在討論檔案時常用的4個術語。

• field(域)
  基本資料單元. 一個域包含一個值, 可以通過它的長度和資料型別(ASCII字串, 二進位制數等)來描述. 長度既可以是固定的,也可以是可變的, 取決於檔案的設計. 長度可變的域, 通常包含兩個或三個子域:要儲存的實際值、域名，某些情況下還包含域的長度。長度不可變的域，域之間的劃分符號暗示了域的長度。

• record（記錄）
  是一組相關域的集合，可以看著應用程式的一個單元。記錄也可以使固定或可變長度，取決於設計。如果一個記錄的某些域長度可變，或記錄中域的數目可變，則該記錄可變。對於域數目可變的情況，每個域通常有一個域名。對於長度可變的記錄通常包括一個長度域。

• file（檔案）
  是一組相似記錄的集合，可以通過名字訪問。檔案有一個唯一的檔名，可被建立或刪除。訪問控制通常在檔案級實施（使用者或程式被允許或拒絕訪問整個檔案）。在一些更復制的系統，這類控制也可以在記錄級或域級。有些檔案系統中，檔案按域而不是記錄來組織，這種情況下，檔案是一組域的集合。

• database（資料庫）
  是一組相關的資料的集合，本質特徵是資料元素間存在明確的關係，並且可供不同應用程式使用。資料庫自身是由一種或多種型別的檔案組成。通常資料管理系統是獨立於作業系統的。

典型的檔案操作:

• Retrieve_All: 檢索一個檔案的全部記錄。由於這個操作順序的訪問所有記錄，它通常等同於術語順序處理（sequential processing）。
  Retrieve_One: 僅僅檢索一個記錄。互動式的，面向事務的應用程式需要這個操作。
• Retrieve_Next: 檢索邏輯順序的下一個記錄。
• Retrieve_Prexious: 類似Retrieve_Next。
• Insert_One: 在檔案中插入一個新記錄。為保持順序，新記錄必須插入到檔案適當的位置。
• Delete_One: 刪除一個已存在的記錄。為保持順序，可能需要更新某些連結或別的資料結構。
• Update_One: 檢索一個記錄，更新該記錄的一個或多個域，並把這個更改後的記錄寫或檔案。同樣需要保持檔案順序，如果記錄長度的長度發生變化，更新操作通常更復雜。
• Retrieve_Few: 檢索一部分記錄。例如，應用程式或使用者可能希望檢索滿足特定規則的所有記錄。