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敏捷實踐之如何開好每日scrum每日站會

scrum中的5個活動分別是:
-產品代辦事項列表梳理(product backlog)
-sprint計劃會議(sprint plan meeting)
-每日站會(scrum daily meeting)
-sprint 評審會(sprint review meeting)
-sprint 回顧會議(retrospective meeting)

scrum的5個活動中,每日站會(Daily Scrum)其實是最不好開的,每日站會是scrum的標誌性活動,但是有的團隊開一開覺得沒有意思就不開了,有的團隊把每日站會開成了彙報會,討論會,今天我們就聊聊如何開好每日站會。

準時開

scrum特別強調節奏感,每日站會一定要每天準時開,今天不開明天開,後天開了大後天不開,久而久之,大家對每日站會就會鬆懈,從而忽略掉每日站會,從而丟失scrum的節奏。

提前準備

scrum每日站會需要提前5-10分鐘進行準備,每個人都要準備自己的發言內容並且進行優化,而不是站在圈內才去思考,這樣可能會遺漏掉真正重要的事項。

全員參與

scrum會議一定要全員參與,SM, PO, TEAM,瞭解團隊其他同事的工作以及需要什麼配合

待解決事項

每天形成待解決事項進行跟進,我們經常看到一些daily meeting開的時候大家都會報一些問題,但是這些問題跟進不夠,到了第二天,仍然是這些問題,今日事今日畢。

每日站會常見問題及處理

問題1 開成了彙報會:
團隊圍成圈,PM在中間,然後問:“小王,你按照3點格式彙報一下昨天的工作”。
小王:”我昨天做了xxxxx……,今天打算做xxx,目前遇到問題是:xxx”
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解決思路

  1. 團隊自組織的形式來分享、同步每天的工作狀態。很多時候我們專案出現風險,大多數由於溝通問題導致,所以多分享多交流,同步資訊才是最主要的思想。
  2. SM(Scrum Master,流程經理)或者PM(產品經理)不應該站在團隊的面前,一旦你這麼做了,你就是焦點,團隊自然就認為工作應該向你彙報。這時你應該離開白板,離開團隊的焦點和中心。讓團隊自己成為焦點。誰分享的時候,就讓誰站白板面前。團隊成員才是這個會議的主人,而非SM或者PM。
  3. 要讓團隊成員養成自主移動任務卡片的習慣,SM不要幫忙移動。

問題2 開成了分享會
“我昨天終於把xxx問題搞定了,主要是xxx問題,然後我xxxx……”5分鐘過去了,團隊一臉懵逼的帶著崇拜的眼神聽著大牛在做技術分享…

解決思路

  1. 給團隊梳理站會的流程及要點。每個團隊成員都有指定的時間來完成3個傳統的問題。技術細節,會後交流或者有時間做個技術分享也可以。
  2. 帶個秒錶,每個人說完就計時,強化大家的時間觀念
  3. 如果還超時,請參考團隊懲罰項

問題3 沒什麼說的
我昨天做這部分的開發,今天繼續做這部分開發,沒什麼問題。下一個團隊成員也基本是這麼回覆。
解決思路

  1. 將任務的粒度拆分小一些,比如不超過1天的工作量。工作太多,團隊不知道當前的進度如何,也就會帶來進度的風險。有可能我昨天完成了1%,今天結束了,我只完成了10%,很多時候進度延期,就是這麼導致的。到底是100-100還是50-50,還是0-100,誰都不知道。
  2. SM也要發揮出問題引導的技巧。比如提醒一下大家或者直接拋個問題:“你有沒有什麼要跟大家交接或者要提測的內容?” 、“你昨天完成的這個工作,後續有沒有人需要交接的……”

問題4 PM問團隊成員這個活多久能幹完。團隊承諾這個工作要2天搞定。2天后PM問他做完了嗎?對方回覆沒做完……總之就是一直承諾,從來沒按時做完過。

解決思路

  1. 拆分工作粒度,可跟蹤可量化,如上個案例。
  2. 以後不要單獨問這個團隊成員活要多久幹完,在任務估算完之後,讓他自己認領並且在團隊面前承諾,而非對你一個人的承諾。
  3. 強化承諾的價值。通過站會、白板來視覺化團隊的工作事項及每日的完成事項。在站會上,團隊承諾也是彼此信任的體現,大家相互傾聽尊重彼此,遇到困難的時候尋求幫助,我們通過每日站會,關注團隊的產出和目標,不斷的檢查、適應、反饋,在不斷的小步伐與錯誤中調整自己的行為、調整團隊的節奏、方向。

問題5 站會主持人必須經常提醒下一個人開始分享,團隊成員們也都在等他“下一個進行”的訊號。輪到自己發言的時候,才去想到底要說什麼,彙報完了就在開始開小差了,不關注其他人在說什麼,或者說話的時候老是低著頭看自己的鞋。

