如果你能看到這篇文章，我很榮幸。一起終身學習，向陽而生。

• BEGIN 職場寫作
• 三大核心
  • 一、打明牌
    • 01 職場寫作，你禮貌嗎？
  • 二、列步驟
    • 01 專案部署文件
    • 02 職場使用者培訓
    • 03 產品操作手冊
  • 三、給示範
    • 01 入職日期
    • 02 報銷賬單
    • 03 網站訪問
• 錦上添花，設計排版
  • • 01 排版設計三原則
    • 02 排版七大技巧
• END 向陽而生

如何成為一個職場寫作高手？解決3個核心。

1. 打明牌
2. 列步驟
3. 給示範

在這個網際網路時代。一個受歡迎的職場人員，寫作是必備的技能，尤其是職場寫作。有工作能力，有領導能力，有證據。什麼是證據？寫作能力就是你最有力的證據。

職場寫作，你禮貌嗎？打明牌，就是對對方最好的尊重。打明牌是入口，列步驟是核心，給示範是靈魂。我將帶大家一步一步瞭解如何高效職場寫作，請繼續閱讀。

BEGIN 職場寫作

為何要學職場寫作？

職場寫作帶來哪些優勢？

還在替下屬改改改，想讓領導少改你發的文件嗎？曾幾何時，是不是有這樣一種共鳴。寫出的文件往往需要來回改好幾版，索性每次定標題後加上V1.0.1。

下面這句話是在某一試聽課中聽到：

你的文字有改的基礎，這個人的文字乾淨。

聽起來，是不是感覺有點不舒服。那麼，如何才能高效完成職場寫作？

接下來才是硬核內容，讓我們一起進入職場寫作三大核心。

三大核心

一、打明牌

01 職場寫作，你禮貌嗎？

曾幾何時，你是否收到過這樣的微信聊天：在？在嗎？你有空嗎？看到這樣的微信訊息，都不知道對方要幹什麼，一臉懵逼。不僅僅在職場會遇到這類訊息，估計現實中也遇到過不少。

你越是感覺不好意思，對方越無法揣度你要表達的意思。於雙方來說，就是在互相浪費時間。

對方可能希望是開門見山，直接切入主題。扭扭捏捏，像什麼？那像話嗎？

職場寫作裡，打明牌是最大的禮貌。

1. 寫釘釘工作日誌，打明牌就是將今天工作核心內容列成凝練的標題。
2. 寫工作微信，打明牌就是直接將訴求寫出來。
3. 寫通知，打明牌就是將誰、要做什麼寫在開頭。
4. 發郵件，打明牌就是將對方關注什麼直接寫在郵件主題裡。

打明牌這一步，很重要。直接切入主題，提出自己的需求或者是疑惑。不要不好意思，只有你提出來了才是對對方最大的尊重。在這個資訊量巨大的互聯時代，估計沒人想寶貴的時間浪費在無關緊要的資訊上吧。

如果說職場寫作的入口是打明牌，那麼列步驟就是核心

二、列步驟

核心：引導對方行動，保證行動過程不變形。

借用晚清一代大儒曾國藩的一句名言：

養得胸中一種恬靜

靜心，思路更清晰。

沒有任何一篇文件一開始就是朗朗上口，邏輯清晰。基本上是通讀幾遍之後，然後一點一點優化。

如果在列步驟的時候，一點頭緒都沒有。先不要想邏輯步驟，將大致的框架定出來，想出一個點就寫在小本子上。寫了很多斷斷續續的內容，自己通讀幾遍，站在讀者的角度去思考，看是否符合邏輯。然後逐一捋順。

列步驟，我準備從這個三個方向羅列。其一是編寫專案文件，其二是職場使用者培訓，其三是產品操作手冊。

01 專案部署文件

邏輯清晰，一步一步往下走。站在他人的角度去思考，如何清晰地將步驟列出？

列舉自己的親身工作經歷：

1. 給同事培訓公司web應用程式如何部署測試。
2. 部署開源部落格，使用官網的說明文件。

1、給同事培訓公司web應用程式如何部署測試

國產適配Linux作業系統部署視覺化客戶端應用軟體

1. 對作業系統進行整體說明。
2. 介紹軟體安裝：使用固定的視覺化客戶端新增安裝包，並且處於離線模式。
3. 安裝必備軟體包：主軟體包，第三方SDK。
4. 設定軟體自啟：設定軟體開機自啟，並重啟作業系統。
5. 登入到作業系統：使用普通使用者登入到作業系統。
6. 開啟客戶端：登入到客戶端軟體。
7. 演示：對客戶端軟體進行一系列操作演示。
8. 注意事項。

