總賬:日記賬匯入流程
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概要 |
歷史記錄 |
詳細資訊 |
摘要 |
參考 |
適用於:
Oracle General Ledger - 版本 11.5 和更高版本本文件所含資訊適用於所有平臺可執行檔案:GLLEZL -日記賬匯入可執行檔案:GLLEZLSRS-通過提交標準請求允許日記賬匯入程式表單:GLXSTCPC.FMB – 併發程式控制表單:GLXJIRUN.FMB – 匯入日記賬表單:GLXJICOR.FMB – 更正日記賬匯入資料表單:GLXJIDEL.FMB – 刪除日記賬資料概要
會計事務處理來源於Oracle應用產品中的財務和生產製造模組中的正常商務活動,也包括其他外部模組中的商務活動。日記賬匯入流程的設計就是為了將這些事務處理登記到總賬模組。
此流程的工作基於存於介面表中的現有資料。介面表名稱:GL_INTERFACE。
每個子分類賬通過一個或多個特定的流程將資訊儲存在此表中。一旦資料儲存於介面表,日記賬匯入程式將載入總賬表中的資料產生未過賬的日記賬批。
歷史記錄
2000.5: 原始pdf文件 Amanda Gonzalez創作 2000.10: 由作者修訂 2011.11.17: Nuno Mascarenhas修訂格式並完成,在R12釋出
詳細資訊
第1章: 日記賬匯入概覽
會計事務處理來源於Oracle應用產品中的財務和生產製造模組中的正常商務活動,也包括其他外部模組中的商務活動。日記賬匯入流程的設計就是為了將這些事務處理登記到總賬模組。此流程的工作基於存於介面表中的現有資料。介面表名稱:GL_INTERFACE。
每個子分類賬通過一個或多個特定的流程將資訊儲存在此表中。一旦資料儲存於介面表,日記賬匯入程式將載入總賬表中的資料產生未過賬的日記賬批。 此流程唯一的例外就是Family Pack G 之前的Oracle資產模組,此模組直接載入總賬表。目前,資產模組也將資訊存到總賬介面表,用於傳送會計資料到總賬。 下表詳細描述了此程式的流程:
序號 活動 條件 前往 1 資訊存入總賬介面表 (子分類賬, 外部系統, ADI 等。) 2 2 根據來源和組織標識(Group ID)匯入日記賬 3 3 日記賬匯入終結是否報錯? (檢查針對錯誤或警告的執行報表) 是 11 否 4 4 來源是否為標準子分類賬? 是 5 否 9 5 在來源中修訂錯誤,針對標準子分類賬,您需要支援幫助。 6 6 是否為R12 環境? (如果是,則無需刪除,系統已回滾至XLA表) 是 8 否 7 7 刪除錯誤的批,準備再次匯入。 8 8 請從來源再次傳送更正後的批。 1 9 錯誤很多? 是 7 否 10 10 使用更正日記賬表單在介面表修改錯誤。 2 11 批資訊已正確產生,準備過賬。 結束
GL_INTERFACE
此表用於通過日記匯入程式來匯入日記賬分錄批資訊。您可以在此表中插入行,使用“執行日記賬匯入”表單來生成日記賬批。目前,日記賬匯入程式支援匯入不同名稱的表,但這些表的結構必須相同。
您必須為所有非空列提供值。非空列(不同版本間存在差異)
- STATUS
- ACCOUNTING_DATE
- CURRENCY_CODE
- DATE_CREATED
- CREATED_BY
- ACTUAL_FLAG
- USER_JE_CATEGORY_NAME
- USER_JE_SOURCE_NAME
GL_INTERFACE_CONTROL
此表用於控制日記賬匯入程式的執行。當您在匯入日記賬表單中開始執行日記賬匯入時,系統將為您指定的表中的每個來源和group_id插入一行。當日記賬匯入程式完成,這些行將被刪除。如果您從外部執行日記賬匯入程式,您必須先行在表GL_INTERFACE_CONTROL中插入一行。
日記賬匯入程式就是通過本表來確定要匯入的介面表名稱(INTERFACE_TABLE_NAME) 流程的執行情況將顯示在狀態列位中,狀態包含以下欄位:- P – 暫掛; 日記賬匯入程式未被啟動;
- S – 選定; 由來源和Group id確定的資料組,已被流程選中;
- I – 程序中; 由來源和Group id確定的資料組已被選中並且處於處理程序中
非空列:
- JE_SOURCE_NAME
- STATUS
GL_INTERFACE_HISTORY
此表中儲存的行資訊是通過匯入程式從GL_INTERFACE表中成功匯入的行。在啟用存檔日記賬匯入資料選項後,總賬模組應用每次會在您成功執行日記賬匯入請求後新增這些行到此表中。此選項在併發程式控制表單中定義。此選項會增加執行時間, 但是可以用於稽核的目的。
您只能將此資訊用作歷史參考。總賬模組不會使用此表中的資料GL_IMPORT_REFERENCES