解決思路

  1. 強調資訊同步的重要性,你說完了,其他人有可能分享的資訊也需要你的協助或者對你是有幫助的。在站會上,尊重彼此的方式之一就是用心積極傾聽。
  2. 可以用一些小的遊戲來增強互動性及打破輪流發言的規則。比如拿個玩偶,誰說完了,就隨機扔給下一個同事(不是隔壁的人),接到玩偶就要發言。超時不發言就請大家下午茶了…
    注意一定要隨意的扔,明天和意外哪個先來,誰都不知道。這樣可以讓大家集中精力準備發言。同時,也增加了站會的樂趣。

問題6 站會遲到,且總有各種理由。

解決思路
參見團隊懲罰

問題7
“你遲到了,我們大夥今天有下午茶了”
“我沒遲到啊,我去年買的表剛好9點”……

解決思路
這種其實還是團隊規則沒定好,要有個標準。以哪個時間為尺子?要約定好。
比如可以去買個掛鐘放開站會的地方,不管你的表是幾點,咱們就以這個表的時間為準。超過時間那就是遲到,我們就按照規則來執行。管你是去年買的表還是前年買的表…
問題8
“昨天工作效率比較高,我今天好像沒什麼做的呢。”

  1. 遍歷一次看板,看看todo項是否有未認領,建議他們認領一些活。如果都已經做完,協商是否要再加入一些story進來。
  2. 看看其他人有沒有要協助幫忙的,給別人打雜或者結對做一些事情。
  3. 如果這個人一直都是這種狀態,那就單獨找他聊聊。若問題依然存在,移出團隊吧。
    問題9 團隊坐在工位上,開啟JIRA或者其他敏捷看板,對著電腦balabala……

解決思路

  1. 電子看板的功能很強大,但團隊間互動的效果不好。大家面對著電腦自顧自的說,有人看電腦在瀏覽網頁,有人低頭玩手機刷朋友圈…輪到自己說了,就對著電腦巴拉巴拉一通。時間久了會變成了彙報會,而且想早點說完自己的內容,說完就可以來一盤緊張刺激的飛行棋了。所以,如果團隊都是集中辦公的方式,放棄這個電子看板吧!用物理的白板更好一些。
  2. 我們每天站在白板前,一邊交流一遍挪動便籤,有了障礙項,可以立刻寫一張便籤。面對面的在白板面前的溝通,效率遠高於其他形式的溝通。互動和交流也都變得更生動和開放。站會,不是坐會,還是挪動屁股吧。
    問題10 站會上大家聊的都很嗨皮,也都積極分享做的事情及遇到的問題。這個時候,公司領導走過來想看看什麼情況,然後團隊瞬間就安靜了…然後大家都說:目前還沒遇到什麼問題…
    解決思路

對領導say No! 不要讓領導參加。團隊需要“豬”的角色,“雞”的角色的人,遠離。(關於豬與雞的故事,請自行google)

問題11 每個人都避而不談一些顯而易見的問題,避開有難點的討論。

解決思路
團隊要有勇氣去揭露並且面對障礙。適當的留意一下燃盡圖,如果燃盡圖沒有按照計劃更新,或者目前的進度偏差比較大,團隊成員要有勇氣講出來。大家一起關注這個問題。

團隊懲罰

團隊懲罰的方式有很多種,比如做個俯臥撐,做個鬼臉,貼牆,這個規則最好是大家定,不要PM或SM自己定好了直接讓團隊執行。相比別人給你的規則,大家更願意執行自己許下的承諾、規則。正所謂自己選擇的路,跪著也要走完。但如果你讓他跪著走試試?。
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總結下每日站會的常見問題

  1. 推遲時間。說好的是上午9點,可經常是9點10分才開始。
  2. 總是有人缺席或者提前離場。
  3. 沒有關注在:昨天干了什麼,遇到了什麼問題,今天準備幹什麼。
  4. 說的內容沒有結合Story。
  5. 沒有站在物理牆前,對照著Story卡片說。
  6. 只是面向PM或者SM說話,不是面向所有團隊成員。
  7. 說話內容太長,太細節。
  8. 沒有關注在阻礙團隊進展的問題上。
  9. 沒有站著說話。
  10. 說話聲音小,低著頭自言自語。
  11. 同一時間有多個人說話或者有人竊竊私語。
  12. 沒有志願者站出來引導會議順利進行。
  13. 坐在電腦前,對著電腦開會。

說在最後

我們現在好多團隊都使用了jira看板來開scrum daily meeting,
優點是通過jira可以在不在一個辦公室的團隊之間共享同一個看板,缺點卻有很多,jira可能導致了每日站會不在是站著開的,另外,其他人在描述自己的工作狀況的時候,其他人可能只是在等待,等待輪到自己,不夠專注。
另外,定期收集大家對一個sprint內每日站會的反饋,讓每日站會開的更有效果