此學習筆記的主要內容來源於《PMBOK》第5版。主要是對書中的內容進行了整理，增加了一些自己的理解。

什麼是專案

定義：

專案是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作

對獨特性的理解：

由於專案得獨特性，導致專案的不確定性。不確定性就意味著風險。 

對臨時性的理解：

指專案有明確的起點和終點

作用：

專案可以創造一個產品，可能是其他產品的組成部分、某個產品的升級，也可能本身就是最終產品

專案可以創造一種服務或提供某種服務的能力，如：

專案可以對現有產品線或服務線進行改進

專案可以創造一種成果，例如：某個結果或檔案

關係：

專案組合、專案集和專案之間的關係

• 專案組合：是為了實現戰略目標而組合在一起管理的專案、專案集、子專案組合和運營工作的集合；
• 專案集：包含在專案組合中，其自身又包含需協調管理的子專案集、專案或其他工作，以支援專案組合；
• 專案：單個專案無論屬不屬於專案集，都是專案組合的組成部分。
• 雖然專案組合中的專案或專案集不一定彼此依賴或直接相關，但是它們都通過專案組合與組織戰略規劃聯絡在一起

專案管理

定義：

專案管理是將知識、技能、工具與技術應用與專案活動，以滿足專案的要求

包含：

管理一個專案通常包括：

識別需求

在規劃和執行專案時，處理干係人的各種需要、關注和期望

在干係人之間建立、維護和開展積極、有效和合作性的溝通

為滿足專案需求和建立專案可交付成果而管理干係人

平衡專案競爭的專案制約因素（範圍、質量、進度、預算、資源、風險）

專案組織級管理（Organizational Project Management, OPM）

• 是一種戰略執行框架，通過應用專案管理、專案集管理、專案組合管理及組織的驅動實戰，不斷地以可預見的方式取得更好的績效、更好的結果及可持續的競爭優勢，從而實現組織戰略。
• 專案組合、專案集和專案管理均需符合組織戰略，或者由組織戰略驅動。反之，專案組合、專案急和專案管理又以不同的方式服務於戰略目標的實現。

專案集管理

• 定義：

專案集是一組相互關聯且被協調管理的專案、子專案集和專案集活動，以便獲得分別管理所無法獲得的利益。

• 範圍：
  • 專案集可能包括所屬單個專案範圍之外的相關工作。
  • 一個專案可能屬於某個專案集，也可能不屬於任何一個專案集，但任何一個專案集都一定包含專案。
• 專案管理就是在專案集中應用知識、技能、工具與技術來滿足專案集的要求，獲得分別管理各專案所無法實現的利益和控制。
• 專案集中的專案通過產生共同的結果或整體能力而相互聯絡。如果專案間的聯絡僅限於共享顧主、供應商、技術或資源，那麼這些專案應作為一個專案組合而非專案集來管理。
• 專案集重點關注專案間的依賴關係，有助於找到管理這些依賴關係的最佳方法。具體管理措施包括：
  • 解決影響專案集內多個專案的資源限制約和/或衝突
  • 調整對專案和專案集的目的和目標有影響的組織/戰略方向
  • 處理同一個治理結構內的相關問題和變更管理

專案組合管理

• 定義：
  • 專案組合是為了實現戰略目標而組合在一起管理的專案、專案集、子專案組合和運營工作。
  • 專案組合管理是指為了實現戰略目標而對一個或多個專案組合進行的集中管理。
• 範圍：
  • 專案組合中的專案或專案集不一定彼此依賴或直接相關。
  • 專案組合管理重點關注：通過審查專案和專案集，來確定資源分配的優先順序，並確保對專案組合的管理與組織戰略協調一致。

專案組合管理、專案集管理、專案管理和組織級專案管理之間的關係

共同點：

專案組合、專案集和專案管理均需符合組織展露，或者由組織戰略驅動。反之，專案組合、專案集和專案管理又以不同的方式服務於戰略目標的實現。

區別：

專案與戰略規劃

• 組織經常直接或間接利用專案，去實現戰略規劃中的目標。
• 專案的批准通常出於以下一項或多想戰略考慮：
  • 市場需求：
  • 戰略機會：
  • 社會需要：
  • 環境考慮：
  • 客戶要求：
  • 技術進步：
  • 法律要求：

