1MIS2專題１：專案管理工具project 2003 第一章：相關基本概念 專案和專案管理的定義 專案（Project）就是為了完成一個具體的目的而設計的一系列行動步驟。 專案管理（Project Management）是指為了完成一個特定的目標，應用一定的規範或規章制度對專案的資源進行全面的規劃，組織，協調，控制並使之系統化的過程。3 在專案管理中，經常會接觸到許多專用術語，為了使用 在專案管理中，經常會接觸到許多專用術語，為了使使用者更容易地理解專案管理的相關知識，下面對一些最基 戶更容易地理解專案管理的相關知識，下面對一些最基本的術語進行解釋。 本的術語進行解釋。 任務 任務 ：：是指具有開始日期和完成日期的具體工作，它 是指具有開始日期和完成日期的具體工作，它是日程的組成單元。 是日程的組成單元。 週期性任務 週期性任務 ：是指在專案過程中重複發生的任務，如 是指在專案過程中重複發生的任務，如每週的總結性會議就可以定義為週期性任務。 每週的總結性會議就可以定義為週期性任務。 資源 資源 ：是指完成任務所需的人員、裝置和原材料等。 是指完成任務所需的人員、裝置和原材料等。 成本 成本 ：是指任務、資源、任務分配或整個專案的總計 是指任務、資源、任務分配或整個專案的總計劃成本，有時也稱作當前成本或當前預算。 劃成本，有時也稱作當前成本或當前預算。 工期 工期 ：是完成某項任務所需活動工作時間的總長度， 是完成某項任務所需活動工作時間的總長度，通常是從任務開始日期到完成日期的工作時間量。 通常是從任務開始日期到完成日期的工作時間量。 里程碑 里程碑 ：是一個工期為零，用於標識日程的重要事項。 是一個工期為零，用於標識日程的重要事項。4Project 2003 Project 2003 專案範圍管理利用Project 2003的專案分解功能，使用者可方便的對專案進行分解，並可以在任何層次上進行資訊的彙總。 專案進度管理Project 2003提供了多種進度計劃管理的方法，如甘特圖、日曆圖、網路圖等，利用這些方法，可以方便地在分解的工作任務之間建立相關性，使用關鍵路徑法計算任務和專案的開始，完成時間，自動生成關鍵路徑，從而對專案進行更有效的管理。5 專案資源管理在資源費用管理中，Project 2003採用了自下而上的估算技術。在人力資源管理中，Project 2003提供了“資源平衡”，“責任矩陣”，“資源需求直方圖”等技術，力求對資源進行更合理的分配。 資訊溝通管理Project 2003使用豐富的檢視、報表，為專案中不同類別的人員提供了所需的資訊。專案管理者還可以利用電子郵件和Project Central直接分配任務，更新任務資訊，跟蹤控制任務完成情況。6 專案綜合管理Project 2003包含了專案管理中多方面重要的技術和方法，可以對整個專案的計劃、進度、資源進行綜合管理和協調，改善專案管理的過程，提高管理水平，最終實現專案的目標。7Project 2003 Project 2003 Project 2003 Project 2003包括 包括33大部分： 大部分：Microsoft Project Microsoft Project Professional 2003 Professional 2003、、Microsoft Project Server Microsoft Project Server 2003 2003和和Microsoft Office Project Web Access Microsoft Office Project Web Access 2003 2003。。 Microsoft Project Professional 2003 Microsoft Project Professional 2003 ：：是一 是一個客戶端程式。 個客戶端程式。 Microsoft Project Server 2003 Microsoft Project Server 2003 ：：是一個服 是一個伺服器程式 務器程式 Microsoft Office Project Web Access 2003 Microsoft Office Project Web Access 2003 ：：是一個基於瀏覽器的客戶端程式。 是一個基於瀏覽器的客戶端程式。8Project 2003 Project 2003的工作介面 的工作介面 選單欄 工具欄 工作區 任務窗格 狀態列 標題欄 檢視欄 資料編輯欄 9 在在Project 2003 Project 2003中，將常用命令以工具按 中，將常用命令以工具按鈕的形式表示出來。