淺談IT專案成熟度的評估
通過對多家企業進行調研發現,行業領先企業在IT建設方面普遍起步較早,通過管理資訊化變革有力地推動了企業的發展,如華為在1997年實施Oracle大型ERP,其後經過了IT戰略規劃,整合產品開發(IPD)及大型PDM系統的建設等,目前已形成世界級的IT基礎架構,並建立了完整的IT管理體系,有力支撐了公司業務運作和國際化的發展。隨著資訊時代的來臨,IT已經成為企業的一種競爭優勢。
通過對處於不同發展階段企業的IT現狀進行研究,我們發現,企業IT建設和發展是有規律的,在不同發展階段呈現不同的特徵。本文借鑑軟體開發過程中的能力成熟度模型SW-CMM分析方法,通過對IT建設、IT治理和IT應用水平三方面指標的評估,將企業IT能力劃分為五個成熟階段:初始級、零散建設級、整合建設級、深化應用級、持續優化級。
如何評估成熟度?本文從以下三個緯度對企業IT能力成熟度進行評估。
IT建設包括了應用系統、資料和基礎設施的建設。其中應用系統指所有服務於企業業務運作和管理決策的資訊系統軟體,如ERP、PDM、BI,資料方面重點關注資料編碼標準、資料維護及管理機制,基礎設施建設包括了支撐應用系統執行的網路、伺服器及作業系統環境、安全管理和系統管理軟體的部署等。
IT治理包括了IT定位、組織、流程和績效。其中IT定位分析IT和業務之間的關係,以及IT產生的業務價值,組織包括IT部門組織結構設計和對人員的技能要求,流程包括IT規劃、需求管理、專案管理、運維管理及安全管理等流程體系和管理制度的建立和推行,績效指衡量IT部門業績的考核指標等。
IT應用衡量參與IT應用的人員及主要的需求。
IT建設、治理和應用這三方面是相輔相成的,在IT的發展過程中,需要同步進行提升,重建設輕治理,或者重技術輕應用都會使IT在企業的應用價值大打折扣。因此,只有在三個方面同時滿足特徵要求,才能開始成熟度級別評估。
1、初始級:基本空白
處於這個級別的企業,管理資訊化基本空白,只有郵件、Office辦公系統,個別業務部門使用單機版業務處理軟體,如財務管理軟體等,實現了從手工向電腦化的過渡。企業內部沒有專門從事IT的人員,只有少數兼職進行電腦硬體維護。
處於初始級的企業一般是中小型企業,企業領導層對管理資訊化的價值認識不足,或者在現有企業規模下,資訊化建設的動力不足。處於初始級的企業,其資訊化匯入可考慮以最快見效的簡單業務系統或者辦公自動化系統作為切入點,讓企業員工加深對資訊化價值的理解並建立協同辦公的習慣。
2、零散建設級:小有基礎
企業建立了區域性的應用系統,將一些資料量大、核算複雜、重複性高的區域性業務電算化,此時的IT組織隸屬於某一業務部門,如公司的行政部門,或者建立應用系統的業務部門。
處於零散建設級的企業對IT價值有一定認識,但是系統使用者多限於業務操作人員,系統使用見效快,使用者滿意度較高,但在管理層面能夠帶來的價值有限;同時由於缺乏從企業全域性出發進行整體規劃的能力,可能導致資訊化重複建設。對於零散建設級的企業資訊化,需要從管理加IT的角度進行正確的引導和整體的IT戰略規劃。
與其他幾個階段不同,零散建設級不是每個企業必經的階段,如果企業能夠更早認識到IT和業務發展之間的關係,進行整體的IT規劃,可以直接進入第三級,以避免資訊化過程中走彎路。
3、整合建設級:建立平臺
整合建設級的主要標誌,是企業在進行整體的IT規劃後開始進行企業的核心應用系統全面建設,如ERP、跨部門的協作型PDM系統、企業範圍的協同辦公系統等。這個階段一般需要一至兩年的時間,是企業資訊化的轉型階段。
處於整合建設級的企業在資訊系統實施之前,必須建立統一的資料定義和編碼規範。公司範圍內大型的資訊系統實施需要關注管理提升和管控要求,因此需要管理層和業務部門廣泛的參與,IT建設同時結合業務流程變革,此時IT部門成為獨立的職能部門,同時承擔業務流程變革和IT建設兩方面的工作。IT部門內部組織一般設立規劃部,其餘以應用系統或者業務領域進行劃分,以專案方式運作,如ERP組,OA組。同時,IT資源不足是此階段面臨的主要問題。
在IT流程方面,需要逐步規範需求受理、IT專案管理體系,對IT專案進度、質量等進行有效管理和風險控制。同時,應保留專案管理中的重要經驗和知識,建立統一的技術平臺,以形成可積累的IT知識庫。
由於大型系統的建設是一個比較長的週期,可能分階段實施,因此除了重點關注專案管理,還需要逐步引入IT運維管理體系,如ITIL等,建立備份恢復管理、變更管理、配置管理等流程和規範,以保障IT系統的安全和可恢復。
4、深化應用級:輔助決策
應用系統實施上線後需在企業全面推廣以深化應用,此階段企業重點關注現有應用如何出效果,如何體現IT的業務價值。隨著業務運作對IT系統的依賴,業務部門會提出更多的IT應用需求,需要對已有系統進行二次開發或者配置優化,業務複雜度高的企業還面臨多系統間整合的問題。在管理層面,需要對已有系統資料進行提取,以進行經營分析和決策支援。
應用系統建成後,運維保障和安全機制逐步變得重要。在管理流程方面,由於應用系統複雜度的增加,企業需要建立更嚴格的需求受理流程,對應用需求的業務價值進行評估,對業務價值不高的需求進行過濾,以減少對已有系統的影響,同時更有效地利用IT資源。在IT運維方面,企業需要建立IT服務水平協議(SLA),以對IT提供的服務水平進行約定。此外,企業還需要規範和細化IT服務流程,保證對客戶問題的及時響應和處理。
5、持續優化級:不斷改進
進入持續優化級的企業仍需根據業務變革和新技術對IT建設進行規劃,對應用系統進行升級和優化,以更好地支援業務。在資料方面,企業應建立完整的資料架構;在基礎設施方面,企業需根據系統的效能降低或容量增加,不斷對網路、伺服器等進行調整擴容。
當IT能夠持續驅動業務發展,成為企業的核心競爭優勢時,在IT治理方面,企業應該更多地以IT服務為核心。IT組織演變成為利潤中心以提供對外服務,或者IT部門更多地趨向於業務流程變革和管理,將更多IT技術及運維方面的工作標準化後進行外包。在IT管理流程方面,企業也需建立IT審計流程,以進行持續改進和風險控制。
我國企業大部分處於零散建設級或者向整合建設級過渡的階段,企業IT能力水平處於何種成熟階段,與企業的規模大小、IT投資多少、企業人員的IT應用基礎有關。想要實現IT能力成熟度提升,還有很長的路要走。