最近看了一本非常值的推薦的專案管理書籍，名字《一頁紙專案管理》，大家聽到這個名字，也許大概的就能瞭解這是一個什麼東西了 。

非常簡明扼要是吧，就是通過一張紙來管理專案，看起來挺稀奇吧。

     下面我們來了解一下一頁表格來管理專案，為高層管理者準備的一種專案管理工具或者說一份報告，這個工具使我們可以方便地與高層管理者就專案情況進行溝通，激勵並儲存各任務多有者對自己的工作負責。是用很直觀的方式來體現專案之間的管理關係，它的核心要素可以分為以下幾點：目標、主要任務、完成時間  負責人及優先順序

任務：任務是專案的中心，主體，為了實現目標，必須要完成的任務。他們是專案的基石，缺一不可，即需要完成的工作的細節。

目標：目標即是遠景，專案的目的地。有發範圍的目標和階段範圍的目標。

時間：何時完成。時間線度量的是工作應該是何時完成，實際上又是何時完成的，時間線可能是彈性。可寬展的。（當然需要增加專案的預算）

成本：專案的支出可能有硬成本，如諮詢成本和機器成本；也有軟性成本，如專案僱傭的就似乎人員和成本灰機成可能會複雜。

承擔著:誰做專案承擔著，這個很關鍵。管理層清楚地知道誰負責哪些任務，清晰的所屬權明確顯示了。

一頁紙的專案管理表格是使以下內容在一個頁面上呈現：

• 專案的哪些部分是按進度進行的，哪些部分超前或落後於進度；
• 專案的每個主要任務都由誰負責；
• 專案執行預算和滿足目標的情況如何，有哪些主要問題；
• 目前的總體進展如何；
• 此外還要求提供未來三個月的預測。

通常情況下，OPPM適用於一個獨立的專案，有多個任務組成，有子目標和不同的負責人。但也可以應用於專案集的管理，統一製作，大的OPPM下面可以從屬很多個小型的OPPM。概括的說一下一頁紙專案管理如下：

1. 一頁紙專案管理的一個與眾不同的亮點就是它會適度的忽略精確性。
2. 一頁紙專案管理使大家輕而易舉地就看清了專案負責人的一舉一動，當它在專案中發揮作用的時候，這些專案負責人便完全暴露在眾目睽睽之下了。
3. 一頁紙專案管理所適用的專案範圍異常廣泛。
4. 一頁紙專案管理並不是要替代已有的工具，它的作用是在原有的基礎上錦上添花。
5. 通過使用一頁紙專案管理，專案的勝利果實就能得以進一步地鞏固，專案本身也會有更大的提高。

二、一頁紙專案管理表格的建立流程

1、標題欄的書寫

頂部的標題欄要有清晰的專案資訊出現，包括專案的標識，專案名稱，專案經理名字等。其中要注意的是專案名稱的制訂，這是一個高層在瀏覽時經常會看到的名字，你應該把最重要的引導意向在名稱中清晰的顯示出來。例如專案名稱為“Q3完成5000個線上訂單的專案”就比“Q3線上訂單專案”要清晰的多。

2、寫入專案中的各個成員姓名

在專案中需要出現的各個成員姓名應在第二步寫入到OPPM中，請注意如果成員過多，那麼要只寫入重點成員或小組負責人的姓名。如果名字過多則會導致“責任分散效應”。 責任分散效應也稱為旁觀者效應，是指對某一件事來說，如果是單個個體被要求單獨完成任務，責任感就會很強，會作出積極的反應。但如果是要求一個群體共同完成任務，群體中的每個個體的責任感就會很弱，面對困難或遇到責任往往會退縮。因為前者獨立承擔責任，後者期望別人多承擔點兒責任。“責任分散”的實質就是人多不負責，責任不落實。

3、瞭解OPPM中的矩陣概念

通過一箇中央矩陣讓專案中的各個關鍵資訊都出現在表格中並與四周資訊一一對應：任務、時間、成本、目標、概述&預測

4、目標矩陣對應的專案子目標

在最右側的目標矩陣對應中，我們可以羅列3-4個專案的子目標，這和WBS工作分解結構是一致的，請注意下圖，頂部專案目標是工作分解結構的第一層，左側目標矩陣對應的3-4個子目標是工作分解結構的第二層，而中間各項任務則是WBS的第三層（底層），在OPPM中，這一層已經無法再分解。

5、填寫主要的任務

主要任務最多隻能填寫20項，如果過多，則需要拆成不同的專案或子專案去執行。

6、確定子目標與主要任務的關聯關係

你有4項子目標，13項主要任務。他們的關聯關係用空心圈來表示，第1、2、3項主要任務和第一個子目標“訂單抓取”有著直接關聯關係，於是他們之間的匯合格子被畫上了空心圈。

7、確定專案的時間線

確定時間記錄的頻率時，請考慮里程碑。

8、將主要任務所佔用的時間確定下來

9、確定專案成員和工作任務的關係

還記得第二步我們填好的專案組成員？他們必須對應所有的工作任務，在每一項工作任務中，有且只有一個成員對此有最高責任，他被標記為“A”，請記住，每一行可能有多個B或C，但有且只有一個“A”，為什麼？責任分散效應！每件事，你只需要一個負責人，其它人協同。

10、沒辦法用時間標記的任務

在專案中，有些任務可能貫穿始終，可能與第三方有關，但卻無法跟隨整個專案的時間表，例如“可用性測試滿意度最終達到90%”。那麼就記錄在下表的位置吧，同樣，你需要負責人對此負責。

11、成本記錄

不多說，看我群共享的基礎表格，公式已經做好，每一次彙報時根據實際需求填入預算和實際發生的偏差吧。

12、最後寫入摘要和下一步計劃

中央矩陣的最下方，寫入本期OPPM的摘要和下一步行動計劃或專案發展預測。同樣的，你必須少說一些才能用一頁紙表達清楚。通過以上進度，預計什麼時候可以完工；有哪些主觀績效的部分出問題了，可能造成什麼樣的專案影響。

處理完初始表格就需要在專案進行過程中對 專案進行實施跟進了。 專案進行狀態 首先是標註目前的時間點，對已經進行的目標進行加粗處理，指出現在專案的時間軸。 其次是每個專案的任務完成情況。 實心原點表示完成，空心表示未完成。如按原計劃完成，那麼標粗的豎線應該是分割兩種任務狀態的，如出現豎線前有空心，則表示有任務未完成，如果隨時間推移，一直有這個問題，一定得調查原因，解決此問題；打點的方式標明專案進展情況很容易理解，需要注意的是，專案團隊成員一定要團結一心，PM應該在專案簡歷初期和隊員們一道齊心協力將日期一個一個確認後，才向上級報道；這個過程也是統一思想，明確進度的過程；

為了使專案進度更加直觀，OPPM規定了三種顏色來提醒讀表人。 綠色：進展順利訊號 —- 專案進展好的時候當然要讓老闆知道 黃色：進展令人擔憂 — 需要被迅速解決 紅色：進展非常危險 — 引起重視，各部門也要付出心血解決。 同樣花費也可以使用圖形化進行標識。