超效率手冊的總結，從99箇中提取了37個有用的時間管理策略

一.克服拖延症

1.每週/每日目標法

每週/每日目標法在作者的另一本書《在辦公室外思考》中也重點介紹過，看來是小楊（作者姓 Young，我們就叫他「小楊」吧）比較看中的時間管理技巧。

每週/每日目標法只有三條規則：

每晚列出明天的任務清單，其中的待辦事項均來自於本週的任務清單；
當你完成了任務清單上的內容，日程就圓滿結束，絕不給自己新增額外的任務；
當一週結束時，準備下一週的任務清單。
列出任務清單，可以迫使自己將自己的計劃進一步簡化。一個人腦中可能放著無數件想辦的事情，而為了列出清單，人們會主動驅使自己理清思路，找出自己最需要完成的目標。

在清單的幫助下，工作時可以只專注於下一個目標，這與 GTD 工作法的「心如止水」，只關注當下行動的理論是一致的。

而清單代表了和自己定下的一個協議，如果在完成所有任務後，又任意新增更多工，那麼協議就失去了它的意義，大腦就會不自覺的恐懼和抵觸完成所有目標，再一次陷入拖延的怪圈。

所以，當完成了每日和每週的目標後，要拋開羞愧感，好好享受接下來的閒暇時光。
 

2.限定時間

設定一個30~90分鐘的時間，在任務完成之前或任務完成之前不許停止工作。限定時間有兩個好處：

時間短，比幾個小時的連續工作讓人更容易接受；
增加緊迫感，刺激你加快速度。

3.分解任務

不明確的大型任務是滋生拖延症的溫床，將大型任務分解成易於行動的小任務，會讓我們更有動力。

4.營造一個不會分心的工作場所

清理掉工作場所中那些容易讓你分心的因素，比如：

在電腦上關掉收件箱，隱藏彈出視窗，必要時關掉網路；
清理掉書桌上任何分散注意力的東西；
遮蔽「噪聲」，讓人們知道你的專注「時間」。

5.拒絕「應該」

「應該」是不會激勵你的，它只會在你不工作的時候讓你感到內疚。把自己的事情儘量歸為兩類：「想要做」和「不去做」。把你做一個工作的原因列出來，也許它是你想要做的事情，或者是一個通向「想要做」的中間階段（比如為了得到學位而寫你討厭的論文）。

如果找到具體的任務和主要目標之間的強關聯（哪怕是間接的），我們就容易完成任務。如果找不到，那就直接把它歸入「不去做」的行列吧。
 

6.預備、射擊、瞄準

每個人都熟悉「預備、瞄準、射擊」的過程。獲取資源，列出計劃然後行動。可是如果對於採取的行動並不是很明確，那就容易一直陷入計劃階段。

預備、射擊、瞄準，意味著先採取行動，得到反饋，然後糾正方法。在準確反饋的幫助下，讓自己更有效地行動。

二.做事更有條理

7.捕捉裝置

這條建議出自偉大的 GTD，當然也出自父母老師口中的「好記性不如爛筆頭」。

找到適合自己的「捕捉裝置」，隨時隨地可以方便記錄下自己的想法，解除記憶壓力，讓你避免不慎遺忘時間、後續要求或新的待辦事項

8.給所有東西規定放置的地方

9.分支法

人無法提前設計一個完美的組織系統，與其尋找完美的系統，不如建立一個能隨時適應新變化的系統。分支法就是這樣一個系統，定期檢查自己的組織系統，注意以下三件事情：

有沒有哪些類別裡面包含了太多東西？如果有，把它分成小的類別。
有沒有哪些類別沒有用過？把它歸入一個相關的類。
有沒有可能建立的新類別？如果你有新的工作，你可以建立一些以前沒有的類別。
 

