《番茄工作法》 [瑞典] Staffan Nöteberg 

番茄工作法的5個階段：計劃、跟蹤、記錄、處理和視覺化

第一步：計劃     在每天早晨確定要做的工作，將“待辦任務”中最重要的事情填寫到“今日待辦”的表格中 第二步：跟蹤     通過番茄鍾跟蹤工作的完成情況。從清單中的第一項工作開始，收集每個番茄鍾執行過程中的指標，比如中斷次數等。 第三步：記錄     在一天結束後，將跟蹤收集到的指標記錄到表格裡，特別是中斷次數、番茄使用情況 第四步：處理     每天結束時，將收集到的資料進行比較 第五步：視覺化     通過對比較結果的分析，找到改進工作方法的思路           番茄工作使用工具：三張表格，任務清單、今日待辦、記錄表格

什麼是任務清單？     是指用來列出你需要做的任務和想做的任務。可以隨時增加新的任務，劃去已經完成的任務。 什麼是今日待辦？     是指從任務清單中，挑出計劃在今日完成的任務，這張紙每天要更換一張新的。 記錄表格用來幹嘛？     用來記錄、處理和視覺化資料的，我們依靠這些資料，來分析和改進我們的工作執行流程，提高工作執行效率。     

怎樣開始一天的番茄工作法？    1. 從任務清單中選擇一個覺得最重要的事——》開啟一個番茄鍾——》 結束後評估這件事是否仍然重要 ·  2.  正式開始一項任務時——》在25分鐘內全身心投入——》番茄鐘響起時，立即停下任務——》利用3到5分鐘休息，不要去思考任務    3.  休息之後思考——》是否繼續剛才的任務，還是開啟新任務    4.  開啟新任務的情況——》第一：剛才執行的任務重要程度發生變化——》第二：上一項工作已經完成    5.    當一個番茄鐘沒有結束的時候，當前任務就完成——》是開始新任務，還是提前結束番茄鍾——》都不是——》提前做完，就回顧一下，看是否可以改進，直到番茄鐘響起

         進行番茄工作法時，發生中斷怎麼辦？     1. 中斷的分類：內部中斷和外部中斷         ---內部中斷：由自己的意識觸發的中斷.例如：餓了，或者尿急         ---外部中斷：由他人造成的中斷.例如：有人找你詢問或幫忙     2. 如何應對內部中斷？         內部中斷是由於內部本能引起，做法是：接受、記錄並繼續。                  例如：當你在進行任務時，忽然想起來忘記打電話訂午餐，這時候只要接受並記錄它，把“打電話訂午餐”這件事新增到今日待辦清單中，並在正進行的任務前做一個單引號標記。最後繼續手上的工作，避免真的被打斷。                  但是，如果你突然想起來的事情不用在今天完成，比如“幫朋友挑 生日禮物”，那就要把這件事記錄在任務清單中

，防止再次忘記。                  最後，在結束一天的工作時，統計單引號的個數，並思考，為什麼會產生這些中斷？有辦法減少這些中斷嗎？這樣有助於找到改進思路和方法。                  注意：有一些中斷，必須作廢當前的番茄鍾，比如著急上廁所。這個時候不能暫停番茄鍾。因為番茄鐘沒有暫停按鈕。要記住，番茄鍾只有兩種狀態：開啟、停止。所以，只能把當前的番茄鍾作廢，之後重新開始一個番茄鍾。                  另外，作廢番茄鐘不意味失敗。因為並不是用“完成的番茄鍾數”來衡量你的工作能力，只是用來記錄你今天付出的努力。     3. 如何應對外部中斷？         外部中斷是來自別人的。當被別人打斷我們的番茄鍾時，我們可以採取 告知、協商、計劃、答覆 四個步驟解決問題。                  第一步 告知：告訴對方“我手頭上有一件要緊的事情”。         第二步 協商：“我週五再幫你做，行嗎？”或者“我過10分鐘再去找你，行嗎？”         第三步 計劃：把與對方協商好的事情，寫在今日待辦或任務清單中，並在未來的番茄鍾中完成。         第四步 答覆：如果協商完成，就一定要遵守承諾，否則下次別人就不會相信你了。                  “外部中斷”的情況，同樣需要進行記錄，不用單引號，而是標註一個減號。這樣可以方便分析時，區分外部中斷還是內部中斷。                  同樣的，如果外部中斷情況緊急，要作廢當前的番茄鍾，在處理完成後開啟新的番茄鍾。 如何準確預估一項任務需要多少番茄鍾？

    首先進行第一次預估，即粗略估計。     比如，你在準備一份季度工作彙報PPT，預估使用4個番茄鍾，那就在今日待辦表格中這個任務後面，畫4個小方框。每結束一個番茄鍾就在小方框中打一個勾。休息之後繼續執行，直到任務完成。          這時會有三種情況：     第一種，剛好在4個番茄鍾結束是，任務完成。這說明預估很準確。     第二種，在第2或第3個番茄鍾結束的時候，PPT提前完成，這時可以準備開啟下一個任務的番茄鍾。     第三種，就是4個番茄鍾都結束了，可是PPT還是沒完成。這時就要重新預估還需要幾個番茄鍾才能完成。假如還需要3個，就在4個打勾小方框後畫3個圓圈，表示第2次預估還需要3個番茄鍾。          以此類推，可能還會有第3次預估，假如3次預估後還未完成，就需要分析一下，反覆低估這件事的原因，是否是缺少資料，找出原因才會進步。 採用不同符號表示預估的原因以及如何進行一天的資料分析？     為什麼用方框、圓圈、三角表示第1次、第2次、第3次的預估呢？         是為了記錄我們計劃和實際的執行偏差。         番茄工作法建議在一天的工作結束後，統計記錄表格中每項任務的執行情況，其中就包括番茄鐘的預估和完成情況。     如何進行分析呢？         1. 如果一項任務在開始時被多計劃了1個番茄鍾，就要在記錄表格中相應的任務旁寫  +1。         2. 如果一項任務被少計劃了4個番茄鍾，就記錄 -4.         3. 最後將任務偏差相加，1+（ -4 ），得到-3 ，說明今天的整體計劃         少了3個番茄鍾。         4. 接著分析今日待辦中做了多少次2次預估和3次預估，即畫了多少圓圈         和三角形。         5. 完美的情況是偏差番茄數為0，並且沒有2次預估和3次預估。 使用番茄工作法提升效率的小技巧     將任務寫在小卡片上，而不是長長的任務清單。在選擇任務時，直接抽取卡片，而不用重新抄寫。

    最後，根據自己的實際情況調整番茄鍾和休息的時間長度，每次調整最好間隔兩週以上，這樣才會有充分的資料來證明調整是否有效。