通過工具按鈕的操 鈕的形式表示出來。通過工具按鈕的操作，可以快速執行使用頻率最高的選單 作，可以快速執行使用頻率最高的選單命令，從而提高工作效率。 命令，從而提高工作效率。 顯示或隱藏工具欄 顯示或隱藏工具欄 新增或刪除工具欄按鈕 新增或刪除工具欄按鈕 自定義工具欄 自定義工具欄10 在專案檔案要編輯某些資料資訊時，可 在專案檔案要編輯某些資料資訊時，可以使用資料編輯欄。它與 以使用資料編輯欄。它與Excel Excel中的錄入 中的錄入視窗很相似。在資料編輯欄中有兩個按 視窗很相似。在資料編輯欄中有兩個按鈕，其作用分別如下。 鈕，其作用分別如下。 ““確認 確認””按鈕：單擊該按鈕將會確認 按鈕：單擊該按鈕將會確認當前編輯的資料。 當前編輯的資料。 ““取消 取消””按鈕：單擊該按鈕將會撤消 按鈕：單擊該按鈕將會撤消當前編輯的資料。 當前編輯的資料。11 任務窗格 任務窗格位於工作介面左側的分欄視窗 位於工作介面左側的分欄視窗中，它會根據操作要求自動彈出，使用 中，它會根據操作要求自動彈出，使使用者及時獲得所需的工具，從而有效地控 戶及時獲得所需的工具，從而有效地控制制Project Project的工作方式。 的工作方式。 專案嚮導的隱藏和顯示12檢視欄 檢視欄 單個檢視難以顯示出全部的資訊， 單個檢視難以顯示出全部的資訊，Project 2003 Project 2003提供了多種檢視來全面地展 提供了多種檢視來全面地展現專案資訊，在檢視欄中共有 現專案資訊，在檢視欄中共有99個檢視圖 個檢視圖示。單擊相應的按鈕，就可以在各個視 標。單擊相應的按鈕，就可以在各個檢視之間進行快速切換。 圖之間進行快速切換。1322 Project 2003 Project 2003 建立和管理專案文件 建立和管理專案文件 選擇資料域 選擇資料域 Project 2003 Project 2003的檢視方式 的檢視方式14 新建空白專案文件 新建空白專案文件 新建基於模板的專案文件 新建基於模板的專案文件 新建基於現有專案的專案文件 新建基於現有專案的專案文件 定義專案 定義專案 定義常規工作時間 定義常規工作時間15選擇資料域 選擇一個單元格如果要選擇一個單元格，通常是將滑鼠指標指向所選單元格並單擊滑鼠，此時單元格被一黑框包圍，表示它已被選中。 選擇連續單元格首先選擇區域的第一個單元格，然後按下【Shift】鍵並選擇資料區域的最後一個單元格，這樣就選擇了一個連續的單元格區域。16 選擇非連續單元格在選擇一個單元格後、選擇下一個單元格區域之前按住【Ctrl】鍵，同時移動滑鼠選擇下一個單元格即可。 選擇整行和整列將滑鼠移動到任務標識號上單擊，或者拖動滑鼠從行首到行尾，選擇整行。將滑鼠移到列標題上單擊，或者拖動滑鼠從列首到列尾，選擇整列。17選擇圖表中的內容在圖表中進行操作時，滑鼠指標所指向的部位就是要進行操作的部位： 當滑鼠指標指在任務資訊的條形圖上時，將只針對該任務進行與當前類別有關的操作。 當滑鼠指標指向任務連結線條時，可進行與此連結相關的操作，此時會用一個黃色方框顯示該連結的相關資訊。 如果將滑鼠移到甘特條形圖的空白區域上雙擊滑鼠左鍵（或者選擇【格式】→【條形圖樣式】命令），會彈出可以修改所有任務的“條形圖樣式”對話方塊。18Project 2003 Project 2003 “ “甘特圖 甘特圖””檢視 檢視 “ “跟蹤甘特圖 跟蹤甘特圖””檢視 檢視 ““任務分配狀況 任務分配狀況””檢視 檢視 ““日曆 日曆””檢視 檢視 ““網路圖 網路圖””檢視 檢視 ““資源工作表 資源工作表””檢視 檢視 ““資源使用狀況 資源使用狀況””檢視 檢視 ““資源圖表 資源圖表””檢視 檢視19““甘特圖 甘特圖””檢視 檢視 “ “甘特圖 甘特圖””檢視是 檢視是Project 2003 Project 2003的預設檢視， 的預設檢視，用於顯示專案的資訊。 用於顯示專案的資訊。檢視的左側 檢視的左側用工作表顯 用工作表顯示任務的詳細資料，例如任務的工期，任務的 示任務的詳細資料，例如任務的工期，任務的開始時間和結束時間，以及分配任務的資源等。 開始時間和結束時間，以及分配任務的資源等。檢視的右側用條形圖顯示任務的資訊 檢視的右側用條形圖顯示任務的資訊，每一個 ，每一個條形圖代表一項任務，通過條形圖可以清楚地 條形圖代表一項任務，通過條形圖可以清楚地表示出任務的開始和結束時間，各條形圖之間 表示出任務的開始和結束時間，各條形圖之間的位置則表明任務是一個接一個進行的，還是 的位置則表明任務是一個接一個進行的，還是相互重疊的。如圖 相互重疊的。