10.通訊記錄

有意識的記錄自己的通訊記錄，它會提醒你：

自己對他人的承諾是否兌現；
等待他人回覆時判定要不要再催他一下；
被你遺忘的任務和活動。

三. 保持活力

11.晨禮

晨禮是你醒來後30~60分鐘內持續不斷進行的一系列活動，你可以在每天醒來後花同樣的時間重複同樣的動作來進行它。

一旦你適應了，它就會替換掉你現在的習慣，讓你起床不再困難。

每天增加一些鍛鍊，會比衝個澡更有效。晨禮同時應該避免過度的腦力活動，閱讀就比寫作輕鬆多了。

12.休一天假

每週工作6天，而不是7天，反而會讓自己的效率提高，同時還能避免拖延。

13.日常運動

沒有什麼投資能比運動帶來的回報大。運動會增加你的精力。而決定工作效率和成果的往往不是時間，而是精力。

14.讓你的時間頭重腳輕

最難辦、最花時間、最令人頭疼的任務最先處理。

15.按週期工作

把工作看做一系列的短跑，而不是馬拉松。給自己恢復精力的時間。

16.15 分鐘法則

在任何你想放棄的時候，再多做 15 分鐘，堅持 15 分鐘後，再停下來休息一會兒。

經常堅持 15 分鐘法則，就會一點點提升你的精力和自律能力。

17.喝水

四.把事情完成

18.完成專案，而不是完成任務

專案是比任務更高的一種形態。任務多變又沒有條理或是大的目標，而專案有一定的結構和具體的目的。應該把重心放在完成整個專案上，讓你的目標貫穿於專案的始終，而不僅僅圍繞專案中一個個小的任務上。

19.設定最後期限

所有的專案和任務都應該有最後期限。它是你時間上的預算，把這個計劃對你的價值做時間上的限定。沒有最後期限的計劃，就像沒有預算的花銷，非常容易導致浪費。

把你的最後期限寫下來，如果它只是你腦子裡的一個想法，它不會激勵你。

20.每週回顧

每 7 天給自己 90 分鐘的獨立思考時間。每週回顧能確保你付出的努力都是值得的，而不僅僅是讓自己忙碌。

每週回顧應該評估一下你所做的工作與最後期限的相符情況，還要評估一下你的錯誤和弱電有哪些。回顧完成後，還可以順便確定下一週將要完成哪些計劃和任務。

21.帕金森定律

帕金森定律表明只要還有時間，工作就會不斷擴充套件，直到用完所有時間。如果給你兩個小時完成一項工作，你就會用將近兩個小時。如果給你 30 分鐘，你只會花 30 分鐘。

在開始一個專案之前，通過設定最後期限來使用帕金森定律。根據這個計劃對你的價值，來決定要花多少時間。

當然，要考慮自身的能力，你不可能在一天寫幾十萬字。但是首先基於價值來設定最後期限，會避免浪費時間。

22.霍夫施塔特定律

霍夫施塔特定律表明即使將霍夫施塔特定律考慮在內，你在一件事上花費的時間總是要比想象得要多。霍夫施塔特定律看似和帕金森定律矛盾，但是它們可以並行使用。

你可以這樣使用這兩種定律：

在給一個專案制定嚴格的最後期限，要看這個專案的價值，而不是你預期的時間；
你要清楚，你雄心勃勃將要完成的事情，搭配這樣的截止日期，是不現實的。你可以設定一個嚴格的最後期限，但是別指望你的專案會按計劃全部完成，結果只能是比理想預期完成得少。

23.不要重新發明輪子

在你的專案裡尋找捷徑。通過預先做的解決方案，外包或移除一個特徵，你可以省去一大部分工作。一個以任務為核心的人經常會忽略這些解決辦法，這就是為什麼我們要關注完成一整個專案，而不是隻關注即將要做的事。

24.每日標記

你可以列一份你希望自己每天關注的能夠提高生產力的好習慣清單。每天做到哪一點，就把哪一點劃掉。這個習慣可以讓你關注特定的思維習慣並且通過堅持這些思維模式而從中受益。

你可以關注的好習慣有：

晨禮
自律
避免拖延
把時間放在最重要的位置
朝著一個重要目標努力
工作不分心
完成每日工作
把重要的事情放在緊急事情的前面
運動

25.制定一個出口策略

工作做完了該幹什麼？如果回答不了這個問題，那目標列表就很容易佔用你一天的時間。
出口策略就是當你完成一個專案，為接下來做什麼而制定一份計劃。如果這一步沒做好，你會再次陷入拖延的狀態中。

