷是內部中斷，有多少是外部中斷。

給任務安排優先順序

四象限法則非常實用，可以粗略地做為任務做優先順序排序，可為你節省不少時間。確保自己的時間主要花在重要但不緊急的事情上面，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。不然，就會像救火隊員那樣，東奔西跑。

應對策略

馬上做：如果你總是有緊急又重要的事情要做，說明你在時間管理上存在問題，設法減少它。
計劃做：儘可能地把時間花在重要但不緊急（第二象限）的事情上，這樣才能減少第一象限的工作量。
授權做：對於緊急但不重要的事情的處理原則是授權，讓別人去做。
減少做：不重要也不緊急的事情儘量少做。

但是如何判斷哪些事情是重要不緊急、重要緊急，哪些又是不重要不緊急，不重要緊急的事情呢？如果你不能十分斷定，上圖中的小列表可以幫你做參考。

如何有效地溝通

學習計算機網路時，會發現計算機的通訊永遠要得到對方的一個確認資訊，才算完成，而不是說發出資訊就完事了，這個笨辦法，雖然看似降低了通訊效率，但使用計算機之間的通訊非常可靠。但人與人的溝通通常不是這樣的，通常情況下，一個人把話說完，以為就完成了通訊，實際上對方是否真的接收了我們的資訊，或理解那些資訊的含義，又或是否內心真正接收了你的資訊，你都不能確定。為了達到溝通的目的：讓對方接受自己的資訊。吳軍老師提出下 4 點有效溝通的方法：

（1）要獲得對方的反饋，不能以為話說出去了，對方就接收了你傳遞的資訊。
（2）要以對方聽和懂的話來溝通，切忌賣弄自己的知識，把簡單問題複雜話。
（3）溝通要簡潔，切中要害，對不同的人要說不同的話，表達的卻是一個意思。
（4）善辯不等於好的溝通，溝通的目的是讓對方接受自己的想法，而非駁倒對方。

（完）

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