如圖22--10 10所示就是一個典型的 所示就是一個典型的““甘特圖 甘特圖””檢視。 檢視。20““ 對於每項任務， 對於每項任務，““跟蹤甘特圖 跟蹤甘特圖””檢視顯 檢視顯示兩種任務條形圖， 示兩種任務條形圖，一個條形圖形在另 一個條形圖形在另一個條形圖形的上方。下方的條形圖顯 一個條形圖形的上方。下方的條形圖顯示任務的比較基準，另一個條形圖形顯 示任務的比較基準，另一個條形圖形顯示任務的當前計劃。 示任務的當前計劃。當計劃發生變化時， 當計劃發生變化時，就可以通過比較基準任務與實際任務來 就可以通過比較基準任務與實際任務來分析專案偏移原始估計的程度 分析專案偏移原始估計的程度..21““ “ “任務分配狀況 任務分配狀況””檢視給出了 檢視給出了每項任務 每項任務所分配的資源以及每項資源在各個時間 所分配的資源以及每項資源在各個時間段內 段內((每天、每週、每月或其他時間間隔 每天、每週、每月或其他時間間隔))所需要的工時、成本等資訊， 所需要的工時、成本等資訊，從而可以 從而可以更合理地調整資源在任務上的分配。 更合理地調整資源在任務上的分配。22“““ “日曆 日曆””檢視是以 檢視是以月為時間刻度單位 月為時間刻度單位來安 來安日曆格式顯示專案資訊。 日曆格式顯示專案資訊。任務條形圖將 任務條形圖將跨越任務日程排定的天或星期。 跨越任務日程排定的天或星期。使用這 使用這種檢視格式，可以 種檢視格式，可以快速地檢視在特定的 快速地檢視在特定的時間內排定了哪些任務。 時間內排定了哪些任務。如圖 如圖22--13 13所示 所示就是一個典型的 就是一個典型的““日曆 日曆””檢視。 檢視。23““ “ “網路圖 網路圖””檢視以流程圖的方式來顯示 檢視以流程圖的方式來顯示任務及其相關性。 任務及其相關性。一個框代表一個任務 一個框代表一個任務，，框與框之間的連線代表任務間的相關性 框與框之間的連線代表任務間的相關性。。預設情況下， 預設情況下，進行中的任務顯示為一條 進行中的任務顯示為一條斜線，已完成的任務框中顯示為兩條交 斜線，已完成的任務框中顯示為兩條交叉斜線。 叉斜線。24““ “ “資源工作表 資源工作表””檢視以電子表格的形式 檢視以電子表格的形式顯示 顯示每種資源的相關資訊 每種資源的相關資訊，比如支付工 ，比如支付工資率、分配工作小時數、比較基準和實 資率、分配工作小時數、比較基準和實際成本等。 際成本等。25““ “ “資源使用狀況 資源使用狀況””檢視用於顯示專案資 檢視用於顯示專案資源的使用狀況， 源的使用狀況，分配給這些資源的任務 分配給這些資源的任務組合在資源的下方。 組合在資源的下方。26““ “ “資源圖表 資源圖表””檢視以圖表方式按時間顯 檢視以圖表方式按時間顯示分配、工時或資源成本的有關資訊。 示分配、工時或資源成本的有關資訊。每次可以審閱一個資源的有關資訊，或 每次可以審閱一個資源的有關資訊，或選定資源的有關資訊，也可以同時審閱 選定資源的有關資訊，也可以同時審閱單個資源和選定資源的有關資訊。如果 單個資源和選定資源的有關資訊。如果同時顯示會出現兩幅圖表：一幅顯示單 同時顯示會出現兩幅圖表：一幅顯示單個資源，一幅顯示選定資源，以便對二 個資源，一幅顯示選定資源，以便對二者進行比較。 者進行比較。2733 專案計劃 專案計劃是為完成專案目標而進行的系 是為完成專案目標而進行的系統任務安排。在建立專案的具體任務時， 統任務安排。在建立專案的具體任務時，如何合理安排專案中的每一項子任務是 如何合理安排專案中的每一項子任務是非常重要的。 非常重要的。本章將重點介紹制定專案 本章將重點介紹制定專案計劃並生成基本的任務列表，以及管理 計劃並生成基本的任務列表，以及管理專案任務等知識。 專案任務等知識。28 1建立和編輯任務 2安排任務工期 3任務分級 4新增任務連結和其他資訊 5 設定任務限制291 1  在 在Project 2003 Project 2003的多種檢視中都可以輸入 的多種檢視中都可以輸入任務，其操作方式大致相同。例如，如 任務，其操作方式大致相同。例如，如果要在 果要在““甘特圖 甘特圖””檢視中為輸入任務， 檢視中為輸入任務，只需要選中工作區的 只需要選中工作區的““任務名稱 任務名稱””欄下 欄下的單元格，然後輸入任務名稱， 的單元格，然後輸入任務名稱，按按Enter Enter鍵或單擊其他單元格輸入即可 鍵或單擊其他單元格輸入即可 。。 週期性任務的輸入 週期性任務的輸入30 插入任務 插入任務 刪除任務 刪除任務 複製任務 複製任務 移動任務 移動任務312 2  建立和編輯完任務後，還需要對任務的 建立和編輯完任務後，還需要對任務的工期進行設定。 