1．求和函式SUM

語法：SUM（number1，number2，．．．）。

引數：number1、number2．．．為1到30個數值（包括邏輯值和文字表示式）、區域或引用，各引數之間必須用逗號加以分隔。

注意：引數中的數字、邏輯值及數字的文字表示式可以參與計算，其中邏輯值被轉換為1，文字則被轉換為數字。如果引數為陣列或引用，只有其中的數字參與計算，陣列或引用中的空白單元格、邏輯值、文字或錯誤值則被忽略。

應用例項一：跨表求和

使用SUM函式在同一工作表中求和比較簡單，如果需要對不同工作表的多個區域進行求和，可以採用以下方法：選中Excel XP“插入函式”對話方塊中的函式，“確定”後開啟“函式引數”對話方塊。切換至第一個工作表，滑鼠單擊“number1”框後選中需要求和的區域。如果同一工作表中的其他區域需要參與計算，可以單擊“number2”框，再次選中工作表中要計算的其他區域。上述操作完成後切換至第二個工作表，重複上述操作即可完成輸入。“確定”後公式所在單元格將顯示計算結果。

應用例項二：SUM函式中的加減混合運算

財務統計需要進行加減混合運算，例如扣除現金流量表中的若干支出專案。按照規定，工作表中的這些專案沒有輸入負號。這時可以構造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）”這樣的公式。其中B2:B6，C2:C9引用是收入，而D2、E2為支出。由於Excel不允許在單元格引用前面加負號，所以應在表示支出的單元格前加負號，這樣即可計算出正確結果。即使支出資料所在的單元格連續，也必須用逗號將它們逐個隔開，寫成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”這樣的形式。

應用例項三：及格人數統計

假如B1:B50區域存放學生性別，C1:C50單元格存放某班學生的考試成績，要想統計考試成績及格的女生人數。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））”，由於它是一個數組公式，輸入結束後必須按住Ctrl+Shift鍵回車。公式兩邊會自動新增上大括號，在編輯欄顯示為“{=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50>=60，1，0）））}”，這是使用陣列公式必不可少的步驟。

2.平均值函式AVERAGE

語法：AVERAGE（number1，number2，．．．）。

引數：number1、number2．．．是需要計算平均值的1～30個引數。

注意：引數可以是數字、包含數字的名稱、陣列或引用。陣列或單元格引用中的文字、邏輯值或空白單元格將被忽略，但單元格中的零則參與計算。如果需要將引數中的零排除在外，則要使用特殊設計的公式，下面的介紹。

應用例項一：跨表計算平均值

標籤名為“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班學生的成績，則它們的總平均分計算公式為“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用輸入方法與SUM跨表求和時相同。

應用例項二：忽略零的平均值計算公式

假設A1:A200隨機存放包括零在內的48個數值，在AVERAGE引數中去掉零引用很麻煩，這種情況可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200<>0， A1:A200，″″）”。公式輸入結束後按住Ctrl+Shift回車，即可對A1:A200中的數值（不包括零）計算平均值。

3．邏輯函式IF

語法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）。

引數：logical_test是結果為true（真）或false（假）的數值或表示式；value_if_true是logical_test為true時函式的返回值，如果logical_test為ture並且省略了value_if_true，則返回true。而且value_if_true可以是一個表示式；value_if_false是logical_test為false時函式的返回值。如果logical_test為false並且省略value_if_false，則返回false。Value_if_false也可以是一個表示式。

應用例項一：個人收入調節稅計算

假設個人收入調節稅的稽徵辦法是：工資在1000元以下的免徵調節稅，工資1000元以上至1500元的超過部分按5%的稅率徵收，1500元以上至2000元的超過部分按8%的稅率徵收，高於2000元的超過部分按30%的稅率徵收。

假如工作表的B列存放職工姓名，C列存放工資，選中D列的空白單元格輸入公式“=IF（C2<=1000，″″，IF（（C2-1000）<=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E2<=1500，（C2-1500）*0.08，IF（C2>2000，（C2-2000）*0.3））））”，回車後即可計算出C2工資應繳納的收入調節稅。

