本文為本人2013年參加資訊系統專案管理師考試時準備的論文，本人已通過考試，現在將論文分享出來。

論資訊系統專案的採購管理

摘要：

  2011年8月，我作為甲方專案經理參與了XX省公安廳警務地理資訊基礎平臺的建設。該專案是XX省公安廳“天網計劃”的重要專案，該專案投資共1000萬人民幣，建設工期為1年。該系統利用空間地理資訊科技,以電子地圖為基礎,以公安寬頻網路為依託,以資訊共享和綜合利用為目標,以實現公安基礎資訊基於空間電子地圖的視覺化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應、反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛等公安業務提供行之有效的管理手段.該專案於2012年8月通過了業主方的驗收，贏得了使用者的好評。本文以此專案為例，結合作者的實際經驗，討論了專案採購管理在專案建設過程中的重要性，論述了編制採購計劃、編制詢價計劃、詢價、供方選擇、合同管理、合同收尾，最後總結分享專案管理的成功經驗，以及專案存在的不足及具體的改進措施。

正文：

XX省公安廳警務地理資訊基礎平臺是XX省公安廳“天網計劃”的重要專案，該專案投資共1000萬人民幣，建設工期為1年。XX省公安廳力圖通過警務地理資訊系統的建設，匯聚整合全省基礎地理資訊資料和公安機關內外部各類資訊資源，利用資訊化手段構建動態資訊防空網路，實施扁平化指揮排程，構建資訊系統應用體系的全域性性、綜合性、基礎性支撐工程，建設形成省廳“高階統籌，周到服務”的又一制高點，全面提升XX省公安資訊化深層次應用的水平。我作為開發方的專案經理，至始至終參與了整個專案的建設。自2011年8月專案啟動至2012年8月曆時一年，系統至今執行穩定，取得了使用者的好評。

XX省警務地理資訊系統的基本情況：系統採用B/S架構模式，伺服器使用曙光刀片機，作業系統採用RHEL6.2，使用JAVA語言開發，SVN作為配置管理工具。中介軟體使用weblogic，資料庫採用oracle10g。該系統利用空間地理資訊科技,以電子地圖為基礎,以公安寬頻網路為依託,以資訊共享和綜合利用為目標,以實現公安基礎資訊基於空間電子地圖的視覺化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應/反恐等方面的綜合能力,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛等公安業務提供行之有效的管理手段.

由於本專案的順利上線涉及到業務的考核，因此在本專案中，採購管理就顯得尤為重要。這一點在聚業務複雜、範圍涉及面廣、專案干係人眾多等特點於一身的XX省警務地理資訊系統中得到了充分驗證。本文將討論進度管理相關的問題．其一、範圍計劃的內容及作用;其二、詳細範圍說明書的內容及作用;其三、建立WBS的原則;其四、如何進行範圍確認和範圍控制;其五、資源衝突解決方法;針對這些問題，本人作為專案經理，採用了會議評審; 變更控制系統;提高專案優先順序保證專案所需資源等方法予以解決．下面將分別從五個方面進行論述．

一．編制採購計劃

編制採購計劃前，我組織相關行業特別是有同類型專案型別經驗的專家，對平臺專案的開發成本做了估算。一方面，估算平臺大致成本，一遍檢查是否有直接預算支出；另一方面，也可以作為合同的一個約束條件，控制專案成本。經過多次商討，定出成本估算值，並決定採用固定總價合同型別。

編制專案採購計劃最忌“關起門來，自作自受”，詳細、科學、合理的採購計劃是以專案實際情況作為立足點的。特別是對本平臺的專案，業務複雜、範圍涉及面廣、專案干係人眾多，專案時間緊。因此，在制定採購計劃前，我們多次走訪各部門業務人員，並特別就業務關鍵崗位進行了全方位的學習和深入瞭解。這大大方便了我們界定清除專案範圍，製作出初步的專案範圍說明書，並以其作為基礎製作了專案採購工作說明書及採購計劃。

為規範專案採購管理工作，我們同客戶方共同制定了“三審”制，即採購申請審批、詢價申報審批和到貨驗收審批三個關鍵點的審查。採購申請審批是在專案選型經過技術論證、使用者試用並確認後開展；詢價申報審批是在確認供應商，並通過談判確認最終採購價格後開展，同時需提交供應商的相關證明檔案、售後保證等承諾等檔案；到貨驗收審批是依據採購合同，執行到貨驗收的審查工作。“三審”制對於保證採購工作合理、規範的開展，發揮了重要作用。