國產適配Linux作業系統部署web應用軟體

1. 介紹作業系統：對作業系統使用進整體說明。
2. 介紹軟體安裝：使用固定的視覺化客戶端新增安裝包，並且處於離線模式。
3. 安裝必備軟體包：JDK8、DM8資料庫、中創中介軟體。
4. 部署web軟體：一一介紹如何部署。
5. 測試訪問：在瀏覽器中訪問web軟體。
6. 演示：對web應用進行一系列操作演示。
7. 注意事項。

關於專案文件中注意事項，建議放在最前面。我寫過不少文件，按步驟列出並且截圖輔以文字說明。親自測試驗證後才發給對方，但對方估計壓根就沒當回事，真正有需要的時候，往往還是直接打電話過來求助。後來，我乾脆將注意事項寫在最前面，然後一步步羅列，防止對方操作變形。

我在文章中描述步驟很簡單，真實文件中是需要對每一個步驟進行詳細列舉，包含注意事項。在編寫專案文件時，我反思過，如果我是一個完全沒有接觸過IT軟體行業的人，如何讓讀者能按照我的說明進行操作達到最終目的。

讀者是能給你一定的建議，僅僅是藉助外部壓力提升自己。

論語裡面有這樣一句名言，值得我們終身學習：

曾子曰：”吾日三省吾身：為人謀而不忠乎？與朋友交而不信乎？傳不習乎？”。

反思得到的結論，最有效方法並不是讓別人糾正，而是自我反省。通過通讀文件，最好默唸。至少要讓邏輯上形成閉環，最後一步步調整修改。進行凝練，少寫囉嗦語句，避免干擾。

2、部署開源部落格平臺，使用官網的說明文件

最近接觸到一款開源部落格系統Halo，介面美觀，上手並不是很難。

1. 選擇部署平臺：Windows
2. 部署必備環境：JDK11
3. 啟動服務，Windows平臺在CMD命令視窗執行：java -jar halo-1.4.17.jar
4. 瀏覽器訪問：http://localhost:8090

介紹一款開源軟體使用，採取列步驟，引導使用者使用，以高效的方式看到效果。

職場中對使用者培訓，達到從簡、有序、邏輯清晰，無論是從縱向還是橫向，最終形成邏輯閉環。

使用者並不關心你開發的軟體使用了哪些技術，真正在意的是軟體如何快速上手，滿足工作需求。當然了，一場演講需要把控時間，開場白可以適當引用一點開發技術，顯得更高階，帶一點神祕感。對於使用者培訓，可以考慮時間盈餘，將注意事項放入收尾階段。

02 職場使用者培訓

給使用者進行培訓公司的web應用程式如何使用

1. 開場白：很重要，快速將培訓的使用者帶入狀態。
2. 開啟瀏覽器：指導從哪個位置開啟，至少固定一種方式。
3. 訪問web軟體：在瀏覽器位址列中輸入訪問地址。
4. 收藏夾：讓使用者將常用軟體地址進行收藏，便於訪問。
5. 登入介面：對web軟體登入介面進行詳細介紹。
6. 演示web軟體基礎功能：從橫向或者是縱向都行，整體上把握邏輯順序。
7. 注意事項：瀏覽器使用注意事項。

從簡，複雜事項簡單化、結構化，讓使用者第一印象就知道操作很簡單，帶使用者快速進入狀態。有序，第二大步驟中的列步驟，按順序解讀。邏輯清晰，在自己介紹的這個邏輯範圍內，要形成邏輯閉環。

