傳統的紙制人工審批流程已經無法適應移動時代和遠程辦公的要求，因此公司希望能夠實現流程審批的自動化管理，將提交的審批項目（如文檔審批、請假審批、報銷審批等） 自動通過郵件傳送至指定人員進行審批，從而實現企業內多種審批流程的自動化管理。

2.7.2. 應對方案

2.7.2.1. 配置二級“差旅報銷”審批工作流（部門主管審批後，經理審批）

步驟1：依次打開“SharePoint”—“工作組網站”—“網站內容”—“新建”—“列表”，輸入列表名稱，如：“差旅報銷”，然後點擊“創建“。

步驟2：點擊“差旅報銷“列表，然後依次點擊“...”—“設置”，在新彈出的欄目界面中添加所需的欄目，如：“出差事由”、“出差地點”、“開始時間”、“結束時間”、“出差天數”、“報銷金額”、“費用明細”“審批狀態”幾個欄目。

其中審批狀態的設置如下圖：

步驟3 ：用SharePoint Designer打開該SharePoint工作組站點。

站點網址為：https://microsoft.sharepoint.cn/Lists/List （不要加後面的ALLLtems）。

步驟4 點擊“列表工作流”—“差旅報銷” ，輸入名稱和描述，然後將工作流類型選定為默認的“SharePoint 2013工作流”。

步驟5 將當前第一階段命名為“工作流初始化”。

步驟6 點擊工作流正文處，然後再點擊菜單欄中的“操作”—“設置當前項目中的字段“，將“審批狀態”設置為“待部門主管審批”。

步驟7 將光標放在“工作流初始化”階段的底部，然後右擊鼠標—“階段”， 將下一個新階段命名為“部門主管審批”。

步驟8 在“工作流初始化”階段的“切換到階段”右擊—“請轉到階段“，然後選擇轉到“部門主管審批”階段。

步驟9 將光標放在“部門主管審批”階段的工作流正文處，然後點擊“操作”—“設置工作流狀態“，將工作流狀態設置為“部門主管審批中”。

步驟10 將光標放在將工作流狀態設置為“部門主管審批中”的底部，然後點擊“操作”—“分配任務”，將任務分配給部門主管“[email protected]”。

註意：在將任務分配給部門主管“ZG”的選擇彈窗處，輸入任務標題和描述“請部門主管審批！”。

步驟11 將光標放在“分配任務“的底部，點擊“右鍵”—“如果任何值等於值”，然後設置為如果“變量：結果”等於“已拒絕”。

註意：在“如果”處，點fx按鈕，在彈窗中，數據源選擇“工作流變量和參數”,在值處選擇“變量:結果”，然後點擊“確定”。

步驟12 在條件語句的下方，將“審批狀態”設置為“申請駁回”。

步驟13 將光標放在“審批狀態設置為申請駁回”的底部，然後將工作流狀態設置為“部門主管已駁回申請”。

步驟14 將光標放在整個大的條件語句底部，使得再次插入的條件語句與上一個條件語句平行，（ 根據步驟11的操作）， 如果“變量:結果”等於“已批準”，將“審批狀態”設置為“部門主管審批完成，待經理審批”。

步驟15 將光標放在部門主管審批”階段的底部，將下一新階段命名為“經理審批”。

步驟16 右鍵“部門主管審批”階段的“轉到階段”處，添加一個條件語句，如果“變量:結果”等於“已批準“，選擇轉到“經理審批”階段；其它，選擇轉到“工作流末尾”。

步驟17 在“經理審批”階段的工作流正文處，將工作流狀態設置為“經理審批中”。

步驟18 將光標放在將工作流狀態設置為“經理審批中”底部，將任務分配給經理“[email protected]”。

註意：在任務分配給經理“GM”的選擇彈窗處，輸入任務標題和描述“請經理審批！

步驟19 在“分配任務”底部，如果“變量:結果1”等於“已拒絕”，將“請假審批狀態”設置為“申請駁回”，然後將工作流狀態設置為“經理已駁回申請”。

步驟20 將光標放在整個大的條件語句底部，使得再次插入的條件語句與上一個條件語句平行，如果“變量:結果1”等於“已批準”，將“審批狀態”設置為“申請通過”，然後將工作流狀態設置為“審批結束”。

步驟21 右鍵“經理審批”階段的“轉到階段”處，選擇轉到“工作流末尾”。

步驟22 點擊頁面左側的“工作流“，然後雙擊右邊的“差旅報銷審批工作流”，如圖：

步驟23 在右側的“啟動選項”處，將“創建項目時自動啟動工作流”和“更改項目時自動創建工作流”勾選上（勾選後，在SharePoint中創建差旅報銷審批項目時會自動觸發工作流，系統會自動給審批人發郵件）， 然後再點擊“保存”—“發布”。

步驟24： 將“差旅報銷”列表的權限設為“每個人”具有“參與討論”的權限，部門主管和總經理具有“審批”的權限。設置方法是用管理員帳戶登錄O365，然後依次點擊“SharePoint”—“工作組網站”—“差旅報銷”，然後再點擊右上角的“共享”如圖。

在出現的頁面中點擊“共享對象”—“高級”，如圖：

以下面界面中點擊“授予權限”。

設置“每個人”具有“參與討論”權限，然後再點擊“共享”，如圖：

到此為止，差旅報銷審批工作流創建完畢，其余工作流（請假、外出等）的創建方法與此類似，以後若想修改此工作流，可在SharePoint Designer中點擊“編輯工作流”—“保存“—“發布”即可。

Office 365 輕松上手指南 - SharePoint Online (四)