對於開會，留在四代心中是截然相反的兩種印象：一種是能幫助解決問題，而另外一種是浪費時間。 之所以出現這種情況，是因為四代經歷過的一部分會議組織合理，議題明確，步驟清晰，能起到會議所能起到的溝通作用，所以能快速的理清問題，統一思想，得出結論。 而另一部分會議組織混亂，議題也沒有一個明確的中心，一大堆問題雜糅在一起，烏七八糟，不僅無助於問題的解決，反而會引入了更多的分歧和誤解，甚至長時間無意義的討論還能引起與會者的強烈反感和厭惡。 如何組織一場低效的會議

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關於高效會議，其實有很多的文章和書籍在論述。不過，在討論如何組織高效會議之前，我們先來看看如何組織一場低效的會議。 結合身邊實際的例子，四代覺得組織一次低效的會議一定要注意以下事項：

1. 任何事情只要能開會解決的，一定要開會解決，這多威風，多熱鬧啊。
2. 會前千萬不要準備什麼議程，這樣開會就會驚喜多多，會議一定低效。
3. 會前千萬不要提前通知大家會議的有關內容，這樣大家開會臨時知道內容的時候才會頭腦發昏，容易低效。
4. 會議一定要通知七大姑家八表妹的同學的奶奶，不管她與這個會議有沒有關係，也不管她老人家來了是睡覺，還是聽戲，都無所謂啦。
5. 會議一定不要有什麼中心議題，一切話題隨緣，就像嘮家常一樣，隨便聊，這樣才會真正的低效。
 
6. 會議一定不要完成任何決議，這樣以後才有機會繼續舉行低效的會議。
7. 會議一定要遲到和拖堂，要不怎麼才能顯示這個會有多低效呢？

好了，差不多低效的會議都是這樣的了。

當然了，大家都知道這是一個笑話，不過這種事情經常在四代身邊發生，既然知道了如何組織一場低效的會議了，那麼相反的，如何組織一場高效的會議就不言而喻了。 如何組織一場高效的會議

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在四代看來，組織一個高效的會議基本步驟是差不多的： 第一步，發起人思考要不要組織會議。 不客氣的說，會議組織的不好，絕對會是摧殘生產力的大殺器，要知道會議上每一分鐘的付出，都不是一個人的，而是與會每個人的一分鐘，所以要是浪費一分鐘，就是那麼多人的一分鐘，難怪很多人稱呼這種沒有必要的會議叫“謀殺”了，名符其實！ 其實組織會議是一個非常精細的技術活，需要那麼多的步驟，任何一個步驟做不好，都可能會將會議的正面作用抵消乾淨。所以思考是否需要開會就像思考發動一場小型的戰鬥一樣，需要特別的慎重。 沒那個必要的時候就別開會，採用其它的方式如果可以的話，就不要考慮開會。說老實話，程式設計師最討厭開會了！ 第二步，發起人思考組織哪些人蔘加會議。 如果一件事確實需要開會來討論和解決，那麼下一步就是要考慮要邀請哪些人來參加會議，其實除了極少數的幾種會議，比如動員大會，政策調整的會議，例會等外，大部分會議只需要事件的當事人蔘加即可。 第三步，發起人提前預定好時間和地點。 這一步不需要多說，臨時的或者突發的討論會議也有，不過大部分情況下都應該詢問參會者的安排，根據他們的情況預留一定的時間，提前確定時間和地點。 第四步，發起人確定議題和流程，提前發出來。 預留時間的目的就在於要讓參會者預習會議議題，做好準備，這一點看似簡單，卻是高效會議必不可少的一步。所以，議題和流程要提前發出來。 四代有時候還做不到這一點，這是四代在這個方面需要改善的一點。 第五步，準時開始會議。 好吧，四代從來都是覺得這就是理所當然的事情嘛，不過現實情況真的是不如人意，有的會議如培訓還好，有人遲到了也不怕，準時開始就好。可是有些會議缺少一些人可能就開始不了，這就有些尷尬了。 對於遲到，四代覺得一部分原因是一些人不在意別人的時間，這種情況不討論了，沒什麼意義，還有一部分人就是一忙就忘了，對於這些同學，可以藉助一些日程安排的工具，網上很多，四代就是使用Outlook來管理這些會議和計劃，效果非常好。 現在的情況是，遲到幾乎已經成為很多公司的陋習了，當然這裡大部分不是組織者的責任，更多的是參會者的原因，這個時候，一種普遍的懲罰性措施就是遲到者捐助個小紅包，或者給所有參會者買個冰淇淋，這個主意不錯，四代一直想試試。 第六步，發起人控制會議程序，處理確立的議題。 組織一個高效會議最為關鍵的一步就是能否控制會議不跑題。 大多數拖沓冗長的會議失敗就失敗在這一環，這些會議前面做的都挺好，可就是到這一環就卡殼了。參會者聊著聊著，一旦興起，只要每人隨意發揮一下，組織者再不加控制，會議基本上立即就會跑偏。經常性的情況就是時間到了，既定的目標卻沒有達到，不得不延遲會議或者再訂一次會議繼續。 第七步，發起人思考是否需要進行後續的會議。 預估會議時間比預估任務的完成時間要輕鬆的多，因為影響因素比較少，所以突發情況比較少，通常的規劃好的會議都能提前結束。 但是在極少數的情況下，還是會出現在當前會議時間已快到，卻還不能決定或確定的東西。這種情況下，四代覺得不應該隨意延遲會議時間，而是組織者要衡量一下當前的狀況，如果覺的不能如期結束，而又不能通過其它方式完成的話，就果斷決定進行下次會議接著討論，並在當次會議說明情況。 第八步，準時結束會議。 這個不必要多說了，守時其實是一個人誠信的最直接的表現，最起碼四代是這麼覺的的，也一直堅守的一種習慣。每次由於特殊情況不能按時結束會議的，四代心裡會覺得非常忐忑，也都會覺的特別慚愧。 要不要定基調

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說到會議，四代想起了曾經接觸過的一類管理者，這一類管理者特點非常鮮明，就如開會的時候，會議一開始，他就會亮出自己的觀點，比如“我覺得需要怎麼怎麼樣？你們認為怎麼樣？”，一旦別人有不同的意見，他會立即丟擲一大堆牽強的原因來否定別人的想法，搞到最後，大家無話可說。 於是沉寂一陣之後，管理者滿意的說：“既然大家都不反對，那就這樣了”。貌似很民主，其實都是在走形式。四代時刻都在提醒自己，千萬不要嘗試這種風格。 在團隊會議中，四代一般都最後一個亮明觀點，這樣既剋制了上面那樣做的衝動，又可以綜合大家的意見，何樂而不為呢。 對於PC的會議來說，很多時候需要多個團隊共同參與，因為一個產品需要這些團隊協同工作，而“合作”也就涉及多個團隊之間的溝通和交流，而多個團隊之間合作不像在紅細胞內部那樣便捷，溝通的不及時和不通暢必然會導致合作上的不滿意，四代就遇到了這個問題。