專案管理計劃

專案管理計劃是說明專案執行、監控和收尾方式的一份檔案，它整合並綜合了所有子管理計劃和基準，以及管理專案所需的其他資訊。究竟需要哪些專案管理計劃元件，取決於具體專案的需求。

專案管理計劃元件包括（但不限於）：

子管理計劃：

• 範圍管理計劃。見 5.1.3.1 節。確立如何定義、制定、監督、控制和確認專案範圍。

• 需求管理計劃。見 5.1.3.2 節。確定如何分析、記錄和管理需求。

• 進度管理計劃。見 6.1.3.1 節。為編制、監督和控制專案進度建立準則並確定活動。

• 成本管理計劃。見 7.1.3.1 節。確定如何規劃、安排和控制成本。

• 質量管理計劃。見 8.1.3.1 節。確定在專案中如何實施組織的質量政策、方法和標準。

• 資源管理計劃。見 9.1.3.1 節。指導如何對專案資源進行分類、分配、管理和釋放。

• 溝通管理計劃。見 10.1.3.1 節。確定專案資訊將如何、何時、由誰來進行管理和傳播。

• 風險管理計劃。見 11.1.3.1 節。確定如何安排與實施風險管理活動。

• 採購管理計劃。見 12.1.3.1 節。確定專案團隊將如何從執行組織外部獲取貨物和服務。

• 相關方參與計劃。見 13.2.3.1 節。確定如何根據相關方的需求、利益和影響讓他們參與專案決策和執行。

基準：

• 範圍基準。見 5.4.3.1 節。經過批准的範圍說明書、工作分解結構 (WBS) 和相應的 WBS 詞典，用作比較依據。
• 進度基準。見 6.5.3.1 節。經過批准的進度模型，用作與實際結果進行比較的依據。
• 成本基準。見 7.3.3.1 節。經過批准的、按時間段分配的專案預算，用作與實際結果進行比較的依據。

範圍管理計劃

範圍管理計劃是專案管理計劃的組成部分，描述將如何定義、制定、監督、控制和確認專案範圍。範圍管理計劃要對將用於下列工作的管理過程做出規定：

• 制定專案範圍說明書；
• 根據詳細專案範圍說明書建立 WBS；
• 確定如何審批和維護範圍基準；
• 正式驗收已完成的專案可交付成果。

根據專案需要，範圍管理計劃可以是正式或非正式的，非常詳細或高度概括的。

 需求管理計劃

需求管理計劃是專案管理計劃的組成部分，描述將如何分析、記錄和管理專案和產品需求。根據《從業者商業分析：實踐指南》[7]，有些組織稱之為“商業分析計劃”。需求管理計劃的主要內容包括（但不限於）：

• 如何規劃、跟蹤和報告各種需求活動；
• 配置管理活動，例如，如何啟動變更，如何分析其影響，如何進行追溯、跟蹤和報告，以及變更審批許可權；
• 需求優先順序排序過程；
• 測量指標及使用這些指標的理由；
• 反映哪些需求屬性將被列入跟蹤矩陣的跟蹤結構。

進度管理計劃

進度管理計劃是專案管理計劃的組成部分，為編制、監督和控制專案進度建立準則和明確活動。根據專案需要，進度管理計劃可以是正式或非正式的，非常詳細或高度概括的，其中應包括合適的控制臨界值。

進度管理計劃會規定：

• 專案進度模型制定。需要規定用於制定專案進度模型的進度規劃方法論和工具。
• 進度計劃的釋出和迭代長度。使用適應型生命週期時，應指定固定時間的釋出時段、階段和迭代。固定時間段指專案團隊穩定地朝著目標前進的持續時間，它可以推動團隊先處理基本功能，然後在時間允許的情況下再處理其他功能，從而儘可能減少範圍蔓延。
• 準確度。準確度定義了需要規定活動持續時間估算的可接受區間，以及允許的應急儲備數量。
• 計量單位。需要規定每種資源的計量單位，例如，用於測量時間的人時數、人天數或週數，用於計量數量的米、升、噸、千米或立方碼。
• 組織程式連結。工作分解結構（WBS，見 5.4 節）為進度管理計劃提供了框架，保證了與估算及相應進度計劃的協調性。
• 專案進度模型維護。需要規定在專案執行期間，將如何在進度模型中更新專案狀態，記錄專案進展。
• 控制臨界值。可能需要規定偏差臨界值，用於監督進度績效。它是在需要採取某種措施前，允許出現的最大差異。臨界值通常用偏離基準計劃中的引數的某個百分數來表示。
• 績效測量規則。需要規定用於績效測量的掙值管理（EVM）規則或其他測量規則。例如，進度管理計劃可能規定：

