Office 365 輕松上手指南 - SharePoint Online (一)
SharePoint Online是Office 365的核心組件之一，無需任何前期基礎架構投資，即
可使用 SharePoint Online 雲服務輕松創建和管理以團隊為中心和以項目為中心的站點，在站點內實現
l 項目文檔的集中存儲與智能搜索
l 文檔版本的集中管控
l 業務信息的安全分享
l 同一項目文檔的多人協同編輯
l 文檔的簽入簽出以及流程審批管理
借助Office 365 的雲計算優勢，用戶能夠以更高的效率在任何時間、任何地點、任
何智能設備上通過網絡隨時隨地開展工作，實現高效的協作，安全的內容管理，精準的數
據洞察和有效的流程管理。
2. SharePoint Online如何幫助企業降本增效，提升核心競爭力？
Office 365中的SharePoint Online可以降低企業運維成本，提高工作效率，防止外部攻
擊，保證業務系統不間斷運行，保證企業重要數據不丟失，為企業創收、為 IT 減負，提
升企業核心競爭力。具體表現在以下方面：
l 節約成本：可直接訂閱雲端的SharePoint Online來輕松創建和管理以團隊為中心和
以項目為中心的站點，對項目文檔進行集中管理、安全分享、無縫協作。您再無需為
門戶網站協作系統而采購硬件服務器，為服務器準備機房、安裝空調，支付電費、大
大節省前期 IT 基礎設施投入成本以及後期運維成本，也不用再考慮後續的設備折舊
及回收處理問題。
l 無縫集成：與OneDrive for Business、OneNote Online、Exchange Online、Office
365 Groups等Office 365組件無縫集成，實現業務文檔的在線同步、脫機訪問；會
議紀要輕松記錄，一鍵分享；業務流郵件自動通知；每個項目部門可以在一個集中位
置查看所有團隊活動，實現團隊協作、共享文檔、對話、日歷和 OneNote 等資源，
方便組織內部人員和外部的人員進行項目合作，以多種方式安全共享項目信息。
l 輕松創建和管理協作站點：在 SharePoint Online 中，您可以根據需要使用標準開箱
即用模板來輕松創建所需的站點。可創建的站點類型包括企業協作門戶站點、團隊
站點、視頻站點、博客站點和個人站點。
l 移動辦公：企業內的員工可以使用多種智能設備（5臺 PC/Mac 、5臺平板電腦和5部智能手機）
在任何時間、任何地點通過網絡隨時隨地開展工作，訪問數據、保存文
檔和安全共享業務信息，快速響應您客戶的不同需求。
l 文檔協作：在SharePoint Online中，可以對項目文檔進行集中管理，便於項目團隊
進行文檔的高效協作和快速分享，多個項目人員可以同時通過多種智能設備對同一
項目文檔進行在線編輯，大大提高了文檔協作的效率。
l 版本控制：通過“版本歷史”可對同一項目的多個版本進行有效管理，避免造成版本混
亂，可根據需要隨時恢復到之前保存過的任意版本，在恢復時還可以進行版本之間
的比對，以免恢復錯誤。
l 智能搜索：通過配置SharePoint Online中自帶的多種搜索條件，可以使我們能夠在
海量數據中快速找到所需的項目文檔，並可直接在線預覽文檔的內容，這種高度智
能化的搜索體驗，大大高了文件檢索的效率。
l 流程審批：可快速購建多級審批工作流（如文檔審批、報銷審批、請假審批等），可
根據與業務流程相關聯的操作和任務的順序進行的文檔或項目的自動流轉，有助於
減少協調這些流程所需的成本和時間，提高項目協作的工作效率。
l 安全可靠：全球多家數據中心，多個備份副本、99.9% 的財務保障承諾、7×24小時
保障服務。多重身份驗證、數據丟失防護（DLP），權限管理服務（RMS）等安全技
術可最大限度保護您公司數據的安全，防止企業機密信息外泄。
2.1. OneDrive for Business – 為現代商業而生的企業網盤
借助OneDrive for Business企業網盤，無論在公司、家中，還是在往、返途中，都可以
使用多種智能設備進行文檔的在經編輯與協同工作、安全分享業務信息；網盤中的文檔
可以實現脫機訪問，聯機自動同步，可大幅提高員工的移動辦公效率。
2.1.1. 典型需求
為滿足移動辦公的需求，出差員工希望能夠隨時隨地通過多種智能設備訪問自己的工作
文檔，可以隨時查閱、分享和編輯文檔，並且希望文檔可脫機訪問，聯機自動同步；如果
手機上沒有安裝Office，也可以通過手機上的瀏覽器打開並編輯Office 文檔。
2.1.2. 應對方案（OneDrive for Business文檔管理）
2.1.2.1文檔在線編輯與分享
步驟1：用PC或手機打開存儲在OneDrive for Business中的文檔，編輯的方式有兩種。
(1)“在Word中編輯”，使用本地版Office編輯，適用於編輯復雜的文檔；
(2)“在瀏覽器中編輯”，使用Office Online編輯，Office Online提供較為簡易的編輯功能，
適合修改幅度較小、需要快速響應調整的文檔，易於移動端用戶或沒有安裝Office 在本地端的PC機。
步驟2：“在瀏覽器中編輯”，編輯過程中文檔會自動保存，點擊共享，一鍵分享給其他人
在共享時，可以設置要分享的人員和分享權限（如：查看或編輯），匿名分享給他人，則
在分享時我們還可以設置過期時間，分享的文件一旦過期便會自動停止共享，點擊“任何
人”，——“設置到期日期”，將到期時間改為“2018年3月28日”，最後再點擊“應用” 。
輸入好要共享的人員地址，然後點擊“發送”，此文檔會通過郵件分享給需要的人員
註：在進行匿名分享時，無法單獨設置分享的權限，默認是“查看”權限，被分享的文件
無需進行身份驗證，可直接打開查看。
2.1.2.2. 文檔同步管理
步驟 1：用自己的帳戶登錄 Office 365，然後點擊“OneDrive”，進入 OneDrive 界面中再
點擊“同步”，然後點擊“立即同步”。
步驟2：點擊“登錄”，輸入Office 365帳戶的密碼，然後再點擊“登錄”。
步驟 3：選擇好 OneDrive 文件夾的存儲位置，點擊“下一步”，選擇好要同步的文件夾，然後再點擊“下一步”。
同步成功後，在電腦的資源管理器裏會多出一個目錄，將文件放到該目錄中，目錄裏的
文件會被自動同步到OneDrive雲文檔庫中，同樣，直接在OneDrive雲文檔庫中上傳的
文件也會自動同步到電腦上的OneDrive目錄中。
註：在脫機情況下，也可以向電腦上的OneDrive文件夾中添加或修改文件，當網絡聯
通後，新的文件會自動同步到OneDrive雲文檔庫中。
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