公式中的IF語句是逐次計算的，如果第一個邏輯判斷C2<=1000成立，則公式所在單元格被填入空格；如果第一個邏輯判斷式不成立，則計算第二個IF語句；直至計算結束。如果稅率徵收標準發生了變化，只須改變邏輯和計算式中的值，如1000、1500和2000等即可。

應用例項二：消除無意義的零

用SUM函式計算工資總額等問題時，若引用的全部引數均為空白單元格，公式仍然會計算出一個“0”。這樣打印出來的報表不僅很不美觀。為此可將計算公式設計為“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）<>0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）”，即是當SUM（A1:B1，D2:E8）計算結果不等於零時，公式所在單元格顯示SUM（A1:B1，D2:E8）的計算結果，否則顯示一個空格。

上面這個問題在財務計算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能為零或顯示負數。為了避免列印零或負數，可以設計公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9<0，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。當A2-A6-A9=0時在單元格中填寫零，否則進行下一個邏輯判斷。如果A2-A6-A9<0則在結果前新增一個“￥”符號，否則進行正常運算直至結束。

應用例項三：多條件求和

假設C1:C460區域記憶體放著職工的職稱，D1:D460區域存放著職工的性別。如果要統計具有高階職稱的男性職工總數，可以使用公式“=SUM（IF（C1:C460=″高階″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））”。這是一個數組公式，輸入結束後按住Ctrl+Shift回車即可計算出結果。

4．快捷方式或連結建立函式HYPERLINK

語法：HYPERLINK（link_location，friendly_name）。

引數：link_location是檔案的路徑和檔名，它可以指向文件中的某個具體位置。如Excel工作表中的特定單元格或區域，或某個Word文件中的書籤，也可以指向硬碟中的檔案或是Internet或Intranet的URL。Friendly_name為單元格中顯示的連結文字或數字，它用藍色顯示並帶有下劃線。如果省略了friendly_name，單元格就將link_location顯示為連結。

應用例項：管理文件或網站地址

如果你擁有大量文件或收集了許多網站地址，管理起來一定有困難。如果能夠將其中的文件名、URL等與文件等物件連結起來，不僅管理方便，還可以直接開啟文件或訪問站點。具體操作方法是：首先根據文件型別建立管理工作表，其中的檔名或網站名必須使用以下方法輸入：選中一個空白單元格，單擊Excel XP工具欄中的“貼上函式”按鈕，開啟“貼上函式”對話方塊，在“函式分類”框下選中“查詢與引用”，然後在“函式名”框內找到HYPERLINK函式。單擊對話方塊中的“確定”按鈕，彈出“HYPERLINK”函式嚮導。在“link_location”框中輸入檔案的完整路徑和名稱（包括副檔名），如“C:＼my documents＼IT網站集錦.doc”，然後在“friendly_name”框中輸入檔名（如“IT網站集錦”）。確認輸入無誤單擊“確定”按鈕，所選單元格即出現帶下劃線的紫色檔名“IT網站集錦”。

此後你就可以從工作表中開啟文件，方法是：開啟工作表，在其中找到需要開啟的檔案。箭頭游標指向檔名會變成手形，若停留片刻則會顯示該檔案的完整路徑和名稱，單擊則會呼叫關聯程式將檔案開啟。

如果你收集了許多網站的URL，還可以用此法建立一個大型“收藏夾”。既可以用Excel的強大功能進行管理，又可以從工作表中直接訪問Web站點。

5．計數函式COUNT

語法：COUNT（value1，value2，．．．）。

引數：value1，value2．．．是包含或引用各類資料的1～30個引數。

注意：COUNT函式計數時數字、日期或文字表示的數字會參與計數，錯誤值或其他無法轉換成數字的文字被忽略。如果引數是一個數組或引用，那麼只有陣列或引用中的數字參與計數；其中的空白單元格、邏輯值、文字或錯誤值均被忽略。

應用例項：及格率統計

假如C1:G42存放著42名學生的考試成績，在一個空白單元格內輸入公式“=COUNTIF（C1:C42，″>=60″）/COUNTA（C1:C42）”回車，即可計算出該列成績的及格率（即分數為60及以上的人數佔總人數的百分比）。