專案管理辦公室（Project Management Office, PMO）

定義：

是對專案相關的治理過程進行標準化，並促進資源、方法論、工具和技術共享的一個組織部門

型別：

• 支援型：

PMO擔當顧問的角色，向專案提供模版、最佳實踐、培訓，以及來自其他專案的資訊和經驗教訓。這種型別的PMO其實就是一個專案資源庫，對專案的控制程度很低。

• 控制型：

PMO不僅給專案提供支援，而且通過各種手段要求專案服從。這種型別的PMO對專案的控制程度屬於中等。

• 指令型：

PMO直接管理和控制專案。控制程度最高。

職能：

主要職能是通過各種方式向專案經理提供支援。

支援方式包括：

• 對PMO所轄的全部目標的共享資源進行管理
• 識別和制定專案管理方法、最佳實踐和標準
• 指導、輔導、培訓和監督
• 通過專案審計，監督對專案管理標準、政策、程式和模版的遵守程度
• 制定和管理專案政策、程式、模版和其他共享的檔案（組織過程資產）
• 對跨專案的溝通進行協調

對比：

PMO和專案經理的對比：

• 專案經理與PMO追求不同的目標，有不同的需求。但他們的所有努力都必須符合組織的戰略需求
• 專案經理關注特定的專案目標，而PMO管理主要的專案集範圍變更。
• 專案經理控制分配給本專案的資源，以更好的實現專案目標；而PMO負責優化利用所有專案共享的組織資源
• 專案經理管理單個專案的制約因素，而PMO站在企業的高度對方法論、標準、整體風險/機會、測量指標和專案間的依賴關係進行管理

重要特徵：(從習題補充來的)

編制專案管理的規章制度

專案管理、運營管理與組織戰略之間的關係

運營：

定義：

是一種生產重複性結果的持續性工作，它根據產品生命週期制度化的標準，利用配給的資源，執行基本不變的作業。

作用：

運營支撐著日常業務，是實現業務戰略和戰術目標的必要手段。例如生產運營、製造運營、會計業務、軟體支援和執行維護等；

特點：

運營和專案的對比：

• 符合組織戰略的專案能促進組織目標的實現；
• 組織會通過做專案來建立戰略業務舉措，改變其運營、產品和系統；
• 專案需要專案管理活動和技能；而運營則需要業務流程管理、運營管理活動和技能；

專案和運營存在交叉：

• 業務運營的改變也許就是某個特定專案的關注焦點，尤其當專案交付的新產品或新服務將導致業務運營的實質性改變時。
• 持續運營不屬於專案的範疇，但是它們之間存在交叉。專案與運營會在產品生命週期的不同時點交叉：
  • 在每個收尾階段
  • 在新產品開發、產品升級或提高產量時
  • 在改進運營或產品開發流程時
  • 在產品生命週期結束之前
• 在每個交叉點，可交付成果及知識在專案與運營之間轉移，以完成工作交接。隨著專案趨於結束，專案資源被轉移到運營中；而在專案開始時，運營資源被轉移到專案中。

專案管理中的運營幹系人：

• 應該在專案中認真考慮運營幹系人的需求
• 運營幹系人應該參與專案，他們的需求應記錄在干係人登記冊中，他們的影響（正面或負面）應該記錄在風險管理計劃中
• 運營幹系人的例子：
  • 裝置操作員
  • 生產線主管
  • 服務檯員工
  • 生產系統支援分析師
  • 客戶服務代表
  • 銷售人員
  • 維修工人
  • 電話銷售人員
  • 呼叫中心人員
  • 零售工人
  • 直線經理
  • 培訓專員

運營管理：

定義：

負責監督、指導和控制業務運作

特點：

• 運營管理關注產品的持續生產和/或服務的持續運作。它通過使用優質資源和滿足客戶要求，保證業務運作的持續搞笑。
• 它重點管理把那些把各種輸入（如材料、零件、能源和勞力）轉變為輸出（產品、商品和/或服務）的過程

組織與專案管理

組織：

組織在其治理框架中確定了戰略方向，設定了績效指標。戰略方向規定了用於指導業務工作的目的、期望、目標和行動，戰略方向應該與業務目標相協調。專案管理活動應該服從總體戰略方向。如果戰略方向發生變化，就應該相應調整專案目標。