在生活中，我們總會遇到一些產品，如何快速與一個新產品互動，產品說明書是最好的老師。

03 產品操作手冊

列舉生活與職場中的幾個例子。

生活中的例子，最熟悉什麼？當然是每買到一款產品時，第一時間會看說明書，體驗產品並驗證是否完好。

1、產品說明書

最近我買了一個無線滑鼠，咱就拿這款滑鼠產品說明書進行說明。說明書很簡潔，目的就是教你快速使用。其實每一步都有圖片示例，我這裡為了將列步驟與給示範分開來寫，特意去掉的。往往列步驟與給示範緊密相連。

1. 向後滑動取下電池蓋。
2. 取出無線接收器插入電腦usb介面。
3. 將電池安裝到電池倉（注意正負極），扣上電池蓋。
4. 將底部黑色按鈕向上撥動。
5. 產品安裝成功，開始使用。

從中就可以看出產品說明以清晰的列步驟方式，教我們快速使用產品。對於產品構造使用者並不關心，所以產品說明書也就一張紙。

我今年過年沒回家，除夕夜父母在家開啟電視機，打電話與我說家裡電視壞了。在我遠端指導下，描述顯示屏沒有互動畫面，提示網路無法連線。我在遠端指導後，有所感所想，應用到文中了。

2、電視無法播放出內容

第二個生活中的示例，就以我個人真實生活經歷來說明。大過年，在家沒法看春晚，挺憋屈。

以下是我遠端教父親進行排查的步驟：

1. 檢查光貓是否正常執行，重啟看看情況如何。
2. 檢查連線光貓的網線接頭（水晶頭）處是否鬆動。
3. 檢查路由器網線接頭（水晶頭）是否鬆動。
4. 檢查電視機頂盒與路由器之間的網線接頭（水晶頭）是否鬆動。
5. 重啟電視機頂盒，描述清楚在哪個位置的黑色按鈕進行操作。
6. 最後將電視訊號源調至HDMI，成功解決問題。

在遠端指導情況下，每一步詳盡描述（捋清楚）。

職場中例子就比較多了，當我們接觸一款新的產品、開發語言或者開發技術，亦或是應用軟體。在網際網路行業中，程式猿，大家估計耳朵都聽出繭子來了吧。深受大家喜愛的github，將這款產品使用方式也可以列出個一二三四五六七。

3、github倉庫使用說明

其實，多數情況下，很多人明知道無序列表和有序列表有區別。但往往在使用時，並沒有刻意區分這兩者的區別。例如，我以前對多條內容要分條列舉的時候，只會使用無序列表，自己看起來是舒服了。讀者一看，這些內容是無序列表，那麼我從任何一條開始閱讀都沒影響嗎？如果亂用有序列表和無序列表，對讀者閱讀體驗肯定有影響。

原始github新建一個倉庫介紹如下，圖片上中文是我額外加上的：

接下來我將進行列步驟，對官方說明進行改造。

下面將列舉一個與程式設計相關的示例，建立一個新倉庫demo進行操作分三大步驟：

1. 使用命令初始化一個倉庫。
2. 連線遠端倉庫。
3. 從其它遠端倉庫匯入程式碼。

初始化一個倉庫demo又分7步：

1. 新增一個README.md檔案：echo "this is demo" >> README.md。
2. 初始化倉庫：git init。
3. 暫存檔案：git add README.md。
4. 第一次提交：git commit -m "first commit"。
5. 切換並修改分支名為master：git branch -M master。
6. 連線遠端倉庫demo：git remote add origin [email protected]:cnwangk/demo.git。
7. 推送至遠端倉庫：git push -u origin master。

官方示例：初始化一個新的github倉庫demo

在列步驟這一過程中，我列舉了不下於6種示例，有職場中真實經驗示例，也有生活中的示例，還有程式猿都熟知的開源社群github。列舉這麼多例子，想讓大家明白列步驟的重要性，職場寫作核心所在。

