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關於跨團隊合作的一些思考

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在專案過程中,往往會需要跨團隊合作,然而過程中往往會出現難以推進、溝通不暢、進度風險等種種問題。究竟如何才能達成合作目標?希望筆者的以下思考可以對大家有所啟發。

外部合作與內部推進的不同之處:(這裡特指在合作中為推進方,而非配合方)

  • 外部合作需考慮合作方的利益高低,根據利益高低推進難度由易到難;

  • 由於合作方往往有自己的事項優先順序,進度風險往往較高;

  • 對於合作方的工作方式、團隊經驗往往不太瞭解,因此需更細緻的確認、更密切的跟進;

  • 跨團隊合作往往非集中辦公,溝通成本較高,因此重要內容需提前約定好(如需求、介面、職責劃分等)。

對於跨團隊合作,一般需要經歷以下步驟:

  • Step 1 需求初步溝通 需求往往粗略模糊,需初步溝通合作意向。

  • Step 2 合作方式溝通 確認合作意向後,需進一步溝通合作方式及職責劃分,此類討論核能多輪反覆,保證雙方利益最大化。

  • Step 3 需求細化及確認 雙方討論並確認具體細節,如確認需求稿、互動稿、視覺稿等。

  • Step 4 計劃排期 雙方評估工作量,約定過程中配合的交付時間點。

  • Step 5 技術設計溝通 雙方評審技術設計,並約定介面設計,確保技術上的可行性。

  • Step 6 各端開發 過程中需要保持溝通,確保任何變更都同步到雙方。

  • Step 7 聯調&測試 跑通整個流程,測試並修復存在的問題。

  • Step 8 產品驗收
    需求方驗證交付物是否滿足原始需求。

在過程中,專案經理應如何確保合作推進和達成?

1. 明確目標與利益

跨團隊合作中,一步步的意向溝通過程,也就是追求利益平衡及各方利益最大化的過程。明確利益基礎是合作達成的前提,在這個博弈過程中,需要考慮:

  • 利益與成本往往需對等

高利益方往往需要貢獻與之對等的成本,根據各方的利益權衡,來明確各自團隊的職責範圍。如果利益高的以防反而做的少,往往阻礙合作,埋下隱患和風險。

  • 利益高低決定了推進方式

高利益方往往是主要的推進方,此時專案經理起著重要的主導和推進作用。如果過程中發現進展緩慢或受阻,可以考慮適當犧牲自己的利益,提升對方的積極性來推進。

  • 適當的目標拆解

在合作初期,有時一方尚未建立信心,不確定成本收益比。此時可以適當拆解目標,先完成一部分看看效果,在過程中逐步調整和明確。

2. 搭建溝通渠道

在跨團隊合作過程中,由於往往是非集中辦公,確保雙方順暢溝通格外重要。其中比較重要的幾點:

  • 明確對接人

多團隊合作過程中,沒有介面人會出現溝通混亂、資訊不一致、溝通成本高等問題,因此明確雙方介面人十分重要。介面人可以在會議上指定明確,最好也可以通過郵件、文件等形式記錄,以備查閱。

  • 搭建溝通渠道

溝通渠道一般有郵件、POPO群、微信群、定期會議等形式,可以根據不同的溝通需求來權衡選擇,同時也可以多種方式結合使用。目標是保證資訊的傳遞和同步,同時需注意介面人在溝通過程中的推程序度。

  • 確保形成結論

在很多溝通過程中,往往說著說著就偏離了方向,或者因雙方未達成一致而不了了之,這便埋下了更大的隱患。專案經理在過程中,需確保重要問題的討論有結論輸出,暫無法達成結論的需明確責任人及節點。

3. 我學到的技巧

talk more、ask more、check more、push more,其中的含義大家自行體會。


跨團隊合作中,專案經理往往更承擔著更重要的作用,其中往往蘊含著一部部血淚史,期望大家可以多多溝通交流


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