1. 確定完成百分比的規則；

2. EVM 技術，如基準法、固定公式法、完成百分比法等。更多資訊，參閱《掙值管理實踐標準》[17]；

3. 進度績效測量指標，如進度偏差（SV）和進度績效指數（SPI），用來評價偏離原始進度基準的程度。

• 報告格式。需要規定各種進度報告的格式和編制頻率。

成本管理計劃

成本管理計劃是專案管理計劃的組成部分，描述將如何規劃、安排和控制專案成本。成本管理過程及其工具與技術應記錄在成本管理計劃中。

例如，在成本管理計劃中規定：

計量單位。需要規定每種資源的計量單位，例如用於測量時間的人時數、人天數或週數，用於計量數量的米、升、噸、千米或立方碼，或者用貨幣表示的總價。

精確度。根據活動範圍和專案規模，設定成本估算向上或向下取整的程度（例如 995.59 美元取整為 1,000 美元）。

準確度。為活動成本估算規定一個可接受的區間（如 ±10%），其中可能包括一定數量的應急儲備。

組織程式連結。工作分解結構（見 5.4 節）為成本管理計劃提供了框架，以便據此規範地開展成本估算、預算和控制。在專案成本核算中使用的 WBS 組成部分，稱為控制賬戶（CA），每個控制賬戶都有唯一的編碼或賬號，直接與執行組織的會計制度相聯絡。

控制臨界值。可能需要規定偏差臨界值，用於監督成本績效。它是在需要採取某種措施前，允許出現的最大差異，通常用偏離基準計劃的百分數來表示。

績效測量規則。需要規定用於績效測量的掙值管理（EVM）規則。例如，成本管理計劃應該：

1. 定義 WBS 中用於績效測量的控制賬戶；

2. 確定擬用的 EVM 技術（如加權里程碑法、固定公式法、完成百分比法等）；

3. 規定跟蹤方法，以及用於計算專案完工估算（EAC）的 EVM 公式，該公式計算出的結果可用於驗證通過自下而上方法得出的完工估算。

• 報告格式。需要規定各種成本報告的格式和編制頻率。
• 其他細節。關於成本管理活動的其他細節包括（但不限於）：

1. 對戰略籌資方案的說明；

2. 處理匯率波動的程式；

3. 記錄專案成本的程式。

質量管理計劃

質量管理計劃是專案管理計劃的組成部分，描述如何實施適用的政策、程式和指南以實現質量目標。它描述了專案管理團隊為實現一系列專案質量目標所需的活動和資源。質量管理計劃可以是正式或非正式的，非常詳細或高度概括的，其風格與詳細程度取決於專案的具體需要。應該在專案早期就對質量管理計劃進行評審，以確保決策是基於準確資訊的。這樣做的好處是，更加關注專案的價值定位，降低因返工而造成的成本超支金額和進度延誤次數。質量管理計劃包括（但不限於）以下組成部分：

• 專案採用的質量標準；
• 專案的質量目標；
• 質量角色與職責；
• 需要質量審查的專案可交付成果和過程；
• 為專案規劃的質量控制和質量管理活動；
• 專案使用的質量工具；
• 與專案有關的主要程式，例如處理不符合要求的情況、糾正措施程式，以及持續改程序序。

資源管理計劃

作為專案管理計劃的一部分，資源管理計劃提供了關於如何分類、分配、管理和釋放專案資源的指南。資源管理計劃可以根據專案的具體情況分為團隊管理計劃和實物資源管理計劃。資源管理計劃可能包括（但不限於）：

• 識別資源。用於識別和量化專案所需的團隊和實物資源的方法。
• 獲取資源。關於如何獲取專案所需的團隊和實物資源的指南。
• 角色與職責。

1. 角色。在專案中，某人承擔的職務或分配給某人的職務，如土木工程師、商業分析師和測試協調員。

2. 職權。使用專案資源、做出決策、簽字批准、驗收可交付成果並影響他人開展專案工作的權力。例如，下列事項都需要由具有明確職權的人來做決策：選擇活動的實施方法，質量驗收標準，以及如何應對專案偏差等。當個人的職權水平與職責相匹配時，團隊成員就能最好地開展工作。