6．最大值函式MAX、最小值函式MIN

語法：MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。

引數：number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30個數值、陣列或引用。

注意：函式中的引數可以是數字、空白單元格、邏輯值或數字的文字形式，如果引數是不能轉換為數字的內容將導致錯誤。如果引數為陣列或引用，則只有陣列或引用中的數字參與計算，空白單元格、邏輯值或文字則被忽略。

應用例項：查詢最高分（最低分）

假如C1：G42存放著42名學生的考試成績，則選中一個空白單元格，在編輯欄輸入公式“=MAX（C1:C42）”，回車後即可計算出其中的最高分是多少。

如果將上述公式中的函式名改為MIN，其他不變，就可以計算出C1：G42區域中的最低分。

7．條件求和函式SUMIF

語法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。

引數：range是用於條件判斷的單元格區域，criteria是由數字、邏輯表示式等組成的判定條件，sum_range為需要求和的單元格、區域或引用。

應用例項：及格平均分統計

假如A1:A36單元格存放某班學生的考試成績，若要計算及格學生的平均分，可以使用公式“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，″>=60″）。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″>=60″，A1:A36）”計算及格學生的總分，式中的“A1:A36”為提供邏輯判斷依據的單元格引用，“>=60”為判斷條件，不符合條件的資料不參與求和，A1:A36則是邏輯判斷和求和的物件。公式中的COUNTIF（A1:A36，″>=60″）用來統計及格學生的人數。

8．貸款償還計算函式PMT

語法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）.

引數：如今貸款買房子或車子的人越來越多，計算某一貸款的月償還金額是考慮貸款的重要依據，Excel XP提供的PMT函式是完成這一任務的好工具。語法中的rate是貸款利率；nper為貸款償還期限；pv是貸款本金；fv為最後一次付款後剩餘的貸款金額，如果省略fv，則認為它的值為零；type為0或1，用來指定付款時間是在月初還是月末。如果省略type，則假設其值為零。

應用例項：購房還款金額

假如你為購房貸款十萬元，如果年利率為7%，每月末還款。採用十年還清方式時，月還款額計算公式為“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其結果為￥-1，161.08，就是你每月須償還貸款1161.08元。

9．樣本的標準偏差函式STDEV

語法：STDEV（number1，number2，．．．）。

引數：number1，number2，．．．為對應於總體樣本的1到30個引數，它們可以是數值、引用或陣列。

注意：STDEV函式的引數是總體中的樣本，並忽略引數中的邏輯值（true或false）和文字。如果需要用全部資料計算標準偏差，則應使用STDEVP函式。如果引數中的邏輯值和文字不能忽略，請使用STDEVA函式。

應用例項一：成績離散度估計

假設某班共有36名學生參加考試，隨機抽取的五個分數為A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。如果要估算本次考試成績相對平均分的離散程度，即學生的考試成績偏離平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:A5）”。其計算結果為33.00757489，標準偏差的數值越大成績越分散。

應用例項二：質量波動估計

質量控制等場合也能用到STDEV函式，如從一批鋼絲繩中隨機抽出若干進行試驗，分別測出它們的抗拉強度。根據STDEV函式的計算結果即可判斷鋼絲繩的抗拉強度是否分散，如果計算的標準偏差比較小，說明抗拉強度的一致性好，質量比較穩定。反之說明鋼絲繩的質量波動較大，抗拉強度不夠一致。

10．排序函式RANK

語法：RANK（number，ref，order）。

引數：number是需要計算其排位的一個數字；ref是包含一組數字的陣列或引用（其中的非數值型引數將被忽略）；order是用來說明排序方式的數字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式）。

應用例項：產值排序

假如圖1中的E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值。

(圖1)

計算各車間產值排名的方法是：在F2單元格內輸入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式複製到剪貼簿，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計算出其餘兩個車間的產值排名3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。