五.讓你的工作自動進行

26.30 天試驗

利用 30 天養成一個好習慣，但要遵照以下原則：

專注於一個月內連續培養一個習慣；
如果你忘記了或是出錯了，重新設定時間，回到開始的第一天；
到第 30 天的時間，你的行為會被自動調節，不再需要費腦力。現在你可以選擇繼續或是放棄。

27.一次培養一個習慣

一次改變多個習慣往往難以成功。因為只有專注，試驗才能成功。如果將注意力分散到多個不同的習慣上，最後只能是一事無成。

28.先投資自己

「先投資自己」是一個很好的養成習慣的口號。在日程安排以前，先養成投資的習慣。避免日程安排擠佔你所有的額外時間。

投資自己可以包括：運動、閱讀、寫日記、跟家人共處、學習。

29.建立一個牢不可破的標準

為了取得 30 天試驗的成功，需要建立一個牢不可破的標準：無論如何，你都要堅持到 30 天的最後一天。如果剛一有困難你就放棄，日後你的習慣就不能堅持下去。

六.生產效率的黑洞

30.外包

放棄那些可做可不做的事。外包的本質是用金錢換取時間，當你時間更寶貴時，你可以考慮利用外包來：

避免一些單位時間價值低的工作。
讓你更加專注於自己的優勢。

31.批量處理

把相似的任務在同一時間一起處理，比如在一天中的某一時間集中回覆郵件。批量處理的好處是：

省去了工作的開始階段和減速階段；
讓你保持一樣的心境。
通過一次性處理一大批工作，你可以減少頭腦需要記住的工作量。

32.避免接觸懶惰的人

作者的原標題如此，但是其實應該反過來說：多和能激勵你的人交朋友。態度是會傳染的，多和生產效率高的人在一起，多和目標一致的人在一起，多和有好習慣的人在一起，他們也會影響到你。

33.資訊節食

生產效率需要選擇性的注意力。選擇性的注意力就是要完全忽略某些資訊流，並且嚴格限制另外一些。任何一個不能影響你行動的資訊流都是在浪費時間。

34.速讀

掌握一點快速閱讀的技巧，能使你的閱讀更有效率。速讀是一個需要反覆練習的技能，但基礎訓練很容易：

用手指在所讀的詞語下畫線，引導眼睛的運動。一開始的幾周，這樣會比直接閱讀要慢，一旦你適應了，這個方法會很快
練習比你能夠理解的速度更快地閱讀，這樣會訓練你更快地理解；
練習比你默讀的速度更快地閱讀，可以糾正默讀的習慣。

35.學習清單

在待辦事項以外，建立自己的學習清單。要讀的書，要看的電影，要學的課程，都是學習清單的內容。學習清單給你未來的計劃提供強大的意見庫，而且是消磨時間的良好方法。

七.做對的工作

36.知道你想要什麼

如果一個專案的結果不明瞭，你會在很多無用的事情上浪費時間。在你開始一個大的專案之前，先回答幾個問題：

我為什麼做這個專案？
專案完成的時候我會收穫什麼？
為了完成專案，需要具備什麼特性？
這個專案的主要目標是什麼？
這個專案的次要目標是什麼？（比如你完成一項工作，主要目標是賺錢，次要目標可能是獲得使用者認可和建立口碑。你寫一篇文章，主要目標是完成作業，次要目標可能是提高你的寫作技巧或理解一個主題）

37.日程記錄

做時間日誌，瞭解自己大部分時間花費在什麼地方，以及是否花足夠的時間在重要的專案上。寫時間日誌非常簡單：當你開始或結束一項任務的時候，記下時間和你所做的事情，並且把花費的時間歸入不同的類別（吃飯、睡覺、工作、上網、電視、社交等等）。

時間日誌的真正魅力在於它打破一切假象。你會發現你理想的生產效率和真正的工作習慣之間有多大的差異，只有瞭解這差異，才能告訴你哪裡需要改進。