通過如何使用Excel進行資料分析，我們已經學會了從原始資料中得到分下面的分析結果：統計出每個城市的資料分析師招聘數量。

 

 

那麼，問題就來了。有了資料分析結果以後，如何展示成圖表呢？

 

我們按下面圖片中標出的順序來看下，在Excel中如何繪製圖表。

 

第1步，選住要繪製圖形的資料，也就是資料透視表裡的資料。

第2步，點選”開始”選項卡下的“推薦的圖表”功能，就可以開啟excel的所有圖表。

第3步，在所有圖表裡我們選擇條形圖中的“簇狀條形圖”，因為這裡我們比較的是多個類別，所以選擇常用的條形圖，當然你也可以選擇柱狀圖。最後在資料旁邊生成了圖形。

 

到現在，我們生成的圖表是excel預設的格式，我們需要按之前聊過的設計原則對圖表進行些優化（知道這7個設計原則，你也可以設計出漂亮圖表），讓使用者更能看懂這個圖表。

 

• 將資料和圖表分開

 

首先，我們需要將資料和圖表分開到兩張工作表中sheet。下面圖片我們看下如何操作。

第1步，我們在圖表上滑鼠右鍵，點選“剪下”

第2步，我們在excel工作表上點選“加號”，增加一個新的工作表，並命名為：圖表-城市需求。

在資料分析的過程中，我們一般會將資料（sheet1）、資料透視表，圖表分別放到3個工作表中進行管理。

第3步，我們在這個新建的空工作表的第一個單元格上，點選滑鼠右鍵，選擇“貼上”，就可以把圖表貼上過來。

 

這樣就可以把資料和圖表分開。

 

• 刪除無關的元素

 

對圖表進行簡化，增強可讀性。我們將圖表上所有與資料表達無關的元素全部刪除。

 

 

1）上面圖中紅框的地方是標題和圖例，在這些元素上點選滑鼠右鍵，選擇“刪除”。

 

很多人會疑問，為什麼連標題和圖例也要刪除。其實我們遵循了設計樣式和內容分離的設計原理。圖表只需要聚焦於資料表達本身。標題可以通過Excel的單元格新增，總之別用圖表自帶的元素。

 

2）上面圖中黃色框的地方計數項：城市，和城市是資料透視表自動生成的按鈕，在這些元素上點選滑鼠右鍵，選擇“隱藏圖表上的所有欄位按鈕”。

 

3）在圖表的網格線上點選，點選滑鼠右鍵，就可以把網格刪掉。

 

下面圖片我們繼續去掉圖表的邊框，並把圖表背景色設定為透明。

 

第1步，在圖表邊上點選滑鼠右鍵，選擇“設定圖表區域格式”，會彈出設定圖表格式對話方塊。

第2步，在圖表設定格式對話方塊中，選擇“無填充”就可以把圖表背景色設定為透明，選擇“無線條”就可以把圖表邊框去掉。

 

下面圖片我們將將整個背景設定成白色。白色和任何顏色結合都不會顯得突兀。

 

我們選擇工作表的全選表格按鈕，然後設定填充顏色為白色。就可以把整個工作表都設定為白色背景。

 

我不建議使用白色之外的背景，因為在白色背景上，我們可以很容易的聚焦在資料上，而深色背景吸引了使用者的視線，讓使用者遠離了資料。

 

刪除自帶的元素和背景設定為白色，整個圖表就變的清晰多了。

 

• 圖表的配色進行優化

 

好的配色決定了圖表整體美觀的上限。

 

顏色的變化只能說明一點：變化，所以，當你因為某些原因希望受眾感覺到變化時，可以利用這一點，但千萬不要僅僅因為新穎而使用。

 

一般只選取兩到三種顏色加黑灰白。使用顏色時，一定要剋制住為了豐富多彩而使用顏色的衝動。如果使用了太多種顏色，甚至超過了彩虹的顏色種類，就失去了顏色的價值，因為沒有什麼是突出的。

 

切記不要用過多的顏色，不然使用者無法聚焦於你圖表資料本身。

 

配色屬於設計領域的技能，分析師就不要學怎麼搭配輔色對比色了。直接藉助AdobeColor CC網站（https://color.adobe.com/zh/explore/?filter=newest）的色彩主題選取顏色。

 

對於吸引注意的顏色，我通常選用藍色，原因有這樣幾個：

1）我喜歡藍色

2）避免了色盲的問題

大約有8%的男性和0.5%的女神是色盲患者，色盲症的表現通常難以區分紅色和綠色。因此一般情況下，應該避免同時使用紅色和綠色。

3）在黑白列印時效果很好

 