工期進行設定。工期是指計劃每一個任 工期是指計劃每一個任務需要花費的時間，以及整個專案花費 務需要花費的時間，以及整個專案花費的時間。 的時間。合理安排和利用時間可以提高 合理安排和利用時間可以提高工作效率，以獲取更高的利潤。 工作效率，以獲取更高的利潤。 輸入任務工期 輸入任務工期 建立里程碑 建立里程碑 輸入週期性任務 輸入週期性任務32 Project Project中允許輸入的 中允許輸入的工期單位有月、星 工期單位有月、星期、工作日、小時或分鐘，不包括非工 期、工作日、小時或分鐘，不包括非工作時間。 作時間。在輸入任務名稱後， 在輸入任務名稱後，Project Project會會對該任務設定一個 對該任務設定一個預設的工期： 預設的工期：11個工作 個工作日。 日。使用者可根據實際情況估計並具體設 使用者可根據實際情況估計並具體設定任務的工期，輸入任務工期時，若不 定任務的工期，輸入任務工期時，若不能準確確定該任務的工期，可在工期後 能準確確定該任務的工期，可在工期後加一個 加一個““？？””號。 號。33 注意： 在某些特殊的情況下，需將工期設定為24小時工作制。 這時候在普通的工期單位前面加一個“e”字首。34 關於工期估算： 1.參照歷史資訊 2.專案團隊的知識 3.專家判斷 4.業界標準 5.PERT分析3536建立里程碑 建立里程碑 里程碑用於標識日程中的 里程碑用於標識日程中的重要事項 重要事項，其 ，其工期為零。可以將里程碑作為一個參考 工期為零。可以將里程碑作為一個參考點，以監視專案的進行。要將某任務設 點，以監視專案的進行。要將某任務設定為里程碑，只需將該任務的工期設定 置為里程碑，只需將該任務的工期設定為 為00即可。此時，在甘特圖中該任務的開 即可。此時，在甘特圖中該任務的開始日期處將 始日期處將顯示菱形的里程碑符號 顯示菱形的里程碑符號..37 週期性任務是在專案進行過程中重複發 週期性任務是在專案進行過程中重複發生的任務，如每月的例會就可以定義為 生的任務，如每月的例會就可以定義為一個週期性任務。 一個週期性任務。383 3  建立任務後，預設狀態下所有的任務都處 建立任務後，預設狀態下所有的任務都處於同一級別，沒有差異。為了 於同一級別，沒有差異。為了方便查詢和 方便查詢和管理專案任務 管理專案任務，可以對其進行分級 ，可以對其進行分級。。 建立大綱結構 建立大綱結構 建立工作分解結構 建立工作分解結構(WBS) (WBS)39 在建立任務時，可以將任務分為摘要任 在建立任務時，可以將任務分為摘要任務和子任務。 務和子任務。摘要任務 摘要任務是由多個子任務 是由多個子任務組成，並對這些 組成，並對這些子任務 子任務進行彙總的任務。 進行彙總的任務。要建立大綱結構，只需要選中要作為子 要建立大綱結構，只需要選中要作為子任務的多個任務，然後選擇 任務的多個任務，然後選擇““專案 專案””||““大大綱綱””| |““降級 降級””命令，將其降級，使之成為 命令，將其降級，使之成為子任務即可 子任務即可。。40(WBS) (WBS) 工作分解結構 工作分解結構(WBS) (WBS)是一種用於 是一種用於組織任務以 組織任務以便報告日程和跟蹤成本的分層結構。 便報告日程和跟蹤成本的分層結構。在在Project Project中，可以根據任務在專案大綱中的 中，可以根據任務在專案大綱中的層次將相應的 層次將相應的WBS WBS程式碼分配給任務。 程式碼分配給任務。414  連結任務可以節省管理專案的時間，在定義了專案的任務並估計了各任務所需的時間後，就 可以連結這些任務了。專案管理人員只需要根據任務的相關性建立計劃，而不用考慮具體的日期，因為Project可以對任務間的開始日期和完成日期之間的依賴關係進行靈活分析，從而適應日程上的更改並自動保持各任務之間的關係。如果一個任務的開始日期、工期或完成日期發生改變，Project 會自動重新安排所有相關任務。42設定任務限制 任務間相關性 任務間相關性 建立任務連結 建立任務連結 刪除任務連結 刪除任務連結 修改任務連結 修改任務連結 重疊時間 延隔時間43任務間相關性 任務間相關性 在專案管理實踐中，任務必須以特定的順序完成，比如只有完成建築地板的鋪設，才能進行地板的油漆工作，上述兩個任務的關係就是完成－開始的關係。任務相關性就是指兩個任務之間的關係，也被稱為任務間的連結或依賴性. 如果任務B的日程安排要依賴任務A，則任務A被稱之為任務B 的前置任務，而任務B被稱之為任務A的後續任務。444546 1.