溝通管理計劃

溝通管理計劃是專案管理計劃的組成部分，描述將如何規劃，結構化、執行與監督專案溝通，以提高溝通的有效性。該計劃包括如下資訊：

• 相關方的溝通需求；
• 需溝通的資訊，包括語言、形式、內容和詳細程度；
• 上報步驟；
• 釋出資訊的原因；
• 釋出所需資訊、確認已收到，或作出迴應（若適用）的時限和頻率；
• 負責溝通相關資訊的人員；
• 負責授權保密資訊釋出的人員；
• 接收資訊的人員或群體，包括他們的需要、需求和期望；
• 用於傳遞資訊的方法或技術，如備忘錄、電子郵件、新聞稿，或社交媒體；
• 為溝通活動分配的資源，包括時間和預算；
• 隨著專案進展，如專案不同階段相關方社群的變化，而更新與優化溝通管理計劃的方法；
• 通用術語表；
• 專案資訊流向圖、工作流程（可能包含審批程式）、報告清單和會議計劃等；
• 來自法律法規、技術、組織政策等的制約因素。

溝通管理計劃中還包括關於專案狀態會議、專案團隊會議、網路會議和電子郵件等的指南和模板。如果專案要使用專案網站和專案管理軟體，那就要把它們寫進溝通管理計劃。

風險管理計劃

風險管理計劃是專案管理計劃的組成部分，描述如何安排與實施風險管理活動。風險管理計劃可包括以下部分或全部內容：

• 風險管理戰略。描述用於管理本專案的風險的一般方法。
• 方法論。確定用於開展本專案的風險管理的具體方法、工具及資料來源。
• 角色與職責。確定每項風險管理活動的領導者、支持者和團隊成員，並明確他們的職責。
• 資金。確定開展專案風險管理活動所需的資金，並制定應急儲備和管理儲備的使用方案。
• 時間安排。確定在專案生命週期中實施專案風險管理過程的時間和頻率，確定風險管理活動並將其納入專案進度計劃。
• 風險類別。確定對單個專案風險進行分類的方式。通常藉助風險分解結構 (RBS)來構建風險類別。風險分解結構是潛在風險來源的層級展現（示例見圖 11-4）。風險分解結構有助於專案團隊考慮單個專案風險的全部可能來源，對識別風險或歸類已識別風險特別有用。組織可能有適用於所有專案的通用風險分解結構，也可能針對不同型別專案使用幾種不同的風險分解結構框架，或者允許專案量身定製專用的風險分解結構。如果未使用風險分解結構，組織則可能採用某種常見的風險分類框架，既可以是簡單的類別清單，也可以是基於專案目標的某種類別結構。
• 相關方風險偏好。應在風險管理計劃中記錄專案關鍵相關方的風險偏好。他們的風險偏好會影響規劃風險管理過程的細節。特別是，應該針對每個專案目標，把相關方的風險偏好表述成可測量的風險臨界值。這些臨界值不僅將聯合決定可接受的整體專案風險敞口水平，而且也用於制定概率和影響定義。以後將根據概率和影響定義，對單個專案風險進行評估和排序。
• 風險概率和影響定義。根據具體的專案環境，組織和關鍵相關方的風險偏好和臨界值，來制定風險概率和影響定義。專案可能自行制定關於概率和影響級別的具體定義，或者用組織提供的通用定義作為出發點。應該根據擬開展專案風險管理過程的詳細程度，來確定概率和影響級別的數量，即：更多級別（通常為五級）對應於更詳細的風險管理方法，更少級別（通常為三級）對應於更簡單的方法。表 11-1 針對三個專案目標提供了概率和影響定義的示例。通過將影響定義為負面威脅（工期延誤、成本增加和績效不佳）和正面機會（工期縮短、成本節約和績效改善），表格所示的量表可同時用於評估威脅和機會。
• 概率和影響矩陣。見 11.3.2.6 節。組織可在專案開始前確定優先順序排序規則，並將其納入組織過程資產，或者也可為具體專案量身定製優先順序排序規則。在常見的概率和影響矩陣中，會同時列出機會和威脅；以正面影響定義機會，以負面影響定義威脅。概率和影響可以用描述性術語（如很高、高、中、低和很低）或數值來表達。如果使用數值，就可以把兩個數值相乘，得出每個風險的概率 - 影響分值，以便據此在每個優先順序組別之內排列單個風險相對優先順序。圖 11-5 是概率和影響矩陣的示例，其中也有數值風險評分的可能方法。
• 報告格式。確定將如何記錄、分析和溝通專案風險管理過程的結果。在這一部分，描述風險登記冊、風險報告以及專案風險管理過程的其他輸出的內容和格式。
• 跟蹤。跟蹤是確定將如何記錄風險活動，以及將如何審計風險的管理過程。