二．從滿足實際需求出發，合理、規範、高效地完成專案採購工作

在招標過程中，我們先在本市的政府採購中心網站登記相關招標資訊，並舉行了最初的供應商碰頭會，一遍我們就參與投標的各個供應商一個初步瞭解，也有利於簽字供應商對我們的專案有一個清晰、共同的理解。投標之前，我會同相關行業專家就相關競標企業進行了摸底排查，大致對其規模和實力有一定的瞭解。同時，就平臺專案的實際情況知道了評標的標準及策略。招標過程中，我們先根據本行業資訊系統的要求，設定篩選系統：要求競標企業必須擁有計算機系統整合二級或意思資質和國家涉密計算機系統整合乙級（以上）資質。然後依據前期研討會確定的專案技術引數及驗收標準，按照重要程度對每一個評價標準捨得一個權重，按照供方所得專案技術標準綜合分，結合專案建設價格作為選擇供方的依據。

經過幾輪評選活動後，我們選擇了一家規模和實力較大，技術綜合得分及價效比都比較高的A公式作為本平臺專案的供方。A公司作為本行業的領先者，擁有多個類似專案的成功案例，而且之前也和本事交警局坐高其他業務專案，使用者口碑和行業評價都比較好。

三、高度重視採購風險，採取有效的措施控制採購風險。 

應用支撐平臺的採購實施是該專案的重要建設內容，決定專案建設的效果和整體實施進度，加之涉及採購金額較大，必須要高度重視和控制採購風險。詳細的採購合同是專案的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在專案建設時專案經理就無法控制各個供應商。從法律之外，也許可以通過人際關係或者公司合作關係，促成有效的合作。但我認為最直接有效的還是採購合同。 

回顧整個採購歷程，經歷了自制-採購決策、試點應用、專家評審三個階段。在自制-採購決策階段，採用了兩條腿走路策略，一方面採用自行開發方式，只限於公共基礎模組；另一方面在對市面上主流的應用支撐平臺進行技術論證。事實證明，採用自行開發的方式，開發出的產品存在質量等諸多問題，後因客戶不認可中途夭折。市面的產品從功能和效能上大多不能完全滿足使用者的需求，經過專案組反覆技術論證，並通過集體評審，暫定了一款產品。這樣就進入了試點應用階段。我們決定將目前在用的比較有代表性的一個子系統匯入到此平臺。該產品的供應商調集了核心開發人員參與到系統匯入工作，因時間緊，採用封閉開發方式，期間克服了種種困難，在短短三個月內完成系統構建，併成功實施，獲得使用者認可。基於試點試用情況，邀請了知名的專家對該產品開發及應用情況進行了評審。獲得了專家的充分肯定。最終客戶同意了該產品的採購。通過以上三個階段，很好的控制了該產品的採購風險。在後續的實施中，主要應用系統均基於該產品進行構建，取得了較好的應用效果，達到了預期的目標。 

經過我們的努力，該系統2012年8月上線成功，並在同年11月通過驗收。回顧專案進度管理的過程，專案能成功地通過驗收得益於在事前進行了充分的計劃和準備工作。我覺得專案管理的能力和專案開發的能力是有很大的區別的。一個成功而高效的專案開發必須要有一個能統籌管理和善於溝通的專案經理。雖然專案成功通過了驗收沒有大的事故發生，但任然存在許多問題，主要有以下幾點：

1．對專案工作分解結構中個別工作包沒有進行量化。在專案驗收時，我們和客戶對工作包的認識存在偏差，而對工作包的定義又沒有明確的量化，造成驗收工作的被動。通過和客戶的溝通，決定先進性系統的全面驗收，待到維護期時我們再進行改進。

2．軟體測試不繫統，用例準備扔不夠充分，忽視了壓力測試。系統實際執行後隨著資料量的增加，執行速度下降很快，達不到設計要求。雖然通過升級硬體解決了這個問題，但造成了資金的額外投入。。

綜上所述，在該專案的實施工程中，我得到了寶貴的經驗和教訓，如果對以上不足進行很好的總結和提高，可以“百尺竿頭更進一步，在我專案經理的生涯中，在以後的工作中，我會留意克服，並將繼續努力學習、總結經驗，更好地完成專案。