如果說職場寫作的核心是列步驟，那麼給示範就是靈魂。

三、給示範

最開始，我是想隨便找幾個示例圖片進行講解。經過反思後，發現這樣是不負責的。最終，決定以自己實際工作中例子進行繪圖，然後輔以文字說明進行示範。更加貼近現實生活。

給示範，就是給對方一個示例模板，更好引導對方行動。降低行動難度，一步到位。

不一定非得是視訊、PPT簡報，可以是文字描述。也可以是word文件記錄，最好是截圖配合文字描述。

列舉大家比較熟悉的幾個示例，勞動合同中入職日期、出差過程產生的報銷賬單。

01 入職日期

填寫日期格式統一。日和月份之前不要加0，可以參考你身份證上的日期格式。

例如：填寫日期格式為：2022年2月9日。

如下圖勞動合同封面、勞動合同結束頁以及保密合同封面。這裡只是給一個參考樣例，增加些許帶入感。

示例：勞動合同書封面樣例，正式本應該是白底，這裡改成了護眼色，看著舒服一些。

示例：勞動合同書結束頁

示例：員工保密合同書封面

02 報銷賬單

填寫報銷賬單，會計同樣可以給同事一個模板樣例，既省心又省事。

例如一張報銷賬單的詳情內容：

1. 左側為填寫報銷詳情；
2. 右側為報銷金額阿拉伯數字；
3. 底部填寫報銷金額大寫漢字、報銷日期以及報銷人姓名。
4. 有可能需要自己貼票。

相信大家對勞動合同、保密協議以及報銷單並不陌生。看到這樣的示例，是否會給你帶來一丟丟思考。在給別人進行說明時，是否也可以提供一個模板進行說明，給對方一個參考。方便自己，同樣方便他人。

03 網站訪問

自己是如何使用的，給出一個模板樣例，讓使用者照葫蘆畫瓢。

1、演示訪問某web應用軟體操作

開啟Windows自帶IE瀏覽器，在瀏覽器位址列輸入訪問地址進行登入，如下圖所示。

演示IE瀏覽器在狀態列顯示收藏夾，在瀏覽器頂部點選右鍵，如下圖所示：

演示設定IE相容性檢視

1. 在瀏覽器右上角點選白色齒輪圖示
2. 然後點選相容性檢視設定，如下圖所示操作：

在差旅途中，我經常思考，如何能最大限度給使用者講清楚，並且能夠帶點幽默風趣。枯燥乏味的演講，時間又長，估計大夥都沒興趣聽完。這時候最好的方法，就是與觀眾產生互動，讓觀眾提起些許興趣。偶爾來一次劃重點，一聽到重點，多多少少注意了會集中一點。

接下來演示某軟體服務啟動。

2、演示啟動某軟體服務

其實詳細步驟應該是這樣的：

1. 下載web軟體Halo，確認對應的操作平臺。
2. 安裝必備環境：JDK11。
3. 檢視安裝JDK版本。
4. 開啟CMD命令視窗啟動Halo服務。
5. 在瀏覽器位址列訪問Halo。

為了演示示範模板，下面的介紹簡化了好幾步。

這裡借用自己在列步驟中介紹到的Halo部落格，如下圖所示啟動Halo服務：

啟動服務

java -jar halo-1.4.17.jar

瀏覽器訪問Halo服務地址：本機測試使用localhost或者127.0.0.1加上埠號8090進行訪問。

http://127.0.0.1:8090/admin

登入Halo：輸入設定好的使用者名稱和密碼，點選登入即可進入後臺管理介面。

在給示範這一過程中，配圖很多，並輔以文字進行說明。配圖也有標準，圖片大小不宜過大，最好能統一尺寸，給人一種整體美感。如果圖片使用恰當，那絕對是靈魂所在。

如果說你已經做到職場寫作的3個核心：打明牌、列步驟、給示範。

那麼基礎已經打通，接下來就是錦上添花。將你寫的文件進行雕琢一番，通俗點講就是排版，讓人看著更舒服。

錦上添花，設計排版

如果在工作中，遇到一篇沒有任何排版的文件和一篇有排版、結構清晰以及重點突出的文件，您更喜歡看哪一篇？答案顯而易見，選後者的理由：簡約美觀、結構清晰、重點突出。

一篇天花爛墜的文章，排版稀爛，估計你也會瞬間失去閱讀下去的慾望。

接下來聊聊排版三原則和七大技巧。

01 排版設計三原則

1. 簡約美觀
2. 結構清晰
3. 重點突出

簡約美觀：與個人審美觀掛鉤。一般而言，映入眼簾第一感覺，簡潔大方，沒有花裡胡哨的特效。簡單一點，讓人第一時間就能看到自己想要的資源，獲得閱讀體驗，過於花裡胡哨反而降低閱讀體驗。