採購管理計劃

採購管理計劃包含要在採購過程中開展的各種活動。它應該記錄是否要開展國際競爭性招標、國內競爭性招標、當地招標等。如果專案由外部資助，資金的來源和可用性應符合採購管理計劃和專案進度計劃的規定。

採購管理計劃可包括以下內容：

• 如何協調採購與專案的其他工作，例如，專案進度計劃制定和控制；
• 開展重要採購活動的時間表；
• 用於管理合同的採購測量指標；
• 與採購有關的相關方角色和職責；如果執行組織有采購部，專案團隊擁有的職權和受到的限制；
• 可能影響採購工作的制約因素和假設條件；
• 司法管轄權和付款貨幣；
• 是否需要編制獨立估算，以及是否應將其作為評價標準；
• 風險管理事項，包括對履約保函或保險合同的要求，以減輕某些專案風險；
• 擬使用的預審合格的賣方（如果有）。

根據每個專案的需要，採購管理計劃可以是正式或非正式的，非常詳細或高度概括的。

相關方參與計劃

相關方參與計劃是專案管理計劃的組成部分。它確定用於促進相關方有效參與決策和執行的策略和行動。基於專案的需要和相關方的期望，相關方參與計劃可以是正式或非正式的，非常詳細或高度概括的。相關方參與計劃可包括（但不限於）調動個人或相關方參與的特定策略或方法。

範圍基準

範圍基準是經過批准的範圍說明書、WBS 和相應的 WBS 詞典，只有通過正式的變更控制程式才能進行變更，它被用作比較的基礎。範圍基準是專案管理計劃的組成部分，包括：

• 專案範圍說明書。專案範圍說明書包括對專案範圍、主要可交付成果、假設條件和制約因素的描述（見 5.3.3.1 節）。
• WBS。WBS 是對專案團隊為實現專案目標、建立所需可交付成果而需要實施的全部工作範圍的層級分解。工作分解結構每向下分解一層，代表對專案工作更詳細的定義。
• 工作包。WBS 的最低層級是帶有獨特標識號的工作包。這些標識號為進行成本、進度和資源資訊的逐層彙總提供了層級結構，構成賬戶編碼。每個工作包都是控制賬戶的一部分，而控制賬戶則是一個管理控制點。在該控制點上，把範圍、預算和進度加以整合，並與掙值相比較，以測量績效。控制賬戶擁有兩個或更多工作包，但每個工作包只與一個控制賬戶關聯。
• 規劃包。一個控制賬戶可以包含一個或多個規劃包，其是一種低於控制賬戶而高於工作包的工作分解結構元件，工作內容已知，但詳細的進度活動未知。
• WBS 詞典。WBS 詞典是針對 WBS 中的每個元件，詳細描述可交付成果、活動和進度資訊的檔案。WBS 詞典對 WBS 提供支援，其中大部分資訊由其他過程建立，然後在後期新增到詞典中。WBS 詞典中的內容可能包括（但不限於）：

• 賬戶編碼標識；

• 工作描述；

• 假設條件和制約因素；

• 負責的組織；

• 進度里程碑；

• 相關的進度活動；

• 所需資源；

• 成本估算；

• 質量要求；

• 驗收標準；

• 技術參考文獻；

• 協議資訊。

進度基準

進度基準是經過批准的進度模型，只有通過正式的變更控制程式才能進行變更，用作與實際結果進行比較的依據。經相關方接受和批准，進度基準包含基準開始日期和基準結束日期。在監控過程中，將用實際開始和完成日期與批准的基準日期進行比較，以確定是否存在偏差。進度基準是專案管理計劃的組成部分。

成本基準

成本基準是經過批准的、按時間段分配的專案預算，不包括任何管理儲備，只有通過正式的變更控制程式才能變更，用作與實際結果進行比較的依據。成本基準是不同進度活動經批准的預算的總和。專案預算和成本基準的各個組成部分，如圖 7-8 所示。先彙總各專案活動的成本估算及其應急儲備（見 7.2.2.6 節），得到相關工作包的成本；然後彙總各工作包的成本估算及其應急儲備，得到控制賬戶的成本；接著再彙總各控制賬戶的成本，得到成本基準。由於成本基準中的成本估算與進度活動直接關聯，因此就可按時間段分配成本基準，得到一條 S 曲線，如圖 7-9 所示。對於使用掙值管理的專案，成本基準指的是績效測量基準。

最後，在成本基準之上增加管理儲備（見 7.2.2.3 節），得到專案預算。當出現有必要動用管理儲備的變更時，則應該在獲得變更控制過程的批准之後，把適量的管理儲備移入成本基準中。