在“專案嚮導”的“任務”窗格中，單擊“排定任務日程”連結，“排定任務日程”窗格。 演示 2.單項任務建立多個連結，比如一項任務可能是與其並不相鄰的多項任務的前置任務. 3.如果需要設定 Project 計劃中相距較遠的任務之間的相關性，可以直接在任務列表的“前置任務”列中鍵入相關性.47重疊時間 任務之間除了FS、FF、SS、SF四種相關性關係之外，其連結方式可能有更復雜的情況。比如一項任務並不一定要等到前置任務全部完成後才能進行，這時候就需要為該項任務設定前置重疊時間。 步驟： 1 進入甘特圖檢視，選中具備前置重疊時間的後續任務。48延隔時間 延隔時間是指具有相關性的任務間的延 遲。例如，如果在一個任務的結束與另一個任務的開始之間需要有兩個工作日的延遲，您可以建立“完成-開始”相關性，並指定兩個工作日的延隔時間。49 在建立任務時，為了能更詳細地將該任 在建立任務時，為了能更詳細地將該任務的資訊表達出來，可以向任務新增備 務的資訊表達出來，可以向任務新增備註、超級連結等資訊 注、超級連結等資訊 。。 新增備註 新增備註 新增超級連結 新增超級連結 新增任務限制 新增任務限制50新增任務限制 新增任務限制 在預設情況下，專案是按“從專案開始日期起”排定的，Project 將為新任務自動指定一個“越早越好”的型別。相反，對於按“從專案完成日期起”排定的專案，新任務將被指定一個“越晚越好”的型別。51 比如某個專案的某項任務必須在12月25 日前完成；專案的某個重要原料要到11 月16 日才能到貨等。 Project 2003 提供了“限制”這一約束關係來體現和管理專案日程中的各種約束條件，所謂限制，指的是對任務的開始日期或完成日期設定的限制，可以指定任務在特定日期開始，或者不晚於特定日期完成。限制可以是彈性的（未指定特定日期），也可以是非彈性的（指定了特定日期）。52 “越晚越好”(ALAP) 該彈性限制排定任務儘可能晚開始，但前提是該任務要在專案完成前結束，並且不能延遲後續任務。當從專案完成日期排定任務時，這是任務的預設限制。使用該限制時不要輸入任務或完成日期。 “越早越好”(ASAP) 該彈性限制排定任務儘可能早開始。當從專案開始日期排定任務時，這是任務的預設限制。使用該限制時不要輸入開始或完成日期。 “不得早於...完成”(FNET) 排定任務在指定日期或指定日期之後完成。使用該限制可確保任務不會在特定日期前完成。 “不得晚於...完成”(FNLT) 排定任務在指定日期或指定日期之前完成。使用該限制可確保任務不會在特定日期後完成。53 “必須完成於”(MFO) 該非彈性限制排定任務在指定日期完成。將最早完成日期、計劃完成日期和最晚完成日期設定為專案管理人員手工鍵入的日期，並在日程中標記該任務。 “必須開始於”(MSO) 該非彈性限制排定任務在指定日期開始。將最早開始日期、計劃開始日期和最晚開始日期設定為專案管理人員手工鍵入的日期，並在日程中標記該任務。 “不得早於...開始”(SNET) 排定任務在指定日期或指定日期之後開始。使用該限制可確保任務不會在指定日期前開始。 “不得晚於...開始”(SNLT) 排定任務在指定日期或指定日期之前開始。使用該限制可確保任務不會在指定日期後開始。54限制小結： 在大多數情況下，專案管理人員只需要在Project中輸入專案的工期和依賴關係，然後讓Project自動計算最佳的開始和結束日期，只有在確實必要的情況下再使用非彈性限制。55 需要注意的是，如果對一項與其他任務相關的任務加以限制，限制和任務的相關性之間可能會發生衝突。 在預設情況下，當任務相關性與限制之間發生衝突的時候，限制具備較高的優先順序。5644 :: 為了對資源進行有效地管理， 首先應當為專案建立一個資源庫，輸入資源的基本資訊，然後為每個任務分配資源。 1資源概述 2建立資源庫 3為任務分配資源； 4資源管理571 資源概述 專案中的資源 專案中的資源是指用於完成專案的人、 是指用於完成專案的人、裝置和材料。 裝置和材料。 在 在Project Project中資源分為兩類， 中資源分為兩類，一類是工時 一類是工時資源， 資源，指的是執行工時以完成任務的人 指的是執行工時以完成任務的人員和裝置資源，工時資源要消耗時間 員和裝置資源，工時資源要消耗時間((工工時或工作日 時或工作日))來完成任務，通常需要按照 來完成任務，通常需要按照工作時間來支付報酬； 工作時間來支付報酬；一類是材料資源， 一類是材料資源，指可消耗的材料或供應品等物質，例如 指可消耗的材料或供應品等物質，例如水泥、鋼管、沙子或木材等 水泥、鋼管、沙子或木材等。。