結構清晰：如果你的文件文章描述並不多，就那麼幾句話，那就沒必要過度排版。文字字數很多，可以進行簡單化、模組化、結構化，給人感覺有邏輯、很清晰，易於閱讀、讀者接受率高。

重點突出：把控重點，優先順序原則。一般將總結性話語放在開頭，讓讀者一眼獲取到重點。開頭、結尾、標題、小標題、重點語句進行強化，也就是加粗字型、調整字號大小。給重點語句進行標紅，也是一種很好的突出手法。

02 排版七大技巧

1、字型、字號規範

個人在編寫專案文件中，一般遵循一個既定規則。這個既定規則，如果前人有了標準，按照前人標準來就完事了。例如：開頭有大標題用宋體（標題）加粗顯示，一、二、三字號區分，正文字型大小一般使用宋體小四或者五號（正文）。也有特殊情況，會使用到多種字型進行襯托，比如設計封面會擬幾個副標題，使用到黑體、宋體、方正姚體。切忌字型樣式不可過多，避免混雜。

上面給出示例有既定規則，另一種情況沒有既定規則。那就自己定一套規則，讓別人遵循你的規則來。標題設計，可以使用黑體，注意統一標題字型。正文字型設計，選擇普羅大眾都容易接受的宋體，一般使用office或者wps預設正文就是宋體，這樣不會出錯。字號大小可以遵循辦公軟體標題給出的大小，正文字號一般設定為小四或者五號。

2、文章配色規範

文章配色方案最好不要超過3種，顏色過多，顯得很混亂。

3、內容模組化

比如公交、地鐵，啟動時會提醒下一站名稱，每到下一站之前，會提示xx站快到了。比如火車，坐過和諧號或者復興號多多少少有點印象，每到停靠站點，會提前語音播報，xx站快到了，請乘客朋友們提前做好下車準備。

個人感覺模組化最好方式是凝練小標題。

4、段落標準化

段落字數不要過多，四到五行內容是比較舒適的閱讀體驗。

使用過渡句，在高考中很經典的一種手法。這一段，就一句話，達到承前啟後的作用。

5、重點突出

合理使用引導語，告知讀者重點來啦。一般情況下，一看到劃重點，注意力多多少少會多停留一下。

重點語句，給字型上色、加粗，突出重點內容。

6、適當配圖

曾幾何時，是不是聽說過：沒圖說個啥？話糙理不糙，有圖說服力更佳。

個人感覺適當配圖是職場寫作的靈魂，在圖片上輔以文字說明效果更佳。

配圖還有一個大大大的好處，那就是緩衝你那大篇幅文字帶給讀者的閱讀疲勞。看到圖片時，注意力會多停留一會在當前圖片上，得到適當休息。

7、留白藝術

在考慮整體性的情況留白。

換行之間的行距，段落之間的行距，小標題留白，文字與圖片之間留白。

最後的設計排版，僅僅是錦上添花。

看到此處，已經是本篇文章的末尾了。再複述一遍，職場寫作三大核心內容：如果說職場寫作的入口是打明牌，那麼列步驟就是核心。如果說職場寫作的核心是列步驟，那麼給示範就是靈魂。

如果你能看到此篇文章，我很榮幸。希望對你的職業生涯有所幫助，向陽而生。

END 向陽而生

向陽而生，生而向陽。

自從5年前接觸到這本書，年年閱讀與傾聽。最近又讀了一遍《曾國藩家書》，頗有感慨。

引用晚清中興第一名臣、一代大儒曾國藩的幾句名言，頗為受用。

養得胸中一種恬靜。

心靜下來，思路清晰。讀書亦是如此，沉浸式讀書，全身心投入。

下面這句更為受用，說對聯更為合理。終身受益的一句至理名言，莫問收穫，但問耕耘。

上聯：不為聖賢，便為禽獸。

下聯：莫問收穫，但問耕耘。

細數自己的收穫時，先問問自己付出了多少。