所以我經常用的配色方案是VTBC，可以在這個網站搜尋找到，它是高貴冷豔的商務風。後續圖表我都會用這個配色方案。

 

我們跟著下面圖片的順序看下如何找到這個配色方案。

 

1）在搜尋引擎中搜索這個網站的名稱，就可以開啟該網站。然後點選這個網站中的探索，在出現的頁面搜尋框中搜索VTBC配色方案。

2）把滑鼠放到這個配色方案上，可以看到“編輯副本”，我們點選“編輯副本”，可以開啟它的RGB 配色值。

3）開啟以後我，我們把滑鼠放到對應的配色上，就可以看到這個配色的RGB值，這個值在我們後面的圖表顏色修改中會用到。

後面設計到顏色的rgb值，你都可以按上面的操作在這個網站上找到。

 

下面我們使用這個配色方案，對圖表進行顏色設定。

 

點選圖表中的任意一個條形，就可以將全部條形選中，設定圖顏色為配色方案中的淺藍色。

 

在表格最上方插入一行，輸入標題。將這一行的行高度拉高。然後選中標題這一行，將背景顏色設定為配色方案中的深藍色。並將標題的字型顏色設定為白色。

 

此時標題的設計比圖表自帶標題要好看很多。整個圖表已經很優美了（下圖）。

 

 

不會在excel中修改顏色的可以看下圖的操作步驟

 

 

第1步，選中要修改的顏色區域，然後點選“開始”選項卡下面的背景填充按鈕，選中裡面的“其他顏色”

第2步，選中“自定義”，然後輸入配色方案中RGB的三個顏色值。

 

• 字型優化

 

現在圖表顏色已經設定好了，下面圖片我們對字型進行修改。

 

Excel模式生成的字型都是宋體，簡直不能再醜。

我比較喜歡將中文設定為微軟雅黑，英文和數字設定為：Arial 字型。

 

使用者通常會從頁面或者螢幕的左上方開始，按“之”字形移動視線並消化資訊。所以避免使用居中對齊的文字，我喜歡將文字（標題，座標軸標籤等）按左上角對齊。這意味著使用者會先看到有關如何閱讀圖表的細節，然後再看到資料本身。

 

在圖表下面的單元格可以配上資料來源，輔助閱讀者理解。設計的核心思路是通過單元格完善圖表，圖表只專注資料元素。

 

 

• 資料展示的順序

 

到這來我們已經用前面學習到的圖表設計原則，對圖表進行了優化。現在看著圖表，你能發現什麼問題嗎？

 

想想，這個圖表能反映我們一開始想要分析的問題嗎：在哪些城市找到資料分師工作的機會比較大？

 

但是資料展示的順序，卻不是我們想要的結果。如果我們按城市招聘職位數進行降序排列，那麼使用者就可以一眼看出排在最前面的幾個城市招聘職位數多，這樣的城市找到工作的機會比較大。

 

下面圖片我們對資料進行排序，以展示出想要的資料結論。

 

 

在條形圖上任意條形上點選，就可以把所有條形都選中，然後滑鼠右鍵，選中“排序”中的升序，我們就可以看到從上到下，條形圖按招聘數量從大到小進行排練。這樣就可以用圖形把分析結論告訴使用者。

 

從城市來看，全國資料分析師的人才需求，其中將近一半需求產生在北京市，需求量全國第一。排在前5的分別是：北京、上海、深圳、廣州、杭州。

新一線城市，比如杭州，成都招聘需求也不錯。

 

• 模板提高效率

 

有時候你好不容易製作了一些自我感覺良好的圖表想把它儲存下來，在以後的工作報表中像經常呼叫。怎麼辦？

 

 

在Excel裡有內建存放模板的操作，選擇圖表，然後點選滑鼠右鍵，選擇“另存為模板”，在彈出的對話方塊中定義自己模板的名稱，這裡定義名稱為“猴子的條形圖”，單擊“儲存”按鈕就可以了。

如果下次我們還想呼叫這張圖表模板，可以在”插入“選項卡下的”圖表推薦“裡點選”模板“可以看到你儲存的模板。

 

 

前面我們雖然只介紹了條形圖的製作和優化，但是其他圖形也是類似的過程。掌握了這些最少必要知識，你以後設計出通俗易懂的圖表。

 

電影《全民情敵》中有句臺詞是這樣說的：無論何時、何地、何人，任何男人都有機會親近他喜歡的女人。

 

同樣的你人只要認真實踐都可以按前面課程介紹的圖表設計原則，使用Excel設計出使用者喜歡的圖表。

 

推薦：知道這7個設計原則，你也可以設計出漂亮圖表