581資源概述 材料類資源與工時類資源的不同之處在於： 材料類資源不能使用資源日曆。 材料類資源不具有“工作組”、“電子郵件”等屬性。 材料類資源要給出度量單位（材料標籤）。 材料類資源無法指定最大可用數量（最大單位）。 材料類資源無法進行資源調配。591資源概述 資源的分配給專案帶來的影響影響到任務工期的長短影響專案的成本• 利用Project 2003定義資源及分配資源，可以實現下面幾個目標。– 跟蹤資源的去向，即檢視資源究竟分派給了哪些任務。– 識別出潛在的資源短缺，防止因為資源短缺延長專案週期。– 找出未充分利用的資源，避免資源浪費。– 明確責任劃分，減少因為失誤造成的風險.602 建立資源庫 在進行資源管理之前， 在進行資源管理之前，首先應建立一個可供使用 首先應建立一個可供使用的資源庫，把需要基本的資源資訊輸入進去， 的資源庫，把需要基本的資源資訊輸入進去，然然後再分配給每個任務 後再分配給每個任務。。 在在Project 2003 Project 2003中通常在 中通常在““資源工作表 資源工作表””檢視中輸 檢視中輸入資源 入資源。輸入的方法與輸入任務的方法相似 。輸入的方法與輸入任務的方法相似。。 (1)增加人員資源資訊: 演示 (2)增加裝置資源資訊 (3)增加材料資源資訊  從外部程式中匯入資源 從外部程式中匯入資源61(1)增加人員資源資訊: 演示 注意: Project 2003 中不僅可以直接錄入單個人員資源的名稱，還可以使用通用名稱來表示資源。通用名稱指的是對一類具有共同屬性的資源描述，如“測試工程師”、“諮詢顧問”、“預決算人員”等。 資源的職稱、級別等資訊 在錄入人員資源名稱的時候要注意資源重名的問題。62(2)增加裝置資源資訊 （1）裝置資源的工作時間與人員資源的工作時間是不完全相同的，有些裝置可能需要24小時不間斷工作。 （2）裝置與人員不同，同一個人員在一個大的專案中往往承擔著不同的角色，而裝置則往往是一種用途的。 （3）一般並不需要把專案中使用的每一件 裝置都建立為資源，只有當裝置為多個專案團 隊所公用或需要計算裝置相關的成本時，才需 要為專案新增裝置資源。63資源基本資訊設定: 設定資源的可用性 設定資源的可用性在 在Project Project中中資源可用性 資源可用性表示 表示資源何時以及有多少 資源何時以及有多少時間可安排給所分配的工作。 時間可安排給所分配的工作。可用性由下列因素決定： 可用性由下列因素決定：專案日曆和資源日曆、 專案日曆和資源日曆、資源的開始日期和完成日期，或資源可用於工 資源的開始日期和完成日期，或資源可用於工作的程度。 作的程度。在在Project 2003 Project 2003中使用資源的 中使用資源的““最最大單位 大單位””來標識資源的可用性。 來標識資源的可用性。““最大單位 最大單位””是指一個資源可用於任何任務的最大百分比或 是指一個資源可用於任何任務的最大百分比或單位數量。 單位數量。在在Project 2003 Project 2003中，要設定資源的 中，要設定資源的最大單位，只需要在 最大單位，只需要在““資源工作表 資源工作表””檢視的 檢視的““最大單位 最大單位””欄直接輸入即可。 欄直接輸入即可。64資源基本資訊設定: 資源的工作日曆 資源日曆在初始情況下與專案日曆相同，在Project 2003 中可以為每個資源設定特定的工作日曆。 資源可用性的基礎，比如描述資源100％可用還是50％可用，其參照物是資源日曆。65資源基本資訊設定: 單個資源的日曆： 多個資源的日曆：6667資源基本資訊設定: 資源的費率在一個專案中，Project 2003包含的資源的費率有標準費率、加班費率和每次使用成本，通過對資源的這些費率屬性的管理可以更加準確地管理一個專案的成本，控制專案的成本，從而更好地控制整個專案。68資源基本資訊設定: 資源的費率： 標準費率：對於工時類的資源，標準費率是資源在正常工作時間的費率，主要是以“金額/時間”格式為主。 加班費率：加班費率是資源在加班工作 時間的費率。預設的費率以小時為單位，可按 改變標準費率的方法，改變加班費率的時間單 位。材料類資源不能設定加班費率。69資源基本資訊設定: 每次使用成本：是在每次使用資源時發 生的一次性成本。工時類資源的每次使用成本與在任務上使用的資源單位數量有關，而材料類資源的每次使用成本與單位數量無關。 成本累算：它指示出項目在實施階段何時將資源的成本計入到任務成本中。不論是工時類還是材料類資源的成本，都可以選擇不同的累算方式。預設的選項是“按比例”7071為任務分配資源 關於資源分配 資源和任務的關係複雜，給任務分配資源是專案成功的一個重要部分。