公共事業企業在發展過程中，遇到的最大問題往往是招採流程的管理問題。隨著技術升級，公共事業企業逐漸採用先進的電子招採技術和策略來改善招採流程。

先進的電子招採技術功能包括採購申請建立和工作流工具、訪問供應商產品目錄、採購訂單建立工具、訂單生命週期管理以及與會計和ERP系統的整合。如現代電子招採軟體8Manage SRM便可在採購到付款（P2P）的許多領域提供廣泛的控制，包括審批工作流。通過這種控制，管理員可以建立詳細的路徑流程和審批順序，以便快速傳送文件，同時維護敏感財務資料的安全性。公共事業企業還可以配置基於角色的系統訪問許可權，或按支出類別限制某些購買。

除了控制支出，像8Manage SRM這類電子招採解決方案還提供平臺上進行的所有活動的完全可見性。審計跟蹤記錄涵蓋採購申請和採購生命週期，管理員和審批者可隨時實時檢視審批狀態和訂單狀態。這消除了P2P生命週期中經常出現的人工流程盲點，有助於在未來的審計中協助實現合規。

除此之外，8Manage SRM電子招採平臺的使用非常便捷，它提供廣泛的API介面，能與現有的財務系統整合。當用戶建立採購申請時，他們可以利用ERP中已經存在的資訊，例如部門、總帳科目和供應商資料。 企業還可以控制哪些帳戶程式碼可以使用並設定預設值，從而減少自訂單生命週期開始就出現的資料錯誤。

以下詳細介紹了電子招採功能改善公用事業公司招採業務的4種方法：

預算管理

公共事業單位歷來使用以預算和專案為基礎的採購策略來幫助他們控制財務狀況。然而，事實證明，在不斷增加的內部壓力下，在部門預算縮減的情況下，這種方法不再適用。相比之下，針對公共事業行業的需求而量身定製的電子招採解決方案，企業能夠在費用產生前看到採購對預算的潛在影響。當超出預算限制時，電子招採解決方案會顯示警告，或通過特殊審批工作流傳送採購申請。

專案管理

對於具有大量基於專案採購的公共事業公司而言，另一項必要的招採功能是針對專案設定採購申請的能力。該軟體自動將購買請求與專案管理系統和其他財務系統中基於專案的活動聯絡起來。這種自動化功能使請求者和購買者可以保持遵從性，並實時檢視其專案。採購解決方案應提供本地的專案管理功能，與第三方專案管理系統的合作關係，或與客戶現有的專案管理系統連線的整合功能。

可持續的招採模式

消費者期望的轉變極大地改變了公共事業行業內外的商業環境。在某些領域，沒在本地市場上經歷過激烈競爭的公司，現在正設法留住客戶，這些客戶對如何以及從何處獲得公共事業有新的選擇。

為了在競爭激烈的環境中生存，公司必須做的不僅僅是改變其尋源和提供服務的方式，還必須在其業務所有領域採用一個更環保和可持續的模式。使用8Manage SRM電子招採軟體不僅能降低成本，還能通過減少紙張消耗來降低公司的成本。

戰略性招採

使用人工流程管理招採通常需要更多時間，這些時間不僅用於執行基本的招採功能，而且還用於解決因缺乏可見性和對支出的控制有限而引起的問題。

在這個行業不斷變化的環境中，公共事業公司必須具有創新精神和競爭力，這樣才能保持生存。處理因招採效率低下而引起的問題，不應成為實現其計劃和目標的障礙。通過消除人工流程和實現招採自動化，公司可以將勞動力和資源從低價值的任務解放出來，重新分配到更具戰略性的計劃中。對於一些公司來說，將重點從戰術性招採轉移到戰略性招採的能力可以大大鞏固其業務的未來。

公共事業單位採用電子招採策略，標誌著企業邁向資訊化發展，通過電子招採策略，有效規範事業單位採購行為，防止腐敗現象滋生。