基於專案的組織(Project-Based Organizations, PMO)

定義：

PMO是指建立臨時機構來開展工作的各種組織形式

作用：

採用PMO可以減輕組織中的層級主義和官僚主義，因為在PMO中，考核工作成敗的依據是最終結果，與職位或政治因素無關。

內容：

• 在各種不同的組織結構中都可以建立PMO
• 可以在整個公司層面採用PMO；也可以在多公司財團或網路組織中採用PMO；也可以僅在組織的某個部門或分支機構內部採用PMO。一些大型的PMO可能需要職能部門的支援。
• 在PMO中，大部分工作都被當做專案來做。

專案管理和組織治理之間的聯絡

• 組織治理規則對專案有強制性的制約作用
• 專案產品或服務能夠在多大程度上支援組織治理，這可能是判斷專案成敗的依據。

專案管理和組織戰略之間的關係

• 組織戰略應該為專案管理提供指導和方向，特別是當人們認為專案就是為支援組織戰略而存在時，就尤其如此。

• 通常由專案發起人或專案組合經理或專案集經理來識別組織戰略與專案目標的一致性或潛在衝突，並向專案經理通報情況。
• 在專案中，如果專案目標與既定的組織戰略存在衝突，專案經理有責任儘早記錄並確認衝突。
• 有時，制定組織戰略就是專案本身的目標。在這種情況下，明確定義什麼才能構成支援組織發展的合理戰略，對於專案來說就非常重要。

商業價值

定義：

商業價值是指組織所從事業務的整體價值，包括全部的有形價值和無形價值。

有形價值：貨幣資產、固定設施、股東利益、其他有用的物品或器材

無形價值：商譽、品牌認知度、公共利益、商標等。

作用：

• 商業價值的成功實現始於綜合戰略規劃和管理
• 專案組合管理可以確保組成部分（專案、專案集或運營）符合組織戰略，並把它們組織成專案或子專案組合，從而優化專案或專案集的目標、依賴關係、成本、進度、收益、資源和風險。這有利於組織全面審查戰略目標在專案組合中的落實情況，採取適當的治理措施，並未實現預期績效和利益而分配人財物資源。
• 專案集管理可以使組織有能力協調多個專案，實現各專案成本、進度、投入和收益的優化或整合。專案集管理關注專案之間的依賴關係，有助於確定管理和實現預期收益的最優方式。
• 專案管理可以使組織有能力應用知識、過程、技能、工具和技術來提高各種專案成功的可能性。專案管理關注產品、服務或成果的成功交付。作為專案集和專案組合的組成部分，專案是實現組織戰略和目標的一種手段。

專案經理的角色

• 專案經理、職能經理、運營經理的區別
  • 專案經理是由執行組織委派，領導團隊實現專案目標的個人。
  • 職能經理專注於對某個職能領域或業務單元的管理和監督
  • 運營經理負責保證業務運營的高效性
• 專案經理的責任與能力
  • 專案經理有責任滿足以下需求：任務需求、團隊需求和個人需求
  • 必須具備的能力：
    • 知識能力：專案經理對專案管理了解多少
    • 實踐能力：專案經理能夠應用所掌握的專案管理知識做什麼、完成什麼
    • 個人能力：專案經理在執行專案或相關活動時的行為方式。個人態度、主要性格特徵和領導力，決定著專案經理指導專案團隊平衡專案制約因素、實現專案目標的能力，決定著專案經理的行為的有效性。
• 專案經理的人際技能
  • 專案經理通過專案團隊和其他干係人來完成工作。有效的專案經理需要平衡道德因素、人際技能和概念性技能，以便分析形勢並有效應對。
  • 重要的人際技能包括：
    • 領導力
    • 團隊建設
    • 激勵
    • 溝通
    • 影響力
    • 決策能力
    • 政治和文化意識
    • 談判
    • 建立信任
    • 衝突管理
    • 教練技術

專案管理知識體系

• 《專案管理知識體系指南》——適用於單個專案，且僅包含被普遍公認為良好做法的專案管理過程
• 《專案集管理標準》——對專案集的管理
• 《專案組合管理標準》——對專案組合的管理
• 《組織級專案管理成熟度模型》——檢驗企業的專案管理過程能力