根據日記賬來源配置,日記賬匯入程式將資訊存入此表。您可以通過在日記賬來源表單中將“匯入日記賬參考”設定為“是”來確認您需要維護來源的事務處理指定日記賬分錄來源。當其事務處理來源的“匯入日記賬參考”設定為“是”的日記賬匯入程式開始執行時,日記賬分錄行與來源中的原始檔的匹配資訊將儲存到本表中。此功能名稱為賬戶追溯。
以下欄位用於關聯子分類賬資訊- gl_sl_link_id
- gl_sl_link_table
在R12標準子分類賬中,這裡一般指XLA表(值為“XLAJEL”),然而在11i中,指的是子分類賬相關的表。
儲存在此表中的資料會根據系統版本和事務處理的型別不同而變化。子分類賬使用參考欄位的方式是不同的。 下表中列示某些常見子分類賬的欄位所取值的作用:Transactions | Reference | 1Reference | 2Reference | 3Reference | 4Reference | 5Reference | 6Reference | 7Reference | 8Reference | 9Reference | 10
RELEASE 11i | ||||||||||
Payables/Payments | Vendor name | Invoice id | Check id | External check number | Paid invoice number | 'AP Payments' | SOB id | Invoice distribution line number | Invoice payment id | Cash, Discount, Liability, Exchange Gain, | Exchange Loss, Future Pay
Payables/Invoices | Vendor name | Invoice id | Distribution line number | Invoice number | 'AP Invoices' | SOB id | Expense, Liability | |||
Receivables/Transactions | posting control id | customer trx id | cust trx line gl dist id | trx number | cust account number | CUSTOMER | bill to customer id | CM, DM, CB, INV | type||account class | RA_CUST_TRX_LINE_GL_DIST |
Receivables/Receipts | posting control id | cash receipt id ||cash receipt history id | line id | receipt number | pay from customer | TRADE | TRADE_'source_type' | AR_CASH_RECEIPT_HISTORY | ||
Receivables/Applications (cash) | posting control id | cash receipt id ||receivable application id | line id | receipt number | trx number, null | cust trx type | pay from customer | TRADE, CCUR | application type||source type | AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS |
Receivables/Applications (CM) | posting control id | receivable application id | line id | trx number | trx number, null | cust trx type | bill to customer id | CMAPP | application type||source type | AR_RECEIVABLE_APPLICATIONS |
Receivables/Adjustments | posting control id | adjustment id | line id | trx number | adjustment number | cust trx type | bill to customer id | ADJ | ADJ_source type | AR_ADJUSTMENTS |