需要注意的是：相同數值用RANK函式計算得到的序數（名次）相同，但會導致後續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1（降序時）。即176.7出現兩次時，鑄造和維修車間的產值排名均為3，後續金工車間的排名就是1（沒有2）。

11．四捨五入函式

語法：ROUND（number，num_digits）。

引數：number是需要四捨五入的數字；num_digits為指定的位數，number將按此位數進行四捨五入。

注意：如果num_digits大於0，則四捨五入到指定的小數位；如果 num_digits 等於 0，則四捨五入到最接近的整數；如果 num_digits 小於 0，則在小數點左側按指定位數四捨五入。

應用例項：消除計算誤差

假設Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12，需要將D2與E2之和乘以0.1，將計算結果四捨五入取整數，再將這個結果乘以1.36（取兩位小數）得到最終結果。

一般使用者的做法是選中某個單元格（如F2），使用“單元格”命令將它的小數位數設為零，然後在其中輸入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。再將G2單元格的小數位數設成兩位，最後把F2*1.36的結果存入其中就可以了。從表面上看，上述方法沒有什麼問題。因為（D1+E1）*0.1在F2單元格顯示48（注意：是顯示48），如果F2單元格的小數位數為零，（D1+E1）*0.1經四捨五入後的結果就是48。接下去卻出了問題，因為F2*1.36的計算結果是65.90，根本不是48*1.36的正確結果65.28，其中65.90是（D2+E2）*0.1未經四捨五入直接乘以1.36的結果。

以上計算結果說明：“單元格格式”、“數字”選項卡設定的“小數位數”，只能將單元格數值的顯示結果進行四捨五入，並不能對所存放的數值進行四捨五入。換句話說，單元格數值的顯示結果與實際存放結果並不完全一致，如果不注意這個問題，計算工資等敏感資料就會出現錯誤。例如在上例中，F2單元格內的數值雖然顯示為48，但實際存放的卻是48.45，自然得出了48.45*1.36=65.90的結果（按計算要求應為65.28）。

要解決這個問題並不難，你只須在G2單元格內輸入公式“=（ROUND（（D2+E2）*0.1，0））*1.36”，就可以按要求計算出正確結果65.28。式中的ROUND函式按指定位數對“（D2+E2）*0.1”進行四捨五入，函式中的引數0將“（D2+E2）*0.1”四捨五入到最接近的整數。

12．條件計數函式COUNTIF

語法：COUNTIF（range，criteria）。

引數：range為需要統計的符合條件的單元格區域；criteria為參與計算的單元格條件，其形式可以為數字、表示式或文字（如36、″>160″和″男″等）。條件中的數字可以直接寫入，表示式和文字必須加引號。

應用例項：男女職工人數統計

假設 A1:A58區域記憶體放著員工的性別，則公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″）”統計其中的女職工數量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”統計其中的男職工數量。

COUNTIF函式還可以統計優秀或及格成績的數量，假如C1：G42存放著42名學生的考試成績，則公式“=COUNTIF（C2：G2，″>=85″）”可以計算出其中高於等於85分的成績數目。如將公式改為“=COUNTIF（C2：G2，″>=60″）”，則可以計算出及格分數的個數。

13．百分排位預測函式PERCENTILE

語法：PERCENTILE（array，k）。

引數：array為定義相對位置的數值陣列或數值區域，k為陣列中需要得到其百分排位的值。

注意：如果array所在單元格為空白或資料個數超過8191，則返回#NUM！錯誤。如果k<0或k>1，則返回#NUM！錯誤。如果k不是1/（n-1）的倍數，該函式使用插值法確定其百分排位。

應用例項：利潤排行預測

假設C1:C60區域存放著幾十個公司的利潤總額。如果你想知道某公司的利潤達到多少，才能進入排名前10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE（C1:C60，0.9）”。如果計算結果為9867萬元，說明利潤排名要想進入前10%，則該公司的利潤至少應當達到9867萬元。

