範圍管理：項目成功一環

定義並計劃一個項目只是成功管理一個項目的第一步。在你制訂工作計劃後，你就要按照這個計劃工作。你必須保證工作要在規定的時間和預算範圍內完成。一旦項目開始進行，客戶就會不斷要求你完成超出原來範圍的工作，或者和原來範圍不同的工作。這就是你必須要使用範圍變化管理的時候。如果你不善用此一技巧，你就會因為要完成比原先同意的工作，還要多上好幾倍預算和工作量因而疲於奔命。換句話說，你將會遭到很大的麻煩。

導致項目失敗的主要原因

一般IT經理都經歷過不太成功的項目。以下將討論五個最為常見的項目管理錯誤。切記：“糟糕的計劃是項目管理第一大失誤”。

範圍管理從範圍定義開始

定義項目範圍是定義一個項目過程中最重要的部分。如果你不確定你在進行的是什麽，以及你所進行的項目底線，你就根本不可能成功。管理項目範圍是項目管理裏最重要的一部分。但是，如果你沒有好好定義項目範圍，管理項目範圍幾乎就是不可能的任務。

定義項目範圍的目的，是把項目的邏輯範圍清楚地描述出來並獲得認可。範圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該項目內，而哪些工作又是在該項目範圍之外。你能夠把項目範圍定義得越清楚，你的項目目標就會越明確。下面的信息整理會有所幫助。

? ? 範圍內和範圍外的交付使用類型（商業需求、目前狀況評估）

? ? 範圍內和範圍外的生命周期流程（分析、設計、測試）

? ? 範圍內和範圍外的數據類型（財務、銷售、雇員情況等）

? ? 範圍內和範圍外的數據來源或數據庫（賬單、總帳、薪水明細等。）

? ? 範圍內和範圍外的組織（人力資源、制造商、供貨商等）

? ? 範圍內和範圍外的主要功能（決策支持、數據輸入、管理報告）

可行的範圍變化流程

項目經理和項目小組必須意識到範圍變化本身並沒有什麽不對，也就是說在項目進行過程中修改範圍並不是個壞主意。事實上，在很多時候裏，這也是一件好事。首先，客戶通常都不能確定其所希望的解決方案具有何種需求和功能。其次，就算客戶十分清楚終極目標，商業動態亦隨著時間不斷變化，因此項目的需求也會發生變化。

如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就達不到預定的成效，甚至有可能完全無用。因此，你必須在需要時擁有改變項目流程的能力。如果項目經理對於項目變化沒有準備，問題將陸續發生。每一個項目都應該有一個流程以進行有效管理變化。這個流程應該包括確定變化、評估變化的商業價值、評估對於項目的影響，然後把這些信息提報給項目發起人進行評估。

發起人可以決定是否同意該變化。如果同意，發起人還應該考慮變化對項目的影響程度，然後追加預算或延長項目時間。

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