Microsoft 365 開發篇：記錄保留策略加強資訊管理
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應廣大客戶的需求，微軟在Ignite 2020上釋出了資訊管理和記錄管理的新功能，以幫助客戶應對這些業務需求的獨特挑戰：
- 為Yammer和團隊的會議記錄建立保留策略
- 按照嚴格的要求管理法規記錄
為Yammer和團隊的會議記錄建立保留策略：
隨著遠端辦公的廣泛應用，團隊會議和Yammer社群已經成為公司公告、專案協作等比較常用的交流工具，為了滿足大企業的合規要求，微軟將把Teams會議記錄的儲存轉移到SharePoint和OneDrive中，利用這些平臺上的豐富保留功能來管理記錄的保留和刪除。
按照嚴格的要求管理法規記錄：
記錄的保密性、完整性和可用性是公司治理關鍵業務資訊時必須遵循的重要原則，對於那些需要遵守SEC 17a-4、美國金融業監管局(FINRA)和商品期貨交易委員會（CFTC）等法規的機構來說，情況尤其如此。
此前，微軟引入Retention Labels來幫助企業客戶滿足其不可編輯和不可擦除等需求，同時還提供了記錄版本控制等功能，以允許資訊工作者在未來需要時進行檢視，然而金融服務或者政府等高度監管的行業需要的合規要求更為嚴格，需要確保記錄的完整性，微軟在Ignite 2020上宣佈了監管記錄標籤（Regulatory Record Labels）公開預覽，通過防止元資料的變化、記錄移動、記錄版本控制以阻止使用者和管理員刪除標籤，進一步增強了不可變性。
當文件內容被標記為一個記錄時：
- 允許或者阻止對Items的哪些操作方面進行限制
- 關於Items的其他活動將被記錄
- 當這些Items在保留期結束後被刪除時，你有處理這些Items的憑據
比較允許或阻止哪些操作的限制：
- 使用下表確定應用Standard Retention Label 和將內容標記為Record或Regulatory Record的Retention Label對內容施加了哪些限制。
- Standard Retention Label具有保留設定和操作，但不將內容標記為記錄或規範記錄。
如果企業已經應用了Retention Policy，企業合規或者IT的決策者需要了解特定文件或者Items的結束日期的時間，比如對於產品規格檔案，5年的保留期是從“生產結束”時間觸發開始的，所以我們可以根據實際情況來生成觸發Retention Policy的事件，如下圖：
要建立此流，需要從SharePoint聯結器開始：
1.選擇何時建立或修改觸發器，指定站點地址和列表名稱
2.根據In Production列表列值被設定為No（或條件卡上設定為false）的時間新增一個條件
3.根據內建的HTTP模板新增一個操作，使用下面部分的值配置HTTP操作，你可以從下面的部分複製URI和主體屬性的值，並將他們新增到模板中。
- Method：POST
- URI：https://ps.compliance.protection.outlook.com/psws/service.svc/ComplianceRetentionEvent
- Headers:Key=Content-Type, Value= application/atom+xml
- Body：
<?xml version='1.0' encoding='utf-8' standalone='yes'>
<entry xmlns:d='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices' xmlns:m='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/metadata' xmlns='https://www.w3.org/2005/Atom'>
<category scheme='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/scheme' term='Exchange.ComplianceRetentionEvent'>
<updated>9/9/2017 10:50:00 PM</updated>
<content type='application/xml'>
<m:properties>
<d:Name>Cessation Production @{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}</d:Name>
<d:EventType>Product Cessation<</d:EventType>
<d:SharePointAssetIdQuery>ProductName:"@{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}<d:SharePointAssetIdQuery>
<d:EventDateTime>@{formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')}</d:EventDateTime>
</m:properties>
</content>>
</entry>
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