採購資訊記錄是為採購提供貨源資訊。它說明供應商與物料或服務的關係，並且幫助採購人員確定供應商提供貨物情況。

資訊記錄：環境

使用者使用採購資訊記錄可以得到下列附加資訊：

□ 當前和未來的價格和條件

□ 最新一次的採購訂單的編號

□ 物料的描述，即在採購訂單中的描述

□ 某種物料的訂單統計（例如，到目前為止在某個供應商訂購物料的總數）

□ 不同供應商提供物料價格的歷史情況

□ 供應商的評估系統

訂單處理的集中控制

使用採購資訊系統，可集中地定義物料和供應商的重要資料，例如價格。建立採購訂單時，系統會檢查是否存在相關的資訊記錄，如果存在，則把有關資料從資訊記錄拷貝到新的採購訂單。

資訊記錄型別

系統有兩種採購資訊記錄：

□ 具有物料主記錄，建立具有主記錄的物料與具有主記錄的供應商的聯絡

□ 沒有物料主記錄，建立沒有主建立的物料與具有主記錄的供應商的聯絡

在這種情況下，與一種或多種物料相關的資訊記錄屬於一個物料組（例如鋼料），這表明物料主記錄不是資訊記錄的必要條件。

資訊記錄的結構

資訊記錄分為通用資料和組織資料。通用資料用於資訊記錄的所有組織級別上（例如訂單單位），組織資料用於各個採購部門或工廠。

這種結構允許不同的採購部門維護不同的條件。

資訊記錄的建立

可手工或自動（即通過系統）維護採購資訊記錄，在自動維護時，輸入一個報價單、採購訂單或長期採購協議時（見圖

圖3－4 建立和更新資訊記錄

淨價模擬

採購人員可使用採購資訊記錄對比不同的供應商對某個物料或某組物料提供的價格和條件，還可得到供應商提供的所有物料的價格概況。淨價模擬功能可作假定價格情況分析。

進一步講，採購人員可模擬與任何訂單數量和訂單資料有關的供應商的淨價，根據數量和日期，系統確定提供最佳價格的供應商。

在生成模擬價格時，淨價模擬功能可考慮任何附帶的交貨費用和現金折扣（立即付款），也可考慮任何基於價格/數量和條件的有效期內的價格變化。

採購資訊記錄說明有關物料－供應商關係的重要資訊。

採購資訊記錄的功能是什麼？

□ 說明供應商－物料的關係

□ 

□ 價格模擬