由於在收集需求過程中識別出的所有需求未必都包含在項目中，所以定義範圍過程就要從需求文件（收集需求過程的輸出）中選取最終的項目需求，然後制定出關於項目及其產品、服務或成果的詳細描述。

準備好詳細的項目範圍說明書，對項目成功至關重要。應根據項目啟動過程中記載的主要可交付成果、假設條件和制約因素來編制項目範圍說明書。在項目規劃過程中，隨著對項目信息的更多了解，應該更加詳細具體地定義和描述項目範圍。還需要分析現有風險、假設條件和制約因素的完整性，並做必要的增補或更新。需要多次反復開展定義範圍過程。在叠代型生命周期的項目中，先為整個項目確定一個高層級的願景，再一次針對一個叠代期明確詳細範圍。通常，隨著當前叠代期的項目範圍和可交付成果的進展，而詳細規劃下一個叠代期的工作。

定義範圍屬於項目範圍管理，規劃過程組。

輸入（範圍管理計劃、項目章程、需求文件、組織過程資產）。

工具與技術（專家判斷、產品分析、備選方案生成、引導式研討會）。

輸出（項目範圍說明書、項目文件更新）。

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