資源在任務中工作與否、參與任務的程度，都會影響到專案的成本、進度等。 為任務分配資源 1. 使用“資源分配”對話方塊 2. 使用“任務資訊”對話方塊 3. 使用“甘特圖 ”檢視72為任務分配資源 注意的問題： (1)Project 2003 中資源的“最大單位”和資源分配中“單位”不同。 最大單位指定了該資源在整個專案中的可用性。 “單位”指定的是資源在某項任務中的可用性。 資源庫中擁有大量資源時，選擇資源比較困難。----利用篩選功能。73標識號 資源名稱 型別 材料標籤 縮寫 組 最大單位 標準費率 每次使用成本 成本累算 基準日歷 程式碼4開發人員 工時 開 100% #### #### ####￥0.00 按比例 標準5測試人員 工時 測 100% #### #### ####￥0.00 按比例 標準6培訓人員 工時 培 100% #### #### ####￥0.00 按比例 標準7技術聯絡人員工時 技 100% #### #### ####￥0.00 按比例 標準8部署小組 工時 部 100% #### #### #### ￥0.00 按比例 標準9黑板 材料 個 黑 ￥0.00 ￥0.00 按比例10影印紙 材料 包 復 ￥0.00 ￥0.00 按比例(2)材料類資源的分配7475 資源分配對任務工期的影響： 控制方法：”投入比導向” 認為任務的總工時是不變的，將人員分配給任務或從任務中刪除人員時，project 2003 將根據為任務分配的資源數量延長或縮短任務週期，但不會更改任務的總工時。76附: 資源過度分配的問題 在資源的可用時間內分配了過多工時，就會發生資源過度分配。 思考：什麼情況下發生過度分配！？77一、人工方式解決資源過度分配 1．延長任務工期 當任務上的工作量確定後，通過延長任 務工期，降低資源每單位時間的用量，是解 決資源過度分配的一種方法。但是，如果該 任務是關鍵任務，將會影響專案的總工期， 可能在另一方面增加專案的整體成本，必須 權衡利弊。 “甘特圖”檢視>“視窗”選單下選擇“拆分”命令>任務型別改為“固定單位”78 2．增加資源總量 3．通過替代資源解決資源過度分配 4．通過設定資源的加班解決資源過度分配 5．通過拆分任務解決資源過度分配7955 專案成本管理801 專案成本管理概述 專案成本管理是指為保證專案實際發生的成本不超過專案預算所進行的專案資源計劃編制、專案成本估算、專案成本預算和專案成本控制等方面的管理過程 和活動。811 專案成本管理概述工作分解結構資源計劃成本估算成本預算成本基準計劃專案實施成本控制822.專案成本的構成專案固定成本各摘要任務成本子任務成本摘要固定成本子任務固定成本資源成本83 資源成本是使用資源所帶來的專案成本，資源成本的多少可以由Project 2003累算得出，支付比率可以是單位時間的人工費用，使用材料的單位價格。當指定了多個資源來完成某一項任務時，則該任務的資源成本就是這些單個費用累加後的和。 固定成本是一種不因任務工期或資源完成工時的變化而變化的成本。例如，專案管理成本無論專案完成與否，都是必須付出的成本。84 成本累算方式成本累算方式是確定成本的發生時間及專案實際成本的支出時間，它可以指定資源的標準成本和加班成本何時發生、如何累算。85 演示:  輸入任務的固定成本: 在任務中分配固定成本，需要切換到 在任務中分配固定成本，需要切換到“ “甘特圖 甘特圖””檢視，選擇 檢視，選擇““視檢視 圖””||““表表””||““成本 成本””命令，在甘特圖中的 命令，在甘特圖中的““固定成本 固定成本””欄中輸入相應任務的固定 欄中輸入相應任務的固定成本即可。 成本即可。 摘要任務的固定成本:86 整個專案的固定成本: 如果要設定整個專案的固定成本，可以在切換到“成本”表後，選擇“工具”選單下的“選項”，在“檢視”選項卡下選中“顯示專案摘要任務”。87 在Project 2003 中計算專案成本的公式為： 成本＝實際成本＋剩餘成本＋固定成本。 實際成本＝（實際工時×標準工資率）＋（實際加班工時×加班工資率）＋資源每次使用 成本＋任務固定成本。 剩餘成本＝（剩餘工時×標準工資率）＋剩餘加班成本883.檢視專案成本資訊 我們可以從任務、資源、專案3 種不同的角度檢視和分析成本資訊: 關注每項任務的成本，以更加接近實際的方式來管理專案。 關注單個或成組資源在專案中的成本。 隨時瞭解專案的總成本，以便控制專案的花費保持在專案預算範圍內。893.檢視專案成本資訊 要檢視、分析專案中每一個任務的成本，首先要切換到任務類檢視上，如“甘特圖”檢視、“任務分配狀況”檢視。