Receivables/Miscel.Rec. | posting control id | cash receipt id | line id | receipt number | cash receipt history id | pay from customer | MISC | MISC_source type | AR_CASH_RECEIPT_HISTORY | |
Receivables/Bills Receivable | posting control id | transaction history id | line id | trx number | customer trx id | cust trx type | drawee id | cust trx type | BR_source type | AR_TRANSACTION_HISTORY |
Purchasing | PO, REQ | doc header id | doc distribution id | doc number | ||||||
Inventory | mta.gl batch id | mta.organization code | ||||||||
Consolidations (TRX) | consolidation id | consolidation run id | source hournal header id | source journal line num | source ccid | 'Transaction' | subsidiary SOB | source batch id | ||
Consolidations (BAL) | consolidation id | consolidation run id | source ccid | currency type | budget version id | 'Balances' | subsidiary SOB | period | amount type | actual amount |
Intercompany | transaction number | transaction id | offset line number | CLEARING, OFFSET | SENDER, RECEIVER | |||||
RELEASE 12 | ||||||||||
(all subledgers) | entity_id | accounting_event_id | ae_header_id | ae_line_num | DR amount | CR amount |
第3章: 傳送和匯入流程
A. 向介面表匯入事務處理
在Oracle應用產品中,像AP, AR, PO, INV 和 WIP這幾個模組,均有能夠從儲存商務活動的資料庫結構中提取資訊的併發程式,並將這些資訊插入在GL_INTERFACE表中。
11i中各模組的部分傳送併發程式見下表:模組 | 程式 | 可執行檔案 |
AP | 將應付賬款傳送至總賬 | APPPST |
FA | 建立日記賬分錄 | FAPOST |
AR | 總賬傳送程式 | ARGLTP |
AX | AX傳送至總賬 | AXXPSTGL |
PA | 介面費用成本傳送至總賬 | PADTBC |
PRC:介面人工成本傳送至總賬 | PAGGLT | |
PRC: 介面使用成本傳送至總賬 | PASGLT | |
PRC:介面收入成本傳送至總賬 | PATTGL | |
INV | 將事務處理傳送至總賬 | INCTGL |
建立會計科目並傳送日記賬分錄到總賬程式。 如果資訊來自外部模組,GL_INTERFACE表必須通過SQL*Loader, Pro*C, PL/SQL 程式或Applications Desktop Integrator (ADI 或 Web ADI))等工具來匯入。 以下是介面表中幾個重要欄位的描述:
在R12中,為子分類賬建立會計科目時,資訊同時存入常見的XLA表(子分類賬會計)中。當會計資訊為最終時,傳送日記賬分錄到總賬流程將資訊存入GL介面並自動提請日記賬匯入請求,也支援提請自動過賬請求。 更多詳細資訊請見:賬戶組合 (Account Combination)
賬戶組合可以以下兩種途徑儲存:
- 為欄位CODE_COMBINATION_ID輸入值
- 為在用的會計彈性域的每個段輸入值。根據結構的定義,這些值包括:段1, 段2,..., 段n
如果賬戶組合以兩種方式儲存,則日記賬匯入程式會獲取段列的值。
組織標識(Group ID)
傳送程式利用此欄位將事務處理分組。當資訊來自Oracle應用產品的子分類賬時,值會自動分配到此段並按序列GL_INTERFACE_CONTROL_S定義。日記賬匯入程式會根據來源和隨機的組織標識來選擇記錄。
日記賬型別(Journal Type)
預算,保留款或實際日記賬都可以被輸入表GL_INTERFACE。生成的日記賬型別儲存在欄位ACTUAL_FLAG,可能出現的值如下:
- A : 實際
- E : 保留款
- B : 預算
外幣兌換(Currency Conversion)
非本位幣輸入的日記賬可以用以下兩種方式儲存:
- 在段ENTERED_CR或ENTERED_DR中,輸入金額;在段USER_CURRENCY_CONVERSION_TYPE 和 CURRENCY_CONVERSION_DATE中分別輸入折換型別和折換日期。如果您輸入的是使用者匯率,則您必須在CURRENCY_CONVERSION_RATE一列中輸入一個折換率。對於其他的折換型別,您必須在CURRENCY_CONVERSION_DATE一列中輸入折換日期。在此情況下,日記賬匯入程式會自動折算出本位幣的金額。
- 填寫段ENTERED_CR 或 ENTERED_DR, 以及ACCOUNTED_CR 或 ACCOUNTED_DR 時,無需指定折換型別和日期。賬戶金額必須為折算後的借方或貸方金額。
日記賬來源(Journal Source)
此值被儲存在段USER_JE_SOURCE_NAME中,同時與日記賬來源的名稱相對應。例如:應收賬款,應付賬款,庫存等。
參考欄位(Reference Fields)
參考欄位是可選的,但如果被定義則按以下方法解釋:
REFERENCE1 | 批名。結構: <參考1><來源><請求 ID><餘額型別 ><組織標識> |
REFERENCE2 | 批描述; 如果未被定義,則顯示: 日記賬匯入 <來源><請求ID> |
REFERENCE4 | 日記賬分錄名稱; 格式: <類別><幣種><折換型別 ><折換率><折換日期 ><保留款型別 ID><預算版本>. 部分資訊根據日記賬型別顯示。 |
REFERENCE5 | 日記賬分錄描述; 如果未被定義, 按以下格式顯示:日記賬匯入-請求ID |
REFERENCE6 | 參考或憑證號;如果未被定義,則在日記賬匯入生成時自動產生 |
REFERENCE7 | 沖銷日記賬標識 |
REFERENCE8 | 沖銷日記賬期間 |
REFERENCE10 | 日記賬行描述 |
REFERENCE21...30 | 這些段的值和意義根據日記賬來源和系統版本而不同。儲存的資訊根據源文件識別和匹配日記賬。這些欄位的值在表GL_JE_LINES和表GL_IMPORT_REFERENCES中通過REFERENCE _10對映到REFERENCE _1。 |
B. 日記賬匯入
日記賬匯入是一個複雜的工具,執行時需要同時在上千條記錄上執行一系列的驗證。日記賬匯入程式從子分類賬載入資料到GL _INTERFACE表中,然後到GL _JE_BATCHES, GL _JE_HEADERS 和 GL _JE_LINES 表中。
定義併發程式控制
併發程式控制表單可用於提高日記賬匯入,成批分配/成批預算,和開啟期間等程式的執行效率。日記賬匯入程式的效率可以通過增加儲存在記憶體中的日記賬行數量來實現。
在R12之前,此處的設定在特定的表單中完成:
表單名稱: GLXSTCPC
職責: 總賬超級使用者 路徑: 設定 > 系統 > 控制 在R12 中的設定,採用以下配置檔案選項:- GL: 記憶體中的賬戶數
- GL: 存檔日記賬匯入資料
- GL: 一次處理的資料數
- GL 日記賬匯入:按會計結算日期建立單獨的日記賬
提交日記賬匯入執行請求
一旦資料儲存在GL _INTERFACE表中,您可以從匯入日記賬表單處手動提交匯入請求
表單名稱: GLXJIRUN 職責: 總賬超級使用者 路徑: 日記賬 > 匯入 > 執行 目前,也可以在提交併發請求表單中提交日記賬匯入請求 來源:請選擇您希望日記賬匯入程式生成的日記賬分錄來源,比如應收賬款,應付賬款等。 請注意,在R12環境中,日記賬匯入期間,事務處理資訊只在介面表暫存(資料真正儲存在XLA表中),因此不可以為子分類賬來源使用子分類賬會計提交日記賬匯入請求。日記賬匯入程式是通過傳送會計資訊程式自動啟動的。 組織標識: 如果GL_INTERFACE表中的GROUP_ID欄位存有值,或者由使用者填寫,或者由子分類賬建立事務處理時產生,則匯入此類事務處理到總賬時,使用者務必在匯入日記賬請求的表單處指定組織標識。 在匯入日記賬請求的表單處,針對組織標識欄位有很多值供您選擇,使用者可以選擇一個有效的值(存在於介面表中)來填寫。總賬會根據您指定的日記賬來源和組織標識組合匯入相應的資料。 如果您沒有指定組織標識,則總賬會從組織標識為空的特定的日記賬分錄來源匯入資料。 在這種情況下匯入日記賬時,介面表中擁有空組織標識的不同的批可能會被合併。所以為了避免這種情況的發生,我們建議您始終指定組織標識。 您可以通過執行選項來選擇是否匯入說明性彈性域。日記賬匯入併發程式: GLLEZL
併發程式最終生成的是一個請求日誌檔案和一個執行報告。請求日誌檔案中顯示的內容有助於您解決程式執行時出現的相應問題,比如:
- 賬套或賬簿ID和名稱
- 會計科目表(COA)ID
- 會計科目彈性域的段號以及段描述
- 本位幣
- 暫記賬戶是否被啟用
日記賬匯入執行報告彙總了所有的匯入結果並列示出出錯的行資訊。
報告中同時列出所有可能出現的錯誤程式碼描述(並不意味著這些錯誤發生)。C. 日記賬匯入更正
如果日記賬匯入程式執行結果報錯,則指定來源和組織標識的記錄不會匯入。所有的行會存留在GL_INTERFACE表中。
在R12系統中,來自子分類賬會計的行會回滾到XLA表中,並同時從介面表清除,所以在子分類賬層就必須對這些行加以更正,保證無誤後再傳送,以避免在總賬和子分類賬對賬時發生錯誤。
您可以使用“更正日記賬匯入資料”來更正這些錯誤。
- 第一個介面提供給您多種選項幫助您找到特定錯誤的日記賬。
表單名稱: GLXJICOR
職責: 總賬超級使用者 路徑: 日記賬 > 匯入 > 更正 查詢您在日記賬匯入執行報告中發現的錯誤並更正相關資料。您只能查詢狀態是錯誤或更正的日記賬匯入行。- 此介面顯示報錯的實際日記賬及其錯誤資訊
表單名稱: GLXJICOR
一旦被更正,您可以單擊匯入日記賬按鈕重新執行日記賬匯入。 螢幕上顯示的是有關日記賬的不同型別的資訊,您可以在以下內容中選擇:- 批/日記賬
- 賬戶
- 日記賬行
- 說明性彈性域
- 參考
D. 日記賬匯入刪除
只有在資料可以重新匯入到GL_INTERFACE表中的情況下才可以使用此程式,比如資料是從電子表格或外部系統匯入。同日記賬更正,只有狀態是錯誤的批才可以刪除。
在R12環境中,子分類賬批不能刪除,因為行資訊會回滾到XLA表中,介面表不存有資料。目前,刪除日記賬程式按併發程式提請:
請求: 程式 – 刪除日記賬匯入資料
較舊的版本使用表單刪除批資訊。
表單名稱: GLXJIDEL
職責: 總賬超級使用者 路徑: 日記賬 > 匯入 > 刪除 選擇來源,請求ID,組織標識。警告!!! 一旦刪除,資料將無法恢復。
如果資料來自電子表格或其他系統(非子分類賬) 可以重新發送。 執行此操作請務必慎重!第4章: 日記賬匯入錯誤程式碼
以下是日記賬匯入程式驗證報錯樣例(日記賬匯入執行報告)。新增錯誤程式碼會隨時更新。
期間錯誤程式碼
- EP01此日期不在任何開啟的或將來可輸入的期間內。
- EP02此賬簿不存在開啟的或將來可輸入的期間。
- EP03此日期不在開啟保留年度的任何期間內。
- EP04此日期不是一個業務日。
- EP05在此會計期中不存在業務日。
不平衡日記賬錯誤程式碼
- WU01 警告: 此日記賬分錄不平衡。之所以被接受是因為在此分類賬中允許暫記過賬。
- EU02 此日記賬分錄不平衡,並且在此分類賬中不允許暫記過賬。
- EU03此保留款日記賬分錄不平衡,並且未定義“保留款準備金”賬戶。
彈性域錯誤程式碼
- EF01此會計日期的會計科目彈性域不活動。
- EF02此會計科目彈性域不允許明細過賬。
- EF03不可用的會計科目彈性域。
- EF04這是無效的會計科目彈性域。檢查您的交叉驗證規則和段值。
- EF05不存在具有此程式碼組合標識的會計科目彈性域。
- EF06此替代賬戶無效。
- WF01已使用替代賬戶代替原始賬戶。
- WF02已使用暫記賬戶代替原始賬戶。
外幣錯誤程式碼
- EC01 使用使用者折換率型別時必須輸入一個折換率。
- EC02 未提供折換日期。
- EC03 在輸入外幣日記賬分錄行時,必須提供折換率型別或入賬金額。
- EC04 此折換日期不存在折換率。
- EC05 此折換型別不存在折換率。
- EC06 此幣種不存在折換率。
- EC08幣種程式碼無效。
- EC09未啟用任何幣種。
- EC10 不能建立外幣保留款日記賬。
- EC11折換率型別無效。
- EC12在分類賬或 STAT 幣種日記賬行中,輸入金額必須等於入賬金額。
- EC13輸入金額乘以折換率必須與入賬金額相等。
- ECW1警告:由於未指定折換率型別,因此無法驗證折換額。
預算錯誤程式碼
- EB01必須為預算行提供預算版本。
- EB02不能為凍結預算建立日記賬。
- EB03預算年度未開啟。
- EB04該分類賬不存在此預算。
- EB05預算日記賬的 encumbrance_type_id 列必須為 NULL。
- EB06必須為預算日記賬提供期間名稱。
- EB07 此期間名稱無效,請檢查日曆以便查詢有效的期間。
- EB08不能為預算建立平均日記賬。
保留款錯誤程式碼
- EE01必須為保留款行提供保留款型別。
- EE02保留款型別無效或被禁用。
- EE03不能建立 STAT 幣種的保留款日記賬。
- EE04保留款行的 BUDGET_VERSION_ID 列必須為 NULL。
-
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