14．數值探測函式ISNUMBER

語法：ISNUMBER（value）。

引數：如果value為數值時函式返回ture（真），否則返回false（假）。

應用例項一：無錯誤除法公式

如果工作表為C1設計了公式“=A1/B1”，一旦B1單元格沒有輸入除數，就會在C1中顯示錯誤資訊“＃DIV／0！”。這不僅看起來很不美觀，一旦作為報表列印還可能引起誤會。為避免上面提到的問題出現，可將C1單元格中的公式設計成“=IF（ISNUMBER（B1），A1/B1，″″）”。式中的ISNUMBER函式對B1單元格進行探測，當B1被填入數值時返回true（真），反之返回false（假）。為真時IF函式執行A1/B1的運算，為假時在C1單元格中填入空格。

應用例項二：消除無意義的零

使用SUM函式計算工資總額時，若引用的單元格區域沒有資料，Excel仍然會計算出一個結果“0”。這樣打印出來的報表不符合財務規定，為此可將公式設計成“=IF（ISNUMBER（A1:B1），SUM（A1:B1），″″）”。

式中ISNUMBER函式測試SUM 函式所引用的單元格區域是否全部為空，當不為空時返回true（真），反之返回fales（假）。為真時IF函式執行SUM（A1:B1），為假時在存放計算結果的F1單元格中填入空格，這樣即可避免在F1單元格中出現“0”。

15．零存整取收益函式PV

語法：PV（rate，nper，pmt，fv，type）。

引數：rate為存款利率；nper為總的存款時間，對於三年期零存整取存款來說共有3*12=36個月；pmt為每月存款金額，如果忽略pmt則公式必須包含引數fv；fv為最後一次存款後希望得到的現金總額，如果省略了fv則公式中必須包含pmt引數；type為數字0或1，它指定存款時間是月初還是月末。

應用例項：零存整取收益函式PV

假如你每月初向銀行存入現金500元，如果年利2.15%（按月計息，即月息2.15%/12）。如果你想知道5年後的存款總額是多少，可以使用公式“=FV（2.15%/12，60，-500，0，1）”計算，其結果為￥31，698.67。

式中的2.15%/12為月息；60為總的付款時間，在按月儲蓄的情況下為儲蓄月份的總和；-500為每月支出的儲蓄金額（-表示支出）；0表示儲蓄開始時賬戶上的金額，如果賬戶上沒有一分錢，則為0否則應該輸入基礎金額；1表示存款時間是月初還是月末，1為月初0或忽略為月末。

16．內部平均值函式TRIMMEAN

語法：TRIMMEAN（array，percent）。

引數：array為需要去掉若干資料然後求平均值的陣列或資料區域；percent為計算時需要除去的資料的比例，如果 percent = 0.2，說明在20個數據中除去 4 個，即頭部除去 2 個尾部除去 2 個。如果percent=0.1，則30個數據點的10%等於3，函式TRIMMEAN將在資料首尾各去掉一個數據。

應用例項：評比打分統計

歌唱比賽採用打分的方法進行評價，為了防止個別人的極端行為，一般計算平均分數要去掉若干最高分和最低分。假如B1:B10區域存放某位歌手的比賽得分，則去掉一個最高分和一個最低分後的平均分計算公式為“=TRIMMEAN（B1:B10，0.2）”。公式中的0.2表示10個數據中去掉2個（10×0.2），即一個最高分和一個最低分。

17．日期年份函式YEAR

語法：YEAR（serial_number）。

引數：serial_number為待計算年份的日期。

應用例項：“虛工齡”計算

所謂“虛工齡”就是從參加工作算起，每過一年就增加一年工齡，利用YEAR函式計算工齡的公式是“=YEAR（A1）-YEAR（B1）”。公式中的A1和B1分別存放工齡的起止日期，YEAR（A1）和YEAR（B1）分別計算出兩個日期對應的年份，相減後得出虛工齡。

18．起止天數函式DAYS360

語法：DAYS360（start_date，end_date，method）。

引數：start_date和end_date是用於計算期間天數的起止日期，可以使用帶引號的文字串（如"1998/01/30"）、系列數和巢狀函式的結果。如果start_date在end_date之後，則DAYS360將返回一個負數。

19．取整函式TRUNC

語法：TRUNC（number，num_digits）。

引數：number是需要截去小數部分的數字，num_digits則指定保留到幾位小數。

應用例項：“實工齡”計算

實際工作滿一年算一年的工齡稱為“實工齡”，如1998年6月1日至2001年12月31日的工齡為3年。計算“實工齡”的公式是“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，0）”，公式中的DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″）計算兩個日期相差的天數，除以360後算出日期相差的年份（小數）。最後TRUNC函式將（DAYS360（A1，B1）/360的計算結果截去小數部分，從而得出“實工齡”。如果計算結果需要保留一位小數，只須將公式修改為“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，″2001/12/31″））/360，1）”即可。

如果你要計算參加工作到系統當前時間的實工齡，可以將公式修改為“= TRUNC（（DAYS360（″1998/6/1″，NOW（）））/360，0）”。其中NOW（）函式返回當前的系統日期和時間。

20．字元提取函式MID

語法：MID（text，start_num，num_chars）或MIDB（text，start_num，num_bytes）。

引數：text是含有要待提取字元的文字，start_num是要提取的第一個字元的位置（其中第一個字元的start_num為1以此類推），num_chars 指定MID從文字中提取的字元個數，Num_bytes指定MIDB從文字中提取的字元個數（按位元組計算）。

應用例項：姓氏提取和統計

假如工作表C列存放著職工的姓名，如果想知道某一姓氏的職工人數，可以採用以下方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1）”或“=MIDB（C1，1，2），從C1中提取出職工的姓氏，採用拖動或複製的方法即可提取其他單元格中的職工姓氏。然後使用公式“=COUNTIF（D1:D58，″張″）”統計出姓張的職工數量，隨後改變公式中的姓氏就可以統計出其他姓氏職工的數量。

三、Excel XP資料庫速成

Excel XP具有強大的資料庫功能，對包含大量資料的表格進行排序、篩選等處理易如反掌，下面介紹常用的資料庫操作。

1．資料排序

Excel XP第一行的單元格具有特殊作用，其中的文字相當於資料庫欄位名，可作為關鍵字參與排序、記錄單等各種操作。

（1）文字排序

選舉等場合需要按姓氏筆劃為文字排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果你要將圖1資料表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關鍵字所在列（或行）的首個單元格，單擊Excel“資料”選單下的“排序”命令開啟對話方塊，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話方塊“方法”下的“筆畫排序”，再根據資料排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”後回到“排序”對話方塊。如果你的資料帶有標題行（如“單位”之類），則應選中“有標題行”（反之不選），然後開啟“主要關鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）後“確定”，表中的所有資料就會據此重新排列。此法稍加變通即可用於“第一名”、“第二名”等文字的排序，請大家自行摸索。

（2）自定義排序

如果你要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表資料，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決：首先單擊Excel“工具”選單下的“選項”命令，開啟“選項”對話方塊中的“自定義序列”選項卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，游標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動，你就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在於工作表，可以選中序列所在的單元格區域單擊“匯入”，這些序列就會被自動進入“輸入序列”框。無論採用以上那種方法，單擊“新增”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。

使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是你要開啟“排序選項”對話方塊中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。回到“排序”對話方塊後根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”後即可完成資料的自定義排序。

2．資料檢索

如果Excel XP工作表中的資料欄位很多時，檢視一條或幾條記錄需要左右滾動螢幕，此時可以採用以下方法檢索並檢視：單擊“資料”選單下的“記錄單”命令開啟對話方塊（圖2）。

再次單擊其中的“條件”按鈕。對話方塊中的欄位就會變成空白等待輸入，並且“條件”按鈕變為“表單”按鈕。在對話方塊的相應欄位位置輸入條件，如果在“序號”欄位框內輸入12回車，則序號為12的資料就會顯示在對話方塊中。當然，你輸入的檢索條件可以使用>、<、>=、<=、<>邏輯符號。例如單擊“條件”按鈕後在“總分”框內輸入“>170”，則表示檢索總分大於170的記錄，回車後第一條大於170的資料就會顯示在對話方塊中。繼續單擊“上一條”或“下一條”按鈕，可以檢視檢索出來的其他資料。

3．資料篩選

上面介紹的方法可以檢索滿足某一條件的記錄，但是檢索條件比較複雜時（如檢索總分大於170和小於120的紀錄），這種檢索方法就無能為力了。此時可以使用Excel XP提供的自定義篩選功能，操作方法是：單擊“資料”、“篩選”子選單下的“自動篩選”命令，每個欄位名的右側會出現一個下拉按鈕。根據你要篩選的欄位單擊下拉按鈕，在下拉選單中選擇“自定義”命令開啟對話方塊（圖3）。

單擊第一行左側的下拉按鈕，選擇其中的“大於”，然後在其右邊輸入170；按相同方法在第二行中選擇“小於”，並在右邊輸入120，選中兩行中間的“或”後單擊“確定”按鈕，工作表會自動顯示所有符合篩選條件的記錄。篩選出來的記錄可以執行復制等操作，如果你要清除篩選結果，只要將“資料”、“篩選”子選單下的“自動篩選”前的選中標記去掉即可。

4．資料彙總

小計、合計是應用非常廣泛的資料統計方式，Excel XP分類彙總是此類操作的高手。你只要將游標放在工作表的任一單元格中，單擊“資料”選單下的“分類彙總”命令開啟對話方塊。如果要對某個班級的數學、語文成績進行彙總，則應在“分類欄位”中選中“班級”，在“彙總方式”中選擇“求和”，在“選擇彙總項”中選中“數學”和“語文”。如果選中“彙總結果顯示在資料下放”，單擊“確定”按鈕後彙總結果會顯示在工作表資料的下面，反之則會顯示在工作表資料上方。如果你想清除工作表中的分類彙總結果，只要開啟“分類彙總”對話方塊，單擊其中的“全部刪除”按鈕就可以了。

5．資料透視表

資料透視表是Excel XP資料庫功能的重要組成部分，它能夠非常靈活的彙總資料。如果你要對一個學生成績工作表進行統計，計算所有學生的數學成績總分，採用資料透視表可以快速完成任務。

單擊“資料”選單下的“資料透視表和資料透檢視”命令打開向導，首先選擇資料來源型別和建立的報表型別，完成後單擊“下一步”按鈕。這時要選擇建立資料透視表的資料區域，你只要用滑鼠在工作表中拖動即可將引用的資料區域放入對話方塊。接著選擇資料透視表的位置，可以選擇“新建工作表”或“現有工作表”。單擊“完成”按鈕，將“資料透視表字段列表”中的“數學”拖入工作表的指定位置，Excel XP會立刻計算出所有學生的數學成績合計。

6．資料查詢

資料篩選的物件是工作表中的某條記錄，這裡介紹的查詢物件則是單元格中的資料，Excel XP可以執行的查詢有以下幾種型別：

（1）普通查詢

它利用編輯選單中的查詢命令查詢特定的資料，操作方法如下：單擊“編輯”選單中的“查詢”命令，開啟“查詢”對話方塊。在“查詢內容”後輸入要查詢的內容，單擊“查詢下一個”按鈕，游標就會停留在首先發現資料的單元格中。如果沒有發現要查詢的資料，Excel XP會彈出對話方塊告知使用者。

（2）特殊查詢

特殊查詢可以找出包含相同內容（如文字）或格式的所有單元格，或者存在內容差異的單元格，其操作步驟如下：如果你要找出工作表中含有文字的所有單元格，請選中含有文字任意一個單元格，然後單擊“編輯”選單中的“定位”命令。再單擊對話方塊中的“定位條件”按鈕，選中“定位條件”對話方塊中的“常量”，再選中複選項中的“文字”。單擊“確定”按鈕後，所有符合條件的所有單元格就會選中。

如果你要找出資料行或列中與活動單元格不匹配的部分，可以開啟“定位條件”對話方塊。如果需要找出特定行中與活動單元格不同的單元格，可以選擇“行內容差異單元格”；若要找出列中與活動單元格不同的單元格，則應選中“列內容差異單元格”，單擊“確定”按鈕即可完成查詢。