在檢視中並不一定都預設有成本域，有時需要做一些設定，使得成本域顯示出來。常用的方法是在任務類檢視上應用“成本”表。90 檢視資源成本資訊 1如果想檢視每一種資源在專案中的總成 本，最常用的方法是使用資源的“成本”表。操作方法為： 2使用“資源使用狀況”檢視，可以檢視專案中每種資源在每一特定週期所發生的成本，以及每種資源在所參加的任務上的詳細成本資料。在“格式”選單下選擇“詳細樣式”91 檢視專案成本資訊 使用“專案統計資訊”對話方塊和 使用“專案摘要任務”的成本列。9266 專案綜合管理 1.專案跟蹤的策略 2.使用專案基準計劃 3.檢視比較基準 4.跟蹤任務進度資訊931.專案跟蹤的策略 跟蹤是將專案實際發生的情況同項目計劃中的估計值進行比較，跟蹤對比的參照物是專案基準計劃。 進行專案跟蹤， 首先要將精心設計的專案計劃儲存為基準計劃，然後制定專案跟蹤流程規範，比如：跟蹤頻率、實際資料的來源、採集何種專案實際資訊，如何對專案進展進行評價等等。941.專案跟蹤的策略 （1）將被批准的優化後的專案計劃儲存為比較基準，作為在專案實施過程中進行評價的基準線。 （2）定期跟蹤專案。在專案計劃開始實施以後，定期地將實際發生的專案資訊輸入到系統中. （3）儲存跟蹤記錄。“任務備註”是一個非常好的用來記錄變更和進度的工具，如果一個重要的變更發生，但又無需修改專案的比較基準計劃，這時候就可以使用“任務備註”來記錄這些資訊。95 在Project 中實施專案跟蹤包括輸入專案的各類實際資訊，如任務的實際開始日期、實際完成日期以及任務的實際工 期。當我們輸入實際資訊時，Project 將顯示一個根據實際值自動修訂過的專案日程表，該日程表可以預測專案的其餘部分將如何被執行。962.使用專案基準計劃 在我們完成專案計劃的制定並通過專案執行組織的書面批准後，注意應當將原始計劃儲存為比較基準計劃。比較基準計劃是在儲存比較基準時得到的專案資訊的一個快照，它包括一組關於專案開始日期和完成日期、工期、工時和成本的參照值，這些參照值是用於衡量專案變化的主要參照點。972.使用專案基準計劃 儲存與更新比較基準計劃 通過“工具”選單下的“跟蹤”命令，然後選擇“儲存比較基準”來儲存專案基準計劃 儲存完整專案的比較基準計劃： 儲存選定任務的比較基準計劃：此項通常在已設定了比較基準資訊後又新增加任務時使用。 儲存多個比較基準計劃：983.檢視比較基準 (1)．使用“專案統計”對話方塊 專案>專案資訊>專案統計99 (2)．使用“比較基準”表 檢視>表>其他表>比較基準1004.跟蹤任務進度資訊 要跟蹤任務實際程序，必須將任務的實際資料輸入到專案檔案中，在大多數情況下，使用者只要輸入部分實際值，Project 2003 就會自動計算其他變數的值. 在大多數情況下，可以使用“更新任務” 對話方塊來完成更新工作.101 “更新任務”對話方塊 工具選單>跟蹤>更新任務 3 種方法更新任務工期：輸入任務的實際開始日期和完成日期、以百分比形式更新任務進度、輸入任務的實際工期。102 如果任務已經完成，請使用以下方法之一來更新任務資訊： l 輸入實際的開始日期和完成日期。 l 如果任務按日程完成，請在“完成百分比”域中輸入100％。 l 輸入任務的實際工期。103 如果任務按日程開始，但尚未完成，請使用下列方法之一更新任務資訊： l 輸入實際的開始日期和期望的實際工期。 l 輸入實際的開始日期和迄今為止完成的百分比。 l 輸入實際的開始日期、迄今為止的實際工期和完成任務所需的剩餘工期。104 重排未完成的專案1055.更新資源資訊 在Project 2003 中提供了兩種不同方式的資訊更新，一種是前面提到過的以任務為導向的資訊更新， 第二種則是以資源為導向的專案資訊更新。按資源更新的前提是參與的資源 必須是工時類的資源，如人力資源。106 進行資源更新的步驟如下： 1 在“檢視”選單下選擇“資源使用狀況”命令，切換到“資源使用狀況”檢視 2.在要更新的資源下的某一任務（如 “確定工作制度”）上雙擊，顯示“工作分配資訊”對話方塊 3.切換到“跟蹤”選項卡，在“實際工時”中，鍵入實際工時.1076.跟蹤成本資訊 在預設情況下，進行專案進度跟蹤時，總是 由Microsoft Project 計算實際成本。Microsoft Project 2003 根據使用者為資源和任務設定的成本資訊，包含成本比率表與累算方式等，再依據進度自動計算已發生的實際成本。實際成本的發生與任務的完成有直接的必然聯絡。也就是說，實際發生的成本必然隨著任務完成的比例逐漸增加而增加。108 人工方